آپ کے دائرہ دار نظام ماسٹر!
آپ کے دائرہ کار کو منظم کرنے کا وقت لے جانا اہم ہے. حالانکہ ہر ایک کاغذ کاغذی دفتر میں پیار کرتا ہے، حقیقت یہ ہے کہ بہت سے چھوٹے کاروباری اداروں کو اب بھی کاغذی دستاویزات جیسے انوائس ، رسید وغیرہ وغیرہ ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور ضرورت ہوتی ہے جب انہیں آسانی سے دوبارہ حاصل کر سکے.
دائرہ دار رسید مناسب طریقے سے اہم ہے؛ غیر موجود یا گندی فائلوں کا نظام آمدنی ٹیکس وقت پر اضافی کوششوں کا دن شامل کر سکتا ہے کیونکہ آپ ٹیکس کٹوتیوں پر لاپتہ وصولیوں کی وجہ سے کمی نہیں کرنا چاہتے ہیں.
اور اگر آپ کا کاروبار ہمیشہ ایک تفتیش کے تابع ہے اور آپ اپنے اخراجات کی حمایت میں مطلوبہ اسناد پیدا کرنے میں قاصر ہیں تو آپ کا دعوے زیادہ تر امکان سے مسترد ہوجائیں گے اور آپ کے ٹیکس کی واپسی کا دوبارہ جائزہ لیا جائے گا .
ایک چھوٹا سا کاروبار کے مالک کے طور پر، آپ کو تیزی سے اور آسانی سے اپنے ڈیسک پر چلانے کے قابل ہونا ضروری ہے. اگرچہ ایک کاغذ فائلنگ سسٹم قائم کرنا مشکل لگتا ہے، یہ ایک نسبتا آسان کام ہے جس میں چند فائلوں کی تجاویز اور چالوں کی طرف سے آسان بنایا جا سکتا ہے.
آپ کے دائرہ کار کا نظام کیسے منظم کرنا ہے
(1) چند منٹ کے لئے اپنی میز پر بیٹھ جاؤ اور پتہ چلیں کہ آپ کو چیزوں کو فوری طور پر چیزیں کہاں لگیں گی.
میرے پاس میرے ورکس کے حق کے لئے ایک دراج ہے. جب میں نے سب سے پہلے اپنے دھن سیس سسٹم قائم کیا، میں اس میں کچھ بھی نہیں تھا. جب میں قلم، کاغذی کلپس یا اپنے سٹاپر کے لئے تلاش کروں گا، تو یہ پہلی جگہ تھی جسے میں دیکھوں گا، اگرچہ مجھے پتہ تھا کہ یہ خالی تھی. لہذا قدرتی طور پر میں اس دراج میں قلم، کاغذی کلپس اور سٹاپر ڈالتا ہوں. میرے لئے یہ ان چیزوں کے لئے قدرتی گھر تھا.
ہر ایک اس طرح سے مختلف ہو جائے گا اور ایک شخص کے لئے کیا کام کرتا ہے کسی دوسرے کے لئے کام نہیں کرسکتا. اپنے پرائمری ورکس پر بیٹھ کر سامان، سامان اور فائلوں تک پہنچنے کے چند منٹ لے لو. یہ آپ کو ذاتی طور پر آپ کے لئے ان اشیاء کو دبانے کے لئے مثالی جگہ قائم کرنے میں مدد ملے گی.
(2) اب آپ جانتے ہیں کہ آپ قدرتی طور پر معلومات کے بارے میں کہاں دیکھیں گے، آپ کو اس بات کا اندازہ ہونا چاہیے کہ حروف تہجی یا مضامین کا نظام آپ کے لئے بہترین کام کرے گا.
آپ کو آپ کے کاغذ کا کام کس طرح زمرے میں ڈالے گا (یعنی اخراجات، مالی، مارکیٹنگ )؟
آپ کس طرح کاروباری اخراجات سے متعلق کاغذات جیسے بینکوں کی بیانات، افادیت بلوں، دفتری اخراجات رسیدوں، گاڑی میلوں کے لاگ ان وغیرہ وغیرہ تلاش کرتے ہیں؟ کسٹمر کی معلومات کے بارے میں کیا - آپ گاہکوں کے نام کے مطابق چیزوں کے لئے تلاش کرتے ہیں؟ حوالہ نمبر کی طرف سے؟ یہ ایک اہم مرحلہ ہے، کیونکہ آپ اس بات کا تعین کریں گے کہ آپ اپنے فوننگ کے نظام کو کس طرح نکال دیں گے. ایک بار جب آپ نے اس بات کا تعین کیا ہے کہ آپ کونسی زمرے استعمال کرتے ہیں، فیصلہ کریں کہ آپ کو مزید جانے اور ذیلی زمرہ جات بنانے کی ضرورت ہے. اس سے پہلے کہ آپ اپنے فائلوں کے نظام کے لئے کچھ خریدیں.
(3) اگلا، آپ کی اسٹوریج کی ضروریات کا اندازہ طے کرنا.
