جب آپ بھرنے کے وقت خرچ کرتے ہیں تو 5 طریقوں کو کاٹنا
لیکن بدقسمتی سے، اس سے نفرت کرتے ہیں یا نہیں، جب آپ ایک چھوٹا سا کاروبار چلاتے ہیں تو، آپ کے ڈیسک ٹاپ کو ہر طرح کے کاغذ کے وزن میں کم ہو جائے گا، جس سے آپ کو جلدی مل جائے گی. کرنے کے لئے دبانے کی ہتھیار کیا ہے؟
اس مسئلہ کے دو نقطہ نظر ہیں جو مدد کرسکتے ہیں.
آپ اپنے وقت کو ممکنہ طور پر مختصر طور پر بنانے کی کوشش کر سکتے ہیں (ایک طریقہ جس نے میں نے ایک دفتر چلانے کے کئی برسوں میں مکمل طور پر مکمل کیا ہے) یا اپنے وقت کو ممکن حد تک جتنی ممکن ہو سکے (جس چیز میں میں کامیاب ہونے کی کوشش کروں گا). آتے وقت آپ کو اصل میں پھینکنے والے وقت کی مقدار کو کاٹنے کیلئے تجاویز پر غور کریں.
جب ممکن ہو، توڑ اور ری سائیکل
کاغذ کے کسی بھی ٹکڑے کے بارے میں پہلا سوال آپ کے پاس گھومنے کے منتظر ہے، "کیا یہ دستاویز دائر کرنے کی ضرورت ہے؟"
میل میں آنے والے بہت سے دستاویزات براہ راست جھٹکا میں جا سکتے ہیں. مثال کے طور پر، دیگر کمپنیوں سے اشتھاراتی فائلوں یا معلوماتی خطوط میں کیا نقطہ نظر ہے؟ جب آپ میل کے ساتھ کام کررہے ہیں تو، ایک بار میل کا ایک ٹکڑا پڑھیں، فیصلہ کریں کہ آیا آپ کو اس سے ایک سال کی ضرورت ہوگی یا اس کے مطابق اس فائل کو فائل یا اس کا ٹکڑا دیا جائے گا.
امکانات اچھے ہیں آپ دستاویزات کی بہت ہی بڑی کاپیاں بھی لکھ رہے ہیں جو آپ کو دھانا کرنے کی ضرورت نہیں ہے - اور پہلی جگہ میں بھی چھپنے کی ضرورت نہیں ہے.
مثال کے طور پر، اگر آپ کے الیکٹرانک فائلوں کو منظم کیا جاتا ہے اور آپ مناسب بیک اپ کے طریقہ کار پر عمل کر رہے ہیں تو، نقل و حمل کے کاغذ کی کاپیاں فائل کرنے کی کوئی ضرورت نہیں ہے.
لہذا جب آپ اس فائل کو پھینکنے سے نمٹنے کے لۓ، تو "کاغذ کے بغیر آپ بغیر رہ سکتے ہیں" کا ٹکڑا لگایا.
ایک دائرہ کار کا استعمال کریں جو دوسرے دفتر کے کاموں کو آسان بناتی ہے، نہ ہی مشکل.
زیادہ سے زیادہ کاغذ جس میں مجھے بھرنے کی ضرورت ہے وہ کاروبار کرنے کے عمل سے متعلق ہے - اور ان دستاویزات کو ان کے ساتھ کچھ اور کرنے سے پہلے اکاؤنٹنگ سسٹم میں داخل ہونے کی ضرورت ہے.
لہذا بجائے ایک پرنٹر ٹونر کارتوس کے لئے اس رسید لینے اور اپنے اہم فائلوں کے نظام میں "P" کے تحت اسے دائر کرنے کی بجائے، میں نے اپنے "پہلے" فائلنگ سسٹم میں، اسے مہینہ اور سال کے لیبل فولڈروں کی ایک سیریز میں فائل دی.
مثال کے طور پر، اگر میں نے ستمبر 2017 میں ٹونر کارتوس خریدا تو، اس فائل میں وہ دوسری بلوں، رسیدوں اور دیگر کاروباری دستاویزات جو اس مہینے کے اندر واقع ہوا ہے، بھی شامل ہے. اس کے بعد مہینے کے اختتام پر فولڈر کے ذریعہ کام کرنے کے لئے یہ ایک سادہ معاملہ ہے اور تمام اکاونٹنگ اندراجات بنانا چاہۓ (یا اگر آپ خود نہیں کر رہے ہیں تو، اپنے اکاؤنٹنٹ یا بک مارک پر ماہانہ فولڈر کو ہاتھ ڈالنے کے لئے) .
نوٹ کریں کہ ہم ایک سروس کے کاروبار کو چلاتے ہیں ، خوردہ کاروباری نہیں، لہذا میرے پاس بیٹھ کر اکاؤنٹس پر کام کرنا میرے لئے مہینے کام کرتا ہے. اگر آپ اپنے اکاؤنٹس کو زیادہ کثرت سے لے جانے کی ضرورت ہو تو آپ مطابق ماہانہ فولڈر کے خیال میں ترمیم کرنے کی ضرورت ہوگی.
آپ کی فائل سے پہلے سوچو
میں اکاؤنٹنگ کرنے کے لئے ماہانہ فولڈر استعمال کرنے کے بعد کیا ہوتا ہے؟ دستاویزات کو "اہم" فائلنگ نظام میں منتقل کرنے کی ضرورت ہے . لیکن ہر دستاویز کو انفرادی طور پر اپنے عنوان پر منحصر کرنے کے بجائے، میں گروپ کے مطابق منطقی طور پر فائل کرتا ہوں.
