ڈیجیٹل فائلوں کے لئے فائل مینجمنٹ کی تجاویز
ڈیسک ٹاپ، لیپ ٹاپ یا موبائل آلات پر مقامی طور پر دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے علاوہ، زیادہ سے زیادہ کاروباری کاروباری اداروں اور بنیادی اسٹوریج ایپلی کیشنز کے لئے استعمال کر رہے ہیں. (ملاحظہ کریں کہ کلاؤڈ کمپیوٹنگ کے چھوٹے کاروباروں اور 5 نقصانات کے لئے کلاؤڈ کمپیوٹنگ کیوں مثالی ہے . )
مزید ذخیرہ کرنے والے مسئلے کو پیچیدہ کرنا بہت سے کاروبار ملازمین کے درمیان دستاویزات کا اشتراک کرنے کی ضرورت ہے.
ایک دفتر کے اندر اندر یہ عام طور پر ایک فائل سرور یا نیٹ ورک منسلک سٹوریج آلہ (NAS) کا استعمال کرکے پورا ہوتا ہے. اگر مشترکہ موبائل رسائی کی ضرورت ہوتی ہے تو، دستاویزات بادل میں جمع کیے جا سکتے ہیں اور رسائی کی اجازتوں کو تفویض کرکے شریک کیا جا سکتا ہے. اس کے نتیجے بادل اور کچھ مقامی طور پر ذخیرہ کردہ کچھ دستاویزات کے ساتھ ایک فائل مینجمنٹ ڈراؤنڈ خواب ہوسکتے ہیں، اور یہاں تک کہ انفرادی دستاویزات صرف ایک ہی جگہ یا دوسرے میں محفوظ ہیں.
تنظیم الیکٹرانک فائل مینجمنٹ کی کلید ہے
جہاں بھی دستاویزات محفوظ ہوتے ہیں انہیں منظم رکھنے اور اپ ڈیٹ رکھنے کے لئے ضروری ہے. الیکٹرانک فائل مینجمنٹ کا مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ آپ تلاش کر سکتے ہیں، اگرچہ آپ اس کی تخلیق کے بعد ہی اس کی تلاش کر رہے ہیں.
زیادہ سے زیادہ کاروباری افراد ایک وقت میں ہیں یا کسی دوسرے گاہک کے لۓ شرمندگی کی پوزیشن میں ہیں اور متعلقہ انوائس یا دیگر اہم کسٹمر دستاویزات کو فوری طور پر تلاش کرنے کے قابل نہیں ہیں.
مساوی طور پر پریشان کن رہا ہے سال کے آخر میں اکاؤنٹنٹ کے لئے کمپنی اکاؤنٹس سے متعلق دستاویزات تلاش کرنے کی کوشش کر رہے ہیں یا بدتر، ٹیکس .
ڈیجیٹل دستاویزات کی مناسب تنظیم ایک مشترکہ ماحول میں خاص طور پر اہم ہے - اگر آپ کا ملازمین غیر حاضر ہے (عارضی طور پر یا مستقل طور پر!) آپ کو اس شخص کی طرف سے پیدا کردہ کسی بھی دستاویز کو آسانی سے تلاش کرنا پڑتا ہے.
(یاد رکھیں کہ ناپسندی کے ساتھ اعداد و شمار کے مسائل کے ممکنہ نقصانات، ملازمین کو چھوڑنے کے اپنے کاروباری اعداد و شمار کی حفاظت کا ایک اور سبب ہے. کاروباری ڈیٹا تحفظ کے 6 قواعد ملاحظہ کریں).
یہ فائل مینجمنٹ تجاویز آپ کی فائلیں قابل رسائی رکھنے میں آپ کی مدد کرے گی:
1. پروگرام فائلوں کے لئے ڈیفالٹ تنصیب کے فولڈر کا استعمال کریں.
درخواست پروگراموں کو انسٹال کرنے پر ڈیفالٹ فائلوں کا استعمال کریں. ونڈوز کے تحت کنونشن ایپلی کیشن پروگرام فائلوں کے ذریعہ (ڈرائیو خط:) -> پروگرام فائلوں کی ڈائریکٹری کے تحت رہتا ہے. دوسری جگہیں نصب کرنے میں الجھن اور غیر ضروری ہے.
2. تمام دستاویزات کے لئے ایک جگہ.
واحد "جڑ" فولڈر کے تحت تمام دستاویزات رکھیں. ونڈوز کے ماحول میں واحد صارف کیلئے ڈیفالٹ مقام میرا دستاویز فولڈر ہے.
