چھوٹے کاروباروں کے لئے دستاویز مینجمنٹ کا نظام کیسے بنانا ہے
بہت سے کاروباری اداروں کے لئے، دستاویز کے انتظام کا مرکز دستاویزات کی تنظیم اور اسٹوریج پر ہے. وہ ایک منظم اور محفوظ طریقے سے دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے قابل بننا چاہتے ہیں جو دستاویزات کو آسانی سے آسانی سے مل سکے.
یہ مضمون آپ کو دکھایا جائے گا کہ کس طرح ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم بنانا ہے جو بالکل وہی ہے.
اگر آپ کسی بھی تلاش کے انجن میں "دستاویز مینجمنٹ" لکھتے ہیں تو، آپ کو دستاویزی مینجمنٹ "حل" کی بہت بڑی فہرستیں ملیں گے، بہت سے نمایاں سافٹ ویئر یا اطلاقات جو کاغذ بیک آفس کے فوائد کی تشہیر کرتے ہیں.
تاہم، دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر یا اطلاقات، آپ کے کاروبار کے الیکٹرانک فائلوں کو ہینڈل کرنے میں بہتری کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے. مسئلہ یہ ہے کہ بہت سے چھوٹے کاروباری اداروں پر کاغذ اور الیکٹرانک فائلوں پر پرانے قسم کے اعداد و شمار کے مرکب سے نمٹنے کی ضرورت ہے - اور بعض صورتوں میں، کاغذ کے اعداد و شمار کا تناسب بہت بڑا ہے.
مخلوط اعداد و شمار کے ماحول میں ہونے کا مسئلہ حل کرنے کے لئے ایک دستاویز امیجنگ سسٹم کا استعمال کرنا ہوگا جو آپ کے کاروبار کے تمام دستاویزات کو الیکٹرانک شکل میں تبدیل کرنے کے لۓ. لیکن یہ بہت مہنگی ہے اور بہت سے چھوٹے کاروباری اداروں کے لئے وقت لگ رہا ہے.
اچھی خبر یہ ہے کہ آپ کسی بھی دستاویزات کے کسی بھی سافٹ ویئر کو خریدنے یا ہول سیل دستاویز امیجنگ کے بغیر جانے کے بغیر کسی دستاویز مینجمنٹ کے نظام کی بنیادی طور پر ڈال سکتے ہیں.
نظام کو پیچیدہ نہیں ہونا چاہئے؛ آپ کو صرف اس وقت منصوبہ بندی اور لاگو کرنے میں سرمایہ کاری کرنا ہے.
دستاویزی مینجمنٹ سسٹم کیسے بنانا ہے
ایک دستاویز مینجمنٹ کے نظام کو ترتیب دینے میں تین قدم شامل ہیں؛
- ایک دستاویز مینجمنٹ پلان بنانے،
- دستاویز مینجمنٹ منصوبہ کو نافذ کرنے،
- اور بعد میں.
منصوبہ بندی کا پہلا قدم، ان چار سوالات کا جواب دینا شامل ہے:
دستاویزات بنانے کے قوانین کیا ہیں؟
انوائس ، ادائیگی کے یاد دہانی خطوط، سیلز بروشرز، ای میل، بیلنس شیشے ، سپریڈشیٹس، رپورٹس - تمام کاروباری اداروں کے کاروبار کو رکھنے اور رکھنے کے دوران مختلف دستاویزات بناتے ہیں. اور تنظیموں کو منظم رکھنے کے لئے، تمام کاروباری اداروں کو دستاویزات بنانے کے قوانین قائم کرنے کی ضرورت ہے.
