جب یہ انتظام کے وقت آتا ہے تو، یہ سوچنا ہے کہ کس طرح زیادہ محتاط وقت استعمال کرنے کا طریقہ اکثر ایک چیلنج ہے. شروع کرنے کے لئے ایک اچھی جگہ ای میل مینجمنٹ ہے؛ یہ ایک ایسا علاقہ ہے جو بہت سے چھوٹے کاروباری مالکان کے لئے ٹائم قاتلوں کی فہرست میں سب سے اوپر ہے.
کیونکہ ای میل مواصلات کا ایک مسلسل ذریعہ ہے، اور ہم آنے والے بہاؤ پر مکمل کنٹرول نہیں رکھتے ہیں، ہمیں ہماری پیداوری کو بہتر بنانے کے لئے کام کرنے کی ضرورت ہے کہ ہم کیسے حاصل کریں، منظم، جواب دیں اور ای میل کے بارے میں بھی سوچیں. مندرجہ ذیل تجاویز آپ کو اپنے ای میل کو منظم کرنے کے لئے ایک نظام بنانے میں مدد کرے گی جس طرح اس سے کھانے کی بجائے پیداوری کی حمایت کی جا سکے.
1. اطلاعات کو بند کردیں.
ای میل کو دن اور رات میں ہر وقت آنا ہوتا ہے، لہذا یہ ضروری ہے کہ آپ کس طرح آنے والی پیغامات کا بہاؤ آپ کے دن میں فٹ ہوجائیں. آپ کے کمپیوٹر اور اسمارٹ فون پر آپ کے شیڈول میں مسلسل پریشانیاں اور رکاوٹوں کو روکنے کے لئے نئے پیغام کی اطلاعات کو بند کردیں اور جب آپ کے لئے آسان ہو تو میل کی جانچ پڑتال کریں.
2. اپنے ان باکس کو استعمال کرنے کا فیصلہ کریں.
جب آپ کے ای میل ان باکس کو منظم کرنے کے لئے آتا ہے تو بہت سے مختلف فلسفہ موجود ہیں. آپ اپنے ان باکس کو پکڑنے کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں، اسے صرف اعلی ترجیحی پیغامات کو محدود کرسکتے ہیں، یا یہ کام کرنے والے کام کی فہرست بنا سکتے ہیں.
کلید آپ کے ان باکس کے لئے ایک مقصد منتخب کرنا اور اس کے ساتھ رہنا ہے.
3. ای میل whitelists اور بلیک لسٹ بنائیں.
زیادہ سے زیادہ ای میل کلائنٹ اور ای میل فراہم کنندہ صارفین کو محفوظ پتوں کی فہرستوں کو بنانے کے لئے اس بات کا یقین کرنے کے لۓ کہ ان پیغامات کے ذریعے، سیاہ لسٹنگ، یا مسدود کرنے کے لۓ، آپ کو سپیم پتوں پر کیا خیال ہے. اپنے آنے والے ای میل کو صاف رکھنے کے لئے اکثر ان فہرستوں کو اپ ڈیٹ کرنے کا وقت لیں.
4. ٹائمر اور بیچ کے عمل کو مقرر کریں.
کچھ چھوٹے کاروباری مالکان ان دنوں میں جے پی کے وقت صرف ای میل کے لۓ فائدہ اٹھاتے ہیں. اگر یہ آپ کے لئے کام کرتا ہے تو، دن کے دوران مخصوص پیغامات کو پیغامات کا جواب دینا، آپ کے کام کی فہرست میں کارروائی اشیاء منتقل کرنے کے لئے، جکڑے کو ہٹا دیں اور آپ کی توجہ کی ضرورت کے بارے میں ایک خیال نظر آتے ہیں.
5. عمل کو خود کار طریقے سے قواعد کا استعمال کریں.
ای میل مینجمنٹ کے عمل کو بھی نگاہ کرنے کے لئے، آپ کے ای میل کلائنٹ میں قواعد و ضوابط کا استعمال کریں، اس طرح، اپنے پیغامات کو پرچم، منتقل اور منظم کریں. اس وقت جب آپ ان ای میل کا استعمال کرتے ہیں جس طرح آپ کو ای میل کا استعمال کرتے ہیں، وہ آپ کے ای میل پروسیسنگ کے وقت کا ایک اہم حصہ پر کاٹ سکتے ہیں، اس کے قوانین بنانے کے لۓ کچھ وقت لگے گا.
6. اپنے اسمارٹ فون سے سر شروع کریں.
بہت سے چھوٹے کاروباری مالکان اسمارٹ فونز ہیں لہذا وہ رابطے اور کام کے سب سے اوپر رہ سکتے ہیں، یہاں تک کہ جب وہ آفس سے باہر ہیں. اگر آپ اپنے موبائل ڈیوائس پر اکثر ای میل چیک کرتے ہیں، تو آپ موبائل پر ہونے والے پیغامات پر عمل کرنے اور پڑھنے کے ذریعے ایک اہم وقت بچ سکتے ہیں. یہاں تک کہ اگر آپ کو صرف فضول اور پیغامات کو حذف کرنے کے لئے ایک عادت بنائی جاتی ہے تو آپ کو بچانے کی ضرورت نہیں ہے، آپ دفتر میں واپس آ جاتے ہیں تو آپ کو سریع کردہ ان باکس میں سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں.
7. اگر آپ اسے پڑھ نہیں لیتے ہیں، تو سبسکرائب کریں!
ای میل نیوز لیٹر اور دیگر ای میل مارکیٹنگ کے پیغامات گاہکوں، ساتھیوں، شراکت داروں اور دیگر کاروباری اداروں سے منسلک رہنے کے لئے ایک بہترین طریقہ ہوسکتے ہیں جن میں آپ دلچسپی رکھتے ہیں، لیکن یہ پیغامات کو جلدی سے تیز کر سکتے ہیں.
اگر آپ نے کئی مسائل میں ایک مخصوص بار بار میلنگ نہیں پڑھا تو، آپ کی رکنیت کو روک دیں. اپنے ان باکس میں بلک کو کم کرنے کے لۓ صرف ان لوگوں کو جو آپ باقاعدہ طور پر پڑھتے ہیں ان کو محدود ای میل نیوز لیٹر اور دیگر خودکار پیغامات محدود کرسکتے ہیں.
اپنے چھوٹے کاروباری اداروں میں زیادہ محتاط بننے میں مدد کرنے کے لئے بھی زیادہ ٹولز کے لئے، 101 پیداوری اطلاقات کی اس فہرست کی تلاش کریں.