ایک فائل کا اشتراک ماحول میں ایسا کرنے کی کوشش کریں. ایک جڑ فولڈر بنائیں (مثال کے طور پر "مشترکہ دستاویزات") اور جڑ فولڈر کے اندر ذیلی فولڈرز میں تمام دستاویزات کو ذخیرہ کریں. تمام الیکٹرانک دستاویزات کے لئے واحد مقام ہونے سے یہ چیزوں کو تلاش کرنے اور بیک اپ اور آرکائیو کو چلانا آسان بناتا ہے.
3. ایک منطقی تنظیمی ڈھانچے میں فولڈر بنائیں.
یہ آپ کے کمپیوٹر کی فائلنگ کابینہ کے دراز ہیں، تاکہ بات کریں. اپنا فولڈر نام کرنے کے لئے سادہ زبان کا استعمال کریں؛ آپ مستقبل میں فولڈروں کی اس فہرست کی تلاش نہیں کرنا چاہتے ہیں اور سوچتے ہیں کہ "TFK" یا جو کچھ بھی دوسرے دلچسپ نگارخانہ نے آپ کے ذریعہ ایجاد کیا ہے.
4. فولڈر کے اندر نسان فولڈر.
ضرورت کے طور پر ان اہم فولڈرز کے اندر دوسرے فولڈرز بنانا. مثال کے طور پر، " انوائس " نامی ایک فولڈر میں "2018"، "2017" اور "2016" نامی فولڈر شامل ہوسکتے ہیں. ایک کلائنٹ کے لئے نامزد کردہ فولڈر میں فولڈر "کسٹمر ڈیٹا" اور "خطوط" شامل ہوسکتا ہے. مقصد یہ ہے کہ ہر فولڈر کو ایک فولڈر میں بجائے یتیم فائلوں کا ایک گروپ بنانا ہے.
تاہم، پیچیدہ، گہری سطح پر فولڈر ڈھانچے کو تخلیق نہ کریں. اس کے بجائے جہاں بھی ممکنہ استعمال کی وضاحت کے نام کے نام ہوں.
5. فائل کا نام کنونشنوں کو فالو کریں.
کچھ آپریٹنگ سسٹم (جیسے یونس کے طور پر) فائلوں یا فولڈر کے ناموں میں خالی جگہوں کی اجازت نہیں دیتے، لہذا اس سے بچیں اگر آپ کا کمپیوٹنگ ماحول ملا ہے. اس کے بجائے ڈراپٹر کے طور پر زیر آب استعمال کریں (مثال کے طور پر Doe_John_Proposal.doc.) دیگر حروف جیسے / / <> \: * | "^ ونڈوز کے تحت فائل یا فولڈر کے نام میں بھی ممنوع ہیں.
آسان شناخت اور بازیابی کے لئے وضاحتی فائل کا نام استعمال کریں لیکن بورڈ کے پاس نہیں جائیں گے - فائل / راستے کا نام لمبائی کی حد ہے جو آپریٹنگ سسٹم کے درمیان مختلف ہوتی ہیں. ونڈوز کے تحت ایک فائل کے لئے زیادہ سے زیادہ مکمل راستہ کی لمبائی (مثال کے طور پر ڈرائیو کا خط + فولڈر کے نام + فائل کا نام) 260 حروف ہے. جہاں بھی ممکن ہو، عام طور پر عام تحریروں کا استعمال کریں، جیسے جنوری جنوری یا کارپوریشن آف کارپوریشن.
6. مخصوص ہونا.
اگر ممکن ہو تو الیکٹرانک فائلیں منطقی، مخصوص نام دیں اور فائل ناموں میں تاریخیں شامل کریں. فائلوں کو نامزد کرنے کا مقصد یہ ہے کہ اسے کھولنے کے بغیر فائل کے بارے میں کیا بات ہے اور اسے دیکھنے کے قابل ہو. لہذا اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. بجائے "خط" کی طرح کچھ. آپ کیسے جانتے ہیں کہ یہ خط بغیر ہی کھولنے والا ہے؟
اگر آپ ای میل یا پورٹیبل آلات کے ذریعہ فائلوں کا اشتراک کررہے ہیں تو آپ فائل کا نام مزید مخصوص معلومات شامل کرنا چاہتے ہیں، کیونکہ فولڈر کی معلومات مشترکہ فائل کے ساتھ شامل نہیں ہوگی. مثال کے طور پر، اگر آپ کا دستاویز میرا دستاویزات \ انوائس \ 2017 \ گاہکوں \ Doe_John_20180416.doc میں موجود ہے اور فائل مشترکہ یا ای میل کیا جاتا ہے تو تمام وصول کنندہ دیکھیں گے Doe_John_20170416.doc ہے اور یہ کہ یہ بھی نہیں کہ فائل ایک گاہک ہے بغیر کھولنے والے انوائس.
