ہر سال، ملازمتوں کو اپنی ملازمتوں اور کٹوتیوں کو ظاہر کرنے والے ملازمتوں کو ایک رپورٹ بھیجنے کی ضرورت ہوتی ہے، لہذا ملازمین اپنی آمدنی ٹیکس ریٹرن پر معلومات شامل کرسکتے ہیں. سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن کے ساتھ رپورٹ بھی درج کی جانی چاہئے. یہ رپورٹ ڈبلیو 2 ہے.
ملازمتوں اور سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن کو ڈبلیو 2 فارم تیار کرنے اور بھیجنے سے پہلے، یقینی بنائیں کہ ہر چیز آسانی سے ہو جائے.
01 - یقینی بنائیں کہ آپ درست ملازمین کے طور پر کارکنوں کے طور پر ملازمین ہیں
ایک ملازم ایک کارکن ہے جو ملازمت کی سمت میں کام انجام دیتا ہے. عام طور پر، جو کوئی تنظیم کے لئے خدمات انجام دیتا ہے وہ ایک ملازم ہے، اگر تنظیم اس پر قابو رکھتا ہے کہ کیا کیا جائے گا اور یہ کس طرح کیا جائے گا.
دوسری جانب، ایک آزاد ٹھیکیدار ایک انفرادی یا کاروبار ہے جو خدمات یا کسی فرد یا کاروبار کو فراہم کرتا ہے. آزاد ٹھیکیدار ایک الگ کاروباری ادارہ ہے اور ملازم کو نہیں سمجھا جاتا ہے. آزاد ٹھیکیداروں کے کچھ مثال کنسلٹنٹس، ایجنٹوں یا بروکرز ہیں. آزاد ٹھیکیداروں کا کام اکثر کاروبار کے لئے ضروری ہے یا ضروری نہیں ہے؛ مثال کے طور پر، ایک صفائی سروس، تنخواہ پروسیسر، یا آئی ٹی سروس.
کارکنوں کو ملازمتوں یا آزاد ٹھیکیداروں کے طور پر درجہ بندی کے بارے میں مزید پڑھیں، اور مدد کے لئے ملازمت کے وکیل سے مشورہ کریں.
02 - موجودہ سال کے لئے تقسیم اور دفاتر چیک کریں
W-2 عمل میں دو اقدامات شامل ہیں. پہلا مرحلہ ملازمتوں میں ڈبلیو 2 فارم تقسیم کر رہا ہے. دوسرا مرحلہ یہ فارم سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن کے ساتھ فائلوں کو دینا ہے. (ایس ایس اے)
ملازمین اور ایس ایس اے کے ساتھ دائر کرنے کے لئے دونوں کی تقسیم کی آخری تاریخ 31 جنوری کو ہے. ٹیکس کی دھوکہ دہی سے بچنے میں مدد کے لئے ایس ایس اے کی فائلیں قائم کرنے کے لئے یہ ایک نیا مقررہ آخری وقت ہے. W-2 اور 1099 کی حد کے بارے میں مزید پڑھیں .
یقینی بنائیں کہ آپ ملازمین کو اپنے جنوری کو جنوری میں جلدی دیتے ہیں، لہذا ان کا جائزہ لینے کا وقت ہے، غلطیاں روکنے کے لۓ.
03 - ملازم W-4 فارم چیک کریں
ملازمین کو ہر وقت ملازمین کے لئے فائل پر W-4 فارم کی ضرورت ہوتی ہے. فارم W-4 میں ملازمت کے وفاقی آمدنی ٹیکس کی رقم، شادی کی حیثیت کا استعمال کرتے ہوئے، انحصار کی تعداد، اور کسی بھی اضافی رقم کو روکنے کے لئے رقم کی رقم کا تعین کرنے کے لئے ضروری ضروری معلومات شامل ہیں.