مثال کے طور پر، آپ کے کچھ کاروباری کاروباری دستاویزات، جیسے خطوط اور انوائس، اور وہ کہاں واقع ہیں کچھ گھریلو ٹیمپلیٹس ہیں؟
کیا گھر کے سٹائل گائیڈ ہے جس کی پیروی کی ضرورت ہے؟
کیا نئے دستاویزات تاریخ اور / یا وقت کی مہربند ہو گی؟
دستاویزات کا اشتراک یا جائزہ لینے کے لئے کونسی طریقہ کار کا عمل کیا جانا چاہئے؟
کچھ چھوٹے کاروباری اداروں کے لئے، دستاویز تخلیق کے بارے میں ایک ہی نقطۂ نقطہ ہے کہ یہ معاملہ ہو جائے گا جہاں مختلف کاروباری دستاویزات کے لئے ٹیمپلیٹس موجود ہیں اور ان کا استعمال کیسے کریں. لیکن اگر آپ کے کاروبار کے اندر دستاویزات کی تخلیق مختلف لوگوں میں شامل ہوتی ہے، ان کے ساتھ ساتھ دستاویزات کا تجزیہ یا اپ ڈیٹ کرنے میں مدد ملتی ہے، تو آپ کو اس بات کا فیصلہ کرنے کی ضرورت پڑے گی کہ یہ کس طرح کارکردگی اور استحکام یقینی بنانے کے لئے کیا جاسکتا ہے.
ہم دستاویزات کیسے ذخیرہ کریں گے؟
اصل میں اس سوال کے دو پہلو ہیں.
سب سے پہلے اسٹوریج کے جسمانی پہلوؤں میں شامل ہے. یہاں تک کہ اگر آپ کے چھوٹے کاروبار کابینہوں کو دائر کرنے میں دستاویزات ذخیرہ کررہے ہیں تو، اسٹوریج سے متعلق اخراجات موجود ہیں؛ نہ صرف فلنگ کابینہ خود کی لاگت، لیکن وقت کی قیمت جب آپ اور / یا آپ کے ملازمین کو دستاویزات کی فائلوں کو یا دوبارہ حاصل کرنے کے لۓ جاتے ہیں. دراصل، اسٹوریج کے ساتھ منسلک سب سے بڑی قیمت، زیادہ سے زیادہ چھوٹے کاروباری اداروں کے لئے، ممکن ہے کہ لوگوں کو دستاویزات کی تلاش میں ضائع ہوجائے گا.
دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کا دوسرا پہلو تنظیمی ہے؛ دستاویزات کیسے درج کیے جائیں گے؟ فائلوں کو دبانے کی کلید اچھی فائل مینجمنٹ کے طریقوں پر عمل کرنا ہے.
آپ کو یہ بھی جاننا ہوگا کہ آپ آرکائیو دستاویزات کیسے کریں گے. آپ فائلوں کو کس طرح سنبھالیں گے جو تاریخ سے باہر ہیں یا آپ کے دستاویز مینجمنٹ سسٹم میں بیکر برنر کو منتقل کرنے کے لئے تیار ہیں؟
مثال کے طور پر، ہر سال کے آغاز کے قریب، میں اپنے کمپیوٹرز پر مختلف کام سے متعلق فائلوں کے ذریعے چلتا ہوں، ان سے باہر نکالتا ہوں جو اب زیادہ نہیں ہے، اور نئے فولڈروں کو سال اور / یا موضوع سے لیبل بنا کر فائلوں کو منتقل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے.
کاغذ فائلوں کے ساتھ بھی کیا جا سکتا ہے؛ فائل فولڈر اور لیبل سے پرانی (ای) دستاویزات کو ہٹانا مشکل نہیں ہے اور عنوان میں "پرانا" کے ساتھ ایک نئی تخلیق کرنا مشکل نہیں ہے. کچھ سافٹ ویئر خود کار طریقے سے آرکائیو کرنے والے اختیارات پیش کرتا ہے. مثال کے طور پر، مائیکروسافٹ آؤٹ لک آپ کو پرانے ای میل محفوظ کرنے کی اجازت دیتا ہے.