7. آپ کے طور پر فائل.
دستاویز کو فائل دینے کا بہترین وقت یہ ہے جب آپ سب سے پہلے اسے تخلیق کرتے ہیں. لہذا آپ کے دستاویز کو فائل کے طور پر "ڈائیلاگ کے طور پر" ڈائیلاگ باکس کو استعمال کرنے کے ساتھ ساتھ اس کا نام استعمال کرنے کے لۓ، اسے صحیح جگہ میں پہلی جگہ میں ڈال دیا.
8. اپنی سہولت کے لۓ اپنی فائلیں آرڈر کریں.
اگر وہاں موجود فولڈر یا فائلیں ہیں جو آپ بہت استعمال کرتے ہیں، ان کو ان کے نام سے تبدیل کرنے کی طرف سے فائل کی فہرست کے سب سے اوپر پر مجبور کریں! یا ای اے فائل فائل کے آغاز میں.
9. اپنی فائلوں کو باقاعدگی سے ڈالو.
کبھی کبھی پرانی بات واضح ہے جیسے مندرجہ بالا "انوائس" کے نام سے فولڈر کی مثال. اگر یہ نہیں ہے تو، آپ کے فولڈر کو پرانی فائلوں کو صاف کرنے کے لئے غیر محفوظ طریقے سے رکھیں.
کاروباری متعلقہ فائلوں کو حذف نہ کریں جب تک کہ آپ بالکل اس بات کا یقین نہیں کریں گے کہ آپ کو دوبارہ فائل کی ضرورت نہیں ہوگی. اس کے بجائے آپ کے جڑ فولڈر کے تحت فولڈرز کے اپنے اہم مجموعہ میں، "پرانے" یا "غیر فعال" نامی ایک فولڈر تخلیق کریں اور جب آپ بھر میں آتے ہیں تو اس پرانی فائلیں اس میں منتقل کریں.
( آپ CRA یا آئی آر ایس کے لئے کتنی کاروباری ریکارڈ رکھنا ضروری ہے ؟ وضاحت کرتا ہے کہ آپ کو ٹیکس کی ذمہ داریوں کو پورا کرنے کے لۓ کتنی دیر تک کاروباری ریکارڈ رکھنا ضروری ہے.)
10. باقاعدگی سے اپنی فائلیں بیک اپ کریں.
چاہے آپ اپنی فائلوں کو کسی اور ڈرائیو پر یا ٹیپ پر کاپی کر رہے ہو، باقاعدہ بیک اپ ریگمینٹ قائم کرنے اور اس کی پیروی کرنا ضروری ہے. ایک باہمی بیک اپ سسٹم پر 3 مرحلے دیکھیں.
اچھا فائل مینجمنٹ آپ کو آسانی سے تلاش کرنا چاہتا ہے
الیکٹرانک دستاویزات کا انتظام آپ کے کاروبار کے مجموعی طور پر دستاویز مینجمنٹ کی حکمت عملی کا حصہ بننا چاہئے. مناسب دستاویزی مینجمنٹ پلان میں دستاویزات کو ہینڈل کرنے کے تمام پہلوؤں میں شامل ہونا چاہئے، بشمول اسٹوریج، بازیابی، بیک اپ، اور سیکورٹی.
تلاش کی تقریب ایک حیرت انگیز چیز ہے لیکن یہ فولڈر یا فائل میں براہ راست جانے کے قابل ہونے سے آسان نہیں ہو گا. اگر آپ ان فائل مینجمنٹ تجاویز کو مسلسل طور پر پیروی کرتے ہیں، یہاں تک کہ اگر آپ کچھ نہیں جانتے ہیں، تو آپ جانتے ہیں کہ یہ کہاں ہونا چاہئے - جب آپ تلاش کر رہے ہو اسے ڈھونڈنے کا ایک بڑا فائدہ ہوتا ہے. اچھی فائل مینجمنٹ کے طریقوں کو آپ کے کاروبار کے وقت اور پیسہ بچائے گا.