فارم W-4 کرایہ پر مکمل ہونا ضروری ہے اور کسی بھی وقت ملازم کو تبدیل کرنے کی خواہش ہے. اگر ملازم کی ذاتی معلومات (بشمول شادی شدہ حیثیت اور انحصار کرنے والوں کی تعداد) میں تبدیلی یا ملازم کا ایڈریس تبدیل ہوجاتا ہے تو ملازم کو W-4 فارم تبدیل کرنا چاہئے. ملازم کی رقم کو تبدیل کرنے کے لئے کسی بھی وقت ملازم کو بھی W-4 فارم تبدیل کر سکتا ہے .
سال کے اختتام سے ہر سال پہلے، نرسوں کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ذاتی معلومات درست ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے W-4 فارم کا جائزہ لینے کے لئے تمام ملازمین سے پوچھنا چاہئے.
یقینی بنائیں کہ ملازمین درست ہیں اور فارم W-4 پر موجودہ معلومات آپ کو W-2 فارموں کو تیار کرنے اور تقسیم کرنے میں مدد ملے گی.
04 - W-2 فارموں کے لئے پے رول معلومات جمع
سب سے پہلے، آپ کو آپ کی کمپنی کے بارے میں کچھ بنیادی معلومات کی ضرورت ہو گی.
- آپ کی کمپنی کے آجر کی شناختی نمبر
- کاروبار کا نام، پتہ، اور زپ کوڈ
- اور آپ کی کمپنی کی ٹیکس کی شناختی نمبر
اس کے بعد، آپ کو ذاتی ملازمت اور تنخواہ کی معلومات دونوں، ہر ملازم کے بارے میں معلومات جمع کرنے کی ضرورت ہوگی.
- ملازم کا نام اور پتہ اور سوشل سیکورٹی نمبر یا دیگر ٹیکس کی شناختی نمبر
- اس ملازم کو ادا کی گئی رقم: کل اجرت، تجاویز، اور دیگر معاوضہ
- وفاقی آمدنی کے ٹیکس کی قیمت میں اضافہ
- سوشل سیکورٹی اجرت (سال کے لئے سوشل سیکورٹی کے زیادہ سے زیادہ رقم تک)
- طبی تنخواہ اور تجاویز اور میڈائر ٹیکس میں اضافے ، بشمول اعلی آمدنی کے ملازمین کے لئے اضافی طبی ٹیکس شامل ہیں.
- اختصاص شدہ ملازم تجاویز
- ملازمین کی دیکھ بھال کے فوائد، اور ملازم کے لئے ٹیکس قابل دیگر فوائد
- ہر ریاست کے لئے جہاں ملازم نے کام کیا، ریاستی اجرت اور تجاویز ادا کی اور ریاستی آمدنی کے ٹیکس کو روک دیا
- مقامی اجرت اور تجاویز ادا کی اور مقامی عواید ٹیکس کے ساتھ.
05 - جائزہ W-2 پروسیسنگ - کس طرح W-2 کی تشکیل کی جائے گی؟
اگر آپ کی کمپنی کے پے رول پروسیسنگ میں نیا ہے، یا اگر آپ کی تنخواہ کا حال حال ہی میں تبدیل ہوجائے تو، یہ ایک اچھا خیال ہے کہ ملازمتوں کو ختم ہونے والی رپورٹوں کو تلاش کرنے، مکمل کرنے اور تقسیم کرنے کے عمل کا جائزہ لیا جائے. آپ آفس سپلائز سٹور، آپکے سی پی اے، ٹیکس یا اکاونٹنگ سافٹ ویئر سے، یا آئی آر ایس سے W-2 فارم حاصل کرسکتے ہیں.
نوٹ: آپ انٹرنیٹ پر آئی آر ایس یا دوسری جگہوں سے W-2 فارم ڈاؤن لوڈ نہیں کرسکتے ہیں. ڈبلیو -2 فارم میں سے ایک کاپی سرخ سیاہی کے مخصوص رنگ میں ہے اور اسے نقل نہیں کیا جاسکتا ہے. آپ کو سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن کے ساتھ کاپی اے کے مخصوص آئی آر ایس فارم (یہ آپ کی رکنیت کاپی ہے اور فروری کے آخر میں سوشل سیکورٹی کے ساتھ فائل) کے ساتھ فائل درج کرنا ضروری ہے.
