تعطیلات کے لئے چھوڑنے سے قبل کیا کرنا ہے
تعطیلات کے قریب بند ہونے سے پہلے آپ کے دفتر کی تیاری کرنا محتاط تیاری کی ضرورت ہے. مناسب پیغام رسانی اس بات کا یقین کرے گا کہ آپ کے گاہکوں، فروشوں اور ملازمین کو بند کے ارد گرد کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں، اور اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو توڑنے سے پہلے اور بعد میں بہت غصہ شکایات سے نمٹنے کی ضرورت نہیں ہوگی. اس کو ایک نگہداشت چھٹی اور ایک مستحکم آرام کے لئے بنا دینا چاہئے.
ترمیم کے لئے ایک سادہ چیک لسٹ ہے، ترمیم کے لئے چھٹی والے پیغامات کو ترمیم کرنے کے لئے پیغامات ترمیم کرنے سے، یہ آپ کے چھٹیوں کو ہموار اور منافع بخش کرنے میں مدد دے گی.
01 - ملازمین، گاہکوں، اور وینڈرز کو مطلع کریں
آپ اپنی ویب سائٹ کے ذریعہ گاہکوں کو مطلع کر سکتے ہیں اور آپ کے فون سسٹم پر خود کار طریقے سے حاضری پیغام کرسکتے ہیں.
وینڈرز (خاص طور پر دوبارہ دوبارہ ترسیل شیڈول کے ساتھ) ای میل، فون، یا باقاعدگی سے پوسٹل ای میل کے ذریعہ مطلع کیا جانا چاہئے.
02 - سیکورٹی کارپوریشن یا خدمات کو مطلع کریں
اپنے سیکورٹی اہلکار یا سیکیورٹی سروس کو اپنے آئندہ اختتامی تاریخوں کے بارے میں مطلع کریں. یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے سیکورٹی فراہم کرنے والوں کو ایک تازہ کاری ہنگامی رابطے کی فہرست ہے جس میں رابطے کی معلومات، فون نمبر بھی شامل ہیں، آپ اور آپ کے اہم ملازمین کے لئے. انہیں سیکورٹی کے مسئلے کے سلسلے میں کون سا رابطہ کرنا چاہئے، یہاں تک کہ جب دفتر کاروبار کے لئے بند ہوجاتا ہے، اور اس کو بند کرنے کے دوران عمارت میں کون سا اختیار ہے.
03 - خودکار حاضری سلامتی کو تبدیل کریں
بند ہونے سے قبل ایک ہفتے یا دو، آپ کے فون سسٹم پر خود کار طریقے سے حاضری کا سلام ریکارڈ ہے جو بیان کرتا ہے کہ دفتر کو توسیع کی مدت کے لئے بند کر دیا جائے گا. تاریخ شامل کریں جب آپ بند ہوجائیں گے اور آپ دوبارہ کھولنے کی توقع کریں گے. آپ کو چھوڑنے سے پہلے، ایک دوسرے خود کار طریقے سے سلامتی ریکارڈ کریں کہ جب آپ واپس آ جائیں گے تو زور دیتے ہیں اور، جب مناسب ہو، جن کو کالروں کو آپ کی غیر موجودگی میں کوئی سوال پوچھنا چاہئے.
اگر آپ ہنگامی خدمات فراہم کرتے ہیں، جیسے حرارتی اور ٹھنڈک، پلمبنگ، یا دیگر لازمی کسٹمر سروسز، آپ کے کالروں کو آپ کے جواب دینے کی خدمت یا ہنگامی صورت حال کی صورت میں کس طرح اپنے سیل فون تک پہنچنے کے بارے میں بتانے کے بارے میں یقین ہے.
04 - آپ کی جواب دینے کی خدمت کو مطلع کریں
اس تاریخوں کا جواب دینے والی خدمت کو مطلع کریں جو آفس بند ہوجائے گی، اور اپنے رابطے کی فہرست کو نوکری کے فون نمبروں کے ساتھ اپ ڈیٹ کریں گے جو کال پر ہوں گے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ مخصوص حالات میں کون سے رابطہ کریں. آپ ایسا نہیں چاہتے کہ اعلی درجے کے مینیجرز کو ترسیل کے مسئلے میں، مثال کے طور پر خبردار کیا.
05 - صوتی میل مبارکباد تبدیل کریں
اگر آپ کے فون سسٹم کو ملازمین کو اپنے مکانوں میں بیرونی کالیں وصول کرنے کی اجازت دیتی ہے، تو انہیں ہدایت "چھٹیوں کے لئے بند" یا "آفس آفس" صوتی میل سلامتی کو ریکارڈ کرنے کی ہدایت دیتا ہے تاکہ کالروں کو بند کرنے کے بارے میں ضروری تفصیلات بتائے. ملازمین کو کال کرنے والوں کو یہ بتانا چاہیئے کہ وہ آفس واپس جائیں گے اور اگر دفتر بند ہوجائے تو فوری طور پر مدد کی ضرورت ہو گی. زیادہ تر معاملات میں، آپ نہیں چاہتے ہیں کہ ملازمین ذاتی رابطے کی معلومات فراہم کرتے ہیں.
06 - تھومسٹیٹس کو کم کریں، آفس کا سامان بند کریں
بند کے دوران آپ کے دفتری توماسسٹیٹ کی ترتیب یا دوبارہ ریگولیٹنگ کرکے توانائی اور پیسہ بچائیں. آپ کو قیمتوں کی بچت پر تعجب ہو جائے گا جو آپ جمع کر سکتے ہیں، اور یہ ایک اچھا پی آر کا موقع ہوسکتا ہے؛ ظاہر کریں کہ آپ کی کمپنی وسائل کو بچانے کے لئے مصروف عمل ہے.
آپ ڈیسک ٹاپ، کاپیئرز، پرنٹرز، اور کمپیوٹرز سمیت تمام غیر ضروری دفتری آلات کو تبدیل کرکے توانائی اور پیسہ بھی بچ سکتے ہیں.
07 - بیک اپ سرورز
اگر آپ کے کمپیوٹر اور سرور ہیں تو، یہ یقینی بنائیں کہ بیک اپ سائیکل مناسب طریقے سے چلنے اور بعد میں چلتا ہے. کاروبار کو دوبارہ کھولنے کے بجائے ابتدائی پنیپ کے لئے آپ کے آفسیٹ بیک اپ کی شیڈول کی طرف سے ایک آفت کی نمائش کو کم کریں. یہ ایک ایسا علاقہ ہے جہاں آپ کو اس مسئلے کے سلسلے میں رابطہ کرنے کے لئے واضح ہدایات حاصل کرنا چاہتے ہیں، لہذا اس بات کا یقین کریں کہ آپ کی جواب دینے والی سروس کو درست طریقے سے مطلع کیا جاسکتا ہے.
08 - بند نہ کرو
کچھ دفتری سامان موجود ہیں جو آپ کو بند نہیں کرنا چاہئے، بشمول:
- فیکس مشینیں
- فون سسٹم
- سرورز اور بیک اپ سسٹم
- ریفریجریشن یونٹ
- سیکورٹی کے نظام