کیا آپ کی ایک بڑی تعداد ہے جو آپ روزانہ کی بنیاد پر رسائی حاصل کرتے ہیں؟ کیا آپ صرف اپنی فائلوں کو ہفتہ وار تک رسائی حاصل کرتے ہیں؟ جوابات اس بات کا تعین کرے گی کہ آپ کو ڈیسک ٹاپ فائل ہولڈر کی ضرورت ہو گی، آپ کے ڈیسک کے قریب ایک دو دراج دار کابینہ یا کمرے میں ایک چار دراج پس منظر کی کابینہ کی ضرورت ہے.
احتیاط سے انتخاب کریں. کابینہ فائلوں کو دیکھتے وقت ترقی کے لئے اجازت دیں - اس فائل کو دو بار اپنانے کے لۓ کچھ خریدیں جو آپ سوچتے ہیں کہ آپ اب موجود ہوں گے. یہ آپ کی فائلوں کا نظام دوبارہ بنانا اور دوبارہ منظم کرنے کے لئے کئی بار محدود کرے گا.
(4) واضح اور آسان رسائی کے لئے ایک اچھا لیبلنگ سسٹم میں سرمایہ کاری کریں.
فائل لیبلز کو پڑھنے کے قابل ہونے کی وجہ سے واضح لگتا ہے، لیکن لیبلنگ میں وضاحت آپ کو تصور کر سکتے ہیں کے مقابلے میں آپ کو مزید فائلوں کو بچائے گا.
سب سے زیادہ کمپنیوں جو لیبلز بناتے ہیں وہ ٹیمپلیٹ فراہم کرتے ہیں جو سب سے مقبول لفظ پروسیسنگ سوفٹ ویئر کے ساتھ ضم ہوتے ہیں. آپ چھوٹے لیبل سازی کے نظام میں سے ایک پر غور کرنا چاہتے ہیں جو اب انفرادی میلنگ لیبل کو بھی پرنٹ کرسکتے ہیں. ڈبل ڈیوٹی انجام دینے والی اشیاء عام طور پر ایک وار سرمایہ کاری ہے.
(5) اب آپ فائل فولڈر خریدنے کے لئے تیار ہیں.
بہترین سرمایہ کاری رنگدار پھانسی فولڈر خریدنے کے لئے ہے (اس بات کو یقینی بنائیں کہ پلاسٹک کی لیبل ٹیبز شامل ہیں) اور سادہ مینیلا فائل فولڈرز. رنگ کے پھانسی فولڈر دو وجوہات کے لئے بہترین ہیں:
- وہ آسانی سے دستیاب ہیں
- وہ اقسام کو تسلیم کرنے میں آسان بناتے ہیں
مثال کے طور پر، اگر آپ اپنی کلائنٹ فائلیں پیلے رنگ پھانسی فولڈرز میں، نیلے فولڈروں میں مالی معلومات اور سرخ فولڈروں میں مارکیٹنگ سے متعلق کچھ بھی شامل ہیں، تو آپ آسانی سے دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کو ایک مخصوص فائل کی تلاش میں کہاں جانا چاہئے.
سادہ ہے
کوچی اصول استعمال کرنے کے لئے آسان ہے اور اس کے ساتھ بڑھنے کے لئے آسان ہے ایک فائلنگ نظام قائم کرنے کے لئے لاگو ہوتا ہے. یہ سادہ پیار رکھیں! وسیع مضامین کی اقسام آپ کو نئی فائلوں کو آسانی سے بڑھانے کے لۓ آپ کو آسانی سے شامل کرنے کی اجازت دے گی، اور باقاعدگی سے آپ کے دائرہ کار کو اپ ڈیٹ کرنے کے نظام کو جدید یا جدید بنانے کی ضرورت کو ختم کرے گی.
یہ سادہ رکھنے میں آپ کے کاغذ اور ڈیجیٹل فائلوں کو آپ کے مجموعی دستاویزی مینجمنٹ کے نظام کے حصے کے طور پر ضم کرنا آسان بنائے گا.
جہاں کاغذپر ممکن ہو
اگر آپ اپنے کاروبار کو سبز کرنے کی کوشش کررہے ہیں اور "غیر مشروط آفس" میں تبدیلی بناتے ہیں تو آپ اخراجات وصول کرنے کے اسکین کو اسکین کرسکتے ہیں اور انہیں اپنی ڈیجیٹل اکاونٹنگ کی معلومات کے ساتھ محفوظ کر سکتے ہیں. نئے کلاؤڈ پر مبنی اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کی ایپلی کیشن اس کو موبائل ایپس کے ذریعہ سہولت فراہم کرتی ہے جو آپ کو اخراجات رسید کے موبائل فون کی تصویر میں لے جانے اور مکھی پر ریکارڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے ( کینیڈا چھوٹے کاروبار کے لئے بہترین اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر دیکھیں).
اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ پیپر کاپیاں یا اخراجات کی ڈیجیٹل تصاویر عام طور پر قابل قبول ہیں جو کینیڈا کے عوایدو ایجنسی (سی آر اے) نے فراہم کی ہیں وہ واضح طور پر جائز ہیں. اگر نہیں، تو سی آر اے دستاویزات کے لئے آڈٹ یا معمول کی درخواست کے دوران اصل کاغذ کے دستاویزات کو دیکھنے کے لئے مطالبہ کرسکتا ہے، لہذا اصل ہمیشہ مقرر کردہ وقت کے لئے رکھنا چاہئے. (مزید معلومات کے لۓ مجھے کتنے عرصے سے اپنے کاروباری ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے.)