یہاں W-2 فارموں کی تیاری کے لئے کچھ اختیارات ہیں:
- اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے . اگر آپ کے پاس کچھ ملازمین ہیں اور آپ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر استعمال کرتے ہیں تو، آپ اس سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے W-2 فارم تیار کرنے کے لئے ایک اضافی خریداری کرسکتے ہیں.
- ٹیکس کی تیاری کے سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے اگر آپ عام ٹیکس کی تیاری سافٹ ویئر کے پروگراموں میں سے ایک، یا تو آن لائن یا ڈیسک ٹاپ ورژن میں استعمال کرتے ہیں، اور آپ نے اس سافٹ ویئر کا کاروباری ورژن خریدا ہے، یہ دیکھنے کے لئے چیک کریں کہ W-2 پروسیسنگ شامل ہے. شرلی ایلمبلڈ، مالی سافٹ ویئر کے رہنما، ٹیکس سوفٹ ویئر کی جائزے پر ایک مضمون ہے
- W-2 فارم خریدا . بڑے آفس سپلائی کمپنیوں نے سی ڈی پر سوفٹ ویئر کے ساتھ استعمال کے لئے W-2 فارموں کو پری پرنٹ کیا ہے جس سے آپ کو ان فارموں کو دستی طور پر انفارمیشن انفارمیشن اور ان کے پرنٹر پر پرنٹ کرنے کی اجازت دیتی ہے.
جس میں آپ کو W-2 فارم مکمل کرنے اور پرنٹ کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے وہ بھی W-3 ٹرانسمیشن فارم ہونا چاہئے.
06 - ملازمین کو W-2 فارم تقسیم کرنے کا فیصلہ کیا
ایک بار جب آپ نے W-2 فارم تخلیق کیے ہیں تو، آپ کا اگلا فیصلہ ملازمین کو تقسیم کرنے کا طریقہ ہے. یاد رکھو کہ ملازمین کو ڈبلیو -2 فارم کی تقسیم کے لئے آخری تاریخ ٹیکس سال کے بعد سال کے 31 جنوری ہے. مثال کے طور پر، آجروں کو جو 2016 ٹیکس سال ڈبلیو 2 کی تقسیم کرنے کی ضرورت تھی وہ 31 جنوری، 2017 تک ہے، انہیں تقسیم کرنے کے لئے.
ملازمتوں میں پرنٹ W-2 فارم تقسیم کرنے کے لۓ آپ کے پاس دو اختیارات ہیں: یا انہیں ملازمتوں میں بھیج دیں یا ملازمین کو انفرادی طور پر تقسیم کریں. اگر کسی ملازم کو اپنے W-2 فارم میں شخص منتخب کیا جائے تو، آپ کو ملازم کا نشانہ بنانا چاہیے کہ اس فارم کو اٹھایا گیا ہے، اس کے بارے میں سوالات سے بچنے کے لئے کہ یہ کیا ہوا ہے.
07 - آپ کو ملازمنوں کو W-2 فارم بھیجنے سے قبل غلطیوں کی جانچ پڑتال کریں
مسائل کو کم کرنے اور W-2 فارموں کو دوبارہ بھیجنے کے لئے، اس چیک لسٹ کا استعمال کرتے ہوئے، غلطیوں کے لئے W-2 فارموں کو چیک کریں. عام ڈبلیو 2 غلطیاں غلط سال کے فارم کا استعمال کرتے ہوئے، معلومات شامل کرنے میں ناکام رہتے ہیں، غلط باکس میں معلومات ڈال کر اور سماجی سیکورٹی کو روکنے میں ناکام رہنے میں ناکامی.