دستاویزات کو دوبارہ حاصل کیسے کر سکتا ہے؟
یہ سوال آپ کے دستاویز مینجمنٹ سسٹم کا دل ہے. کانروکس کینیڈا کے لئے لیجر مارکیٹنگ کی طرف سے کئے گئے سروے میں، اوسط پر کینیڈا کے ایس ایم ایم مالکان اور منیجرز نے کہا کہ اس دستاویزات کو منظم کرنے اور ذخیرہ کرنے کے لئے ایک سال کا ایک گھنٹہ خرچ کرتے ہیں اور ان دستاویزات کو تلاش کرنے کے لئے ایک گھنٹہ ایک گھنٹہ (عالمی بانٹیں).
ایک دفعہ ایک بار پھر، حل کرنے کے طریقوں کو حل کرنے کے لۓ ایک طویل راستہ چلا سکتا ہے. اس سائٹ پر ڈیٹا مینجمنٹ کے مضامین کو براؤز کرنا شروع ہو جائے گا. اگر آپ ایسا کام کرتے ہیں جیسے سخت نام ساز کنونشنوں پر عملدرآمد کرتے ہیں ، مثال کے طور پر، دستاویزات کو تلاش کرنا بہت آسان ہوگا.
اور کیا آپ ایک واحد ملکیت ہیں جو ملازمین کے ساتھ سولو یا کاروباری مالک کو کام کرتا ہے، میں فائل مقامات کی فہرست تیار کرنے کی سفارش کرتا ہوں، جو صارفین کو خاص طور پر دستاویزات کو تلاش کرنے کے لۓ کہاں آتی ہے. اگر آپ کا کاروبار سب سے زیادہ پسند ہے تو، یہ یاد رکھنا یاد رکھیں کہ فائل آپ کے کمپیوٹر سسٹم، ایک گھر میں سرور، کلاؤڈ میں ، یا اگر کسی کاغذی شکل میں جسمانی مقام میں درج ہو جائے گی جیسے فیلڈنگ کی کابینہ. مثال کے طور پر، فرض کریں کہ آپ اپنے کاروبار میں تصاویر، ویڈیو یا کاغذ کی تصویر بھی استعمال کرتے ہیں. آپ کی فائل مقامات کی فہرست میں ایک اندراج ہو سکتا ہے:
ڈیجیٹل تصاویر / ویڈیو: کمپیوٹر (یا سرور) - مناسب موضوع کے فولڈر میں ای: / تصاویر - فائل چلائیں
کاغذ کی تصاویر: فائلنگ کابینہ 3 - تصاویر - موضوع کی طرف سے الفا
مشترکہ نیٹ ورک یا کلاؤڈ ڈرائیوز کو مواد کے مطابق لیبل کیا جانا چاہئے جیسا کہ کابینہ دراز کو دھانا چاہئے.
ہم اپنے دستاویزات کو کیسے محفوظ بنا سکتے ہیں؟
دستاویز کی سلامتی کے لئے دفاع کی پہلی لائن جسمانی طور پر اپنے کاروباری احاطے کو محفوظ رکھتی ہے. تمام کاروباری اداروں کو سلامتی کے نظام کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے الارم کے نظام، نصب - گھر پر مبنی کاروبار بھی .
کاروبار دیگر سیکورٹی آلات جیسے ونڈو بار / گرلز، سیکیورٹی کیمرے اور / یا گشت کی خدمات کی ضرورت ہوتی ہے یا سرمایہ کاری کرنا چاہتی ہیں. آپ ہر وقت خرچ کرسکتے ہیں جب آپ پاس ورڈ بنانا چاہتے ہیں اور اپنی الیکٹرانک فائلوں کو محفوظ کرنے کی کوشش میں فائلوں کو خفیہ کر سکتے ہیں، لیکن اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ اگر کسی کو صرف آپ کے کمپیوٹر کو چوری اور ہارڈ ڈرائیو کے ساتھ چوری کرسکتا ہے.
تمام فائلوں کی کابینہ کو تالا لگا دینا چاہئے اور کاروباری گھنٹوں کے بعد بند کر دیا جائے گا (اور دوپہر کے کھانے پر بند کر دیا جائے گا اگر کوئی قابل اعتماد قریبی قربت میں نہیں جائے گا).