چلو پرنٹر ٹونر کارتوس کی مثال پر ایک اور نظر آتے ہیں.
پرنٹر ٹونر کارتوس کے لئے "P" کے تحت اس رسید کو دبانے کے بجائے، میں اس کو دفتری سامان - رسیدوں کے تحت فائل دوں گا جسے میں دستاویزات لکھوں گا جیسے اس پوسٹ کے جمع کرنے کے لئے ایک رسید یا پرنٹر کے رسید کاغذ. یہ نہ صرف تیز پھیلاتا ہے بلکہ اس کے بعد دستاویزات کو تلاش کرنا آسان بناتا ہے.
اپنے فائل فولڈر لیبل پر پورے الفاظ اور جملے کا استعمال کریں، نہ صرف حروف
کوئی حکمرانی نہیں کہتا ہے کہ آپ اپنے دائرہ کار کے نظام کی تقسیم کرتے وقت صرف ایک ہی حروف تک محدود ہوتے ہیں. اور اگر آپ کرتے ہیں تو، آپ اپنی فائل کو غیر ضروری طور پر سست اور پیچیدہ بنا رہے ہیں. آپ کے دائرہ کار کے نظام کو حسب ضرورت بنائیں لہذا آپ کسی گروہ کے ذریعہ دائر کرنے سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں اور دستاویز کو مزید جلدی رکھنے کے لئے صحیح جگہ تلاش کرسکتے ہیں.
مثال کے طور پر، میرے فوننگ سسٹم کا ایک حصہ صرف "سی" لیبل لگا ہے، میرے پاس "کلائنٹ فائلیں" لیبل کا ایک حصہ بھی ہے.
"کلائنٹ فائلوں" کے اندر فائلیں حروف تہجی سے منظم ہیں. آپ کے دائرہ کار کے نظام کی تخصیص کی خوبصورتی اس طرح یہ ہے کہ اگر آپ کو ضرورت ہو تو یہ ہمیشہ مزید ذیلی تقسیم اور منظم ہوسکتا ہے. لہذا ایک اہم گاہک ہو سکتا ہے کہ اس سے متعلق دستاویزات کو تلاش کرنے کے لئے "کلائنٹ فائلوں" سیکشن میں اس کے نام سے ایک فائل سسٹم ڈویڈر لیبل لگایا جاسکتا ہے.
اس مثال میں، فلائنگ سسٹم پر لیبلز "بی"، "سی"، "کلائنٹ فائلیں"، "ڈی" پڑھیں گے ... دیکھیں کہ آپ کی فائلیں کتنی آسان بنتی ہیں؟
آپ کی فائلوں کو تیز کرنے کے لئے ایک اور دھاگے کی ٹپ: حروف تہجی کو بھی اپنی مرضی کے مطابق مت بھولنا. صرف "ایم" سیکشن کے بجائے، ایک "میک" بھی لیبل.
اپنے "سب سے پہلے" فائلنگ نظام کو قریب اور آسان رکھیں
دو مرحلے کے دائرہ کار کے نظام کا استعمال کرنے کے بارے میں دوسری بات یہ ہے کہ جیسا میں نے اوپر بیان کیا ہے، یہ آپ کے دائرہ کار (ماہانہ فولڈرز) کے جسمانی طور پر آپ کے کارکن کے قریب کے مرحلے کو برقرار رکھنے میں بہت آسان بن جاتا ہے. اگر آپ کے پاس ان کے پاس قریبی، منظم جگہ موجود ہے تو آپ کو فوری طور پر ان کو ڈھیر کرنے کے بجائے کاغذات کو فوری طور پر فائلوں کے لۓ بہت زیادہ مصلحت ہوگی.
لہذا آپ کے آخری، موجودہ، اور اگلے ماہ کے ماہانہ فولڈروں کو ایک ٹرے میں ڈالیں یا کنسرٹینا فائل کا استعمال کریں اور بازو کی لمبائی میں آپ کے ورکس میں ڈالیں. آپ کے دائرہ کار نظام کا بڑا حصہ ("اہم" فائلنگ سسٹم، جیسا کہ ہم نے اس سے اوپر کہا، کمرے میں یا مختلف کمرے میں بھی ہوسکتا ہے، لیکن وقت بچانے کے مفادات میں، اپنا پہلا مرحلہ فائل بنانا.
دلہن تفریح کیسے بنائیں
آپ نے ابھی تک دیئے جانے والی دھن تجاویز آپ کو پھیلانے کے وقت اور دماغ کے منجمد کو روکنے کے لئے آپ کو کم کرنے میں مدد دی ہے. لیکن آپ کا وقت زیادہ مزہ پھیلانے کے بارے میں کیا خیال ہے؟
سچ میں، میں یہاں آ گیا صرف ایک ہی حکمت عملی بصیرت رشوت ہے، اگر میں کسی خاص وقت کے لئے فائل کروں تو مجھے اپنے کوکی کے ساتھ ثواب دینا. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں.
یا آپ اپنے فائل کے فولڈر کے لئے تمام مختلف رنگوں کا استعمال کرتے ہوئے اور لیبلز کے لئے غیر معمولی فانٹ یا خطاطی کا استعمال کرتے ہوئے، زیادہ فنکارانہ نقطہ نظر لے سکتے ہیں. چاہے یہ آپ کو زیادہ مزہ پھینک دیتی ہے یا نہیں، اس سے یقینی طور پر اسے زیادہ کشش کرنی ہوگی.
اور کون جانتا ہے شاید یہ حقیقت یہ ہے کہ آپ کی فائلیں اتنا تیزی سے تیز ہے کہ یہ بہت منظم ہے اس سے بہت زیادہ مزہ بنائے گا.