08 - ڈپلیکیٹ W-2 فارموں کے لئے ملازم کی درخواستوں کو ہینڈل کرنا
کارکنوں کو اکثر W-2 فارموں کی غلطی یا گمشدگی کا سامنا کرنا پڑتا ہے اور وہ آپ کے پیروال ڈیپارٹمنٹ کو اپنے W-2 فارم کی نقل نقل کی درخواست کر سکتے ہیں. W-2 فارموں کو تقسیم کرنے سے پہلے، اس درخواست پر غور کریں کہ آپ ان درخواستوں سے کیسے نمٹنے کے لۓ ہیں:
- اگر آپ نے فارم کو اندرونی طور پر پرنٹ کیا ہے، تو آپ آسانی سے W-2 فارم دوبارہ پرنٹ کر سکتے ہیں اور اسے دے یا ملازم کو بھیج سکتے ہیں.
- اگر فارم باہر کی تنخواہ کی خدمات کی طرف سے تیار کیا گیا تو، وہ آپ کو دوبارہ پرنٹنگ اور فارم بھیجنے کی قیمت کے لئے چارج کر سکتا ہے. آپ پہلے ڈپلیکیٹ فارم کے لئے ملازمین کو چارج کرنا چاہتے ہیں، یا ایک سال میں دوسرے ڈپلیکیٹ (یہ ہوتا ہے!).
جو کچھ بھی آپ فیصلہ کرتے ہیں، وہ اپنے ملازمین کو ڈپلیک فارم کے بارے میں اپنی پالیسی سے مطلع کرنے کا ایک اچھا خیال ہے. ڈپلیکیٹ فاریکس کے لئے چارج ہونے سے انتہائی لگ سکتا ہے، لیکن یہ آپ کے ساتھ نمٹنے کے لئے گم شدہ فارموں کی تعداد میں کمی کر سکتی ہے.
09 - سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن کے ساتھ دائر کرنا W-2 اور W-3 فارمز
آپ نے فیصلہ کیا ہے کہ W-2 فارموں کی تیاری کے بعد اور ملازمتوں کو (ٹیکس سال کے بعد سال کے 31 جنوری تک) میں تقسیم کیا ہے، آپ کا اگلا فیصلہ یہ ہے کہ یہ سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن (ایس ایس اے) .
تمام W-2 فارم سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن کے ساتھ، ایک ٹرانسمیشن فارم ڈبلیو 3 کے ساتھ درج کیا جانا چاہئے. ان اقسام کو جمع کرنے کے لئے دو اختیارات:
- آپ سوشل سیکورٹی ویب سائٹ کے کاروباری خدمات آن لائن سیکشن میں آن لائن فائل کر سکتے ہیں. آپ کو سب سے پہلے رجسٹر کرنا ہوگا، پھر مناسب فارم آن لائن مکمل کریں. اگر آپ BSO کے ساتھ آن لائن فائل کرتے ہیں، تو آپ کو W-3 فارم شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
- آپ فارم ڈبلیو -3 کے ساتھ ساتھ سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن میں بھی W-2 فارم مکمل کر سکتے ہیں.
یہاں W-3 فارم تیار کرنے کے بارے میں مزید معلومات موجود ہیں .
10 - W-2 فارموں کی تقسیم کے لئے ریاستی قوانین کو چیک کریں
جب آپ کسی ملازم کے لئے W-2 فارم مکمل کرتے ہیں، تو اس فارم کا ایک حصہ (کاپی 1) ریاست میں داخل ہونے کے لئے نامزد کیا جاتا ہے جہاں ملازم کام کرتا ہے. اگر ملازم ایک سے زیادہ ریاست میں کام کرتا ہے، تو آپ کو ہر ریاست میں ڈبلیو 2 فارم کی ایک نقل جمع کرنا پڑے گی.
ہر ریاست میں W-2 فارموں اور کسی بھی ٹرانسمیشن فارم جمع کرنے کے لئے مختلف ضروریات ہیں. اس ریاست کی ضروریات کو جاننے کے لۓ اپنے ریاست کے ٹیکس دہندہ اتھارٹی یا ریاستی آمدنی کا محکمہ چیک کریں.
اپ ڈیٹ: بہت سے ریاستوں نے ایس ایس اے کے ساتھ ڈبلیو 2-دو دائر کرنے کے لئے 31 جنوری کی آخری تاریخ کے مطابق نیا کام کیا ہے.
ریاستی تنخواہ ٹیکس کے بارے میں مزید پڑھیں .