الیکٹرانک دستاویزات کے لئے جنرل سیکیورٹی طریقہ کار باقاعدگی سے اپ ڈیٹ دستاویزات کو شامل کرتے ہیں اور اسی ہارڈ ڈرائیو کے علاوہ کہیں بھی دستاویز بیک اپ کو برقرار رکھتے ہیں جہاں حقیقی دستاویزات موجود ہیں. آپ کے کاروبار کے اعداد و شمار قدرتی آفتوں کی طرف سے ختم ہونے کے خلاف کی حفاظت کے لئے آف سائٹ سب سے بہتر ہے - ابھی تک ایک اور وجہ کیوں بادل کاروبار کے لئے مثالی ہے.
اسی کمپیوٹر نیٹ ورک کا اشتراک کرنے والے ساتھیوں یا کارکنوں کے ساتھ چھوٹے کاروباری اداروں کو بھی کچھ صارفین کی رسائی کو محدود کرنا چاہتی ہے تاکہ وہ صرف نیٹ ورک کے وسائل میں سے کسی کو استعمال یا دیکھ سکیں. مثال کے طور پر، آپ کے پاس "اکاؤنٹنگ" کا نام ایک نیٹ ورک یا کلاؤڈ شیئر ڈائریکٹری ہے جو مینجمنٹ کے لئے محدود رسائی تک رسائی رکھتا ہے. یہاں تک کہ اگر صارف کسی وسائل تک رسائی حاصل کرسکتا ہے، جیسے جیسے ایک درخواست، خاص دستاویزات پاس ورڈ محفوظ ہوسکتی ہیں. دستاویزات کی فہرست بھی انکوائری ہوسکتی ہیں، انہیں صرف ان لوگوں تک رسائی حاصل ہوتی ہے جنہیں مطلوبہ خفیہ کاری کی کلید ہوتی ہے.
ملازمین کی چوری ڈیٹا سیکورٹی کے لئے ایک اور خطرہ ہے. ملازمتوں کے ساتھ چھوٹے کاروباری اداروں کو حقیقت میں جانچ پڑتال اور ملازمین پر پس منظر کی جانچ پڑتال کرنے کی پالیسی بنانا چاہئے.
آپ کے دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو لاگو کرنا
ایک بار جب آپ نے مندرجہ بالا سوالات کا جواب دینے سے اپنے دستاویزاتی انتظاماتی منصوبہ تیار کیا ہے، تو آپ اس پر لاگو کرنے کے لئے تیار ہیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے عملے کو آپ کے کاروباری دستاویزات کے انتظام کے نظام کی تفصیلات معلوم ہو اور دستاویزات کو تخلیق کرنے، ذخیرہ کرنے اور بازیابی کرنے کے بعد مناسب طریقہ کار پر عمل کریں.
آپ کو یہ بھی یقین رکھنا پڑے گا کہ جو بھی آپ کے ادارے کے اندر دستاویزات تک رسائی حاصل کرتا ہے اور استعمال کرتا ہے اس کے ذریعہ مناسب طریقے سے دستاویزات نام کرنے اور ذخیرہ کرنے جیسے چیزوں پر عمل کرتی ہے. جانچ کرنے کے باقاعدگی سے بنیاد پر اسپاٹ کی جانچ پڑتال کریں کہ آیا خاص طور پر فائلوں کو آسانی سے پایا جا سکتا ہے اور غلطی سے بچنے کے لئے.
آپ ایک دن میں ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم قائم کرسکتے ہیں لیکن اس پر عملدرآمد کر سکتے ہیں اس وقت کامیابی سے اس کی کامیابی کی کلیدی ہوگی. انعامات بہت بڑی ہیں - یہ تلاش کرنے کے قابل ہیں جب آپ اسے چاہتے ہیں اور دماغ کی سلامتی چاہتے ہیں.