اچھی آفس مینجمنٹ آپ کے نیچے لائن کے لئے اچھا ہے
1. دفتر مینجمنٹ کے معمولات کو قائم رکھنا اور انہیں چھڑی.
اگر آپ منظم رہنا چاہتے ہیں اور چیزیں آسانی سے چل رہے ہیں تو روٹین کاموں کو معمولی طریقہ کار کی ضرورت ہوتی ہے.
کاغذی کام اور دفتر کے نظام کو سنبھالنے کے لئے معمولات مرتب کریں. مثال کے طور پر، اگر ممکن ہو تو، آپ کے دفتر میں آنے والے ہر کاغذ کا ایک ٹکڑا ایک بار سنبھال لیا جانا چاہئے، پر عمل کیا، اور درج کردہ طور پر کسی ڈیسک پر پھانسی نہیں. اسی طرح، ای میل کے طور پر ڈیجیٹل مواصلات مستقبل کے عمل کے لئے فوری طور پر ممکنہ طور پر یا نشان زد کرنے پر ترجیح دی اور کام کی جانی چاہیئے.
دفتری نظام، ڈیسک ٹاپ، لیپ ٹاپ، فائل سرورز، ملٹی پرنٹ اور موبائل آلات سمیت، انتظامیہ اور ہنگامی طریقہ کار دونوں کی ضرورت ہوگی. جب نظام حادثہ ہوتا ہے یا کمپیوٹر سے منسلک سامان کا ٹکڑا ناکام ہوجاتا ہے تو، آپ کے دفتر میں سب کو معلوم ہونا ضروری ہے کہ کس کو کال کریں اور کیا کرنا (جیسے خود کو حل کرنے کی کوشش کریں). اپنے خطرناک کاروبار کے اعداد و شمار کی حفاظت کے لئے 3 قدم جانیں.
2. واضح طور پر نمائش کی ذمہ داریاں مقرر کریں.
اچھا آفس مینجمنٹ ان لوگوں پر انحصار کرتا ہے جو جانتا ہے کہ کون سا ذمہ دار ہے - یہ وہی لوگ ہیں جو حساب دہندگان ہیں جو چیزیں انجام دیتے ہیں.
مثال کے طور پر، کیا ہوگا، اگر آپ کے چھوٹے کاروبار کے لئے خریداری کیا ہوا تو جو بھی ہو؟ جب آپ کو ضرورت ہو تو آپ پرنٹر کاغذ تلاش کر سکیں گے؟ تمام سامان اور سامان کی فراہمی کرنے کے الزام میں ایک فرد کو لے کر مسئلہ کو حل کرتا ہے اور چیزوں کو آسانی سے چلاتی رہتی ہے. ملازمتوں کو نامزد کردہ شخص کو ای میل بھیجنے کے لئے کسی بھی درخواستوں کو ای میل کریں، یا ایک واضح جگہ میں ہتھیاروں کی فہرست شائع کریں جہاں لوگوں کو وہ اپنی ضرورت کو شامل کرسکتے ہیں.
یہ (کمپیوٹر) سسٹم انتظامیہ کے ساتھ ہی ہے. آپ کو آپ کے کمپیوٹر کے نظام کی حفاظت کے لۓ ذمہ دار شخص کی ضرورت ہے اور اس طرح کے اکاؤنٹس، پاس ورڈ، اور سافٹ ویئر کے بارے میں ٹریک رکھنے کی ضرورت ہے. دفتری ایپلی کیشنز، اکاونٹنگ سوفٹ ویئر اور ڈیٹا اسٹوریج کا استعمال کرتے ہوئے چھوٹے کاروباروں کے لئے ایک مثالی حل ہے، لیکن آپ کو انتظامی کاموں جیسے صارفین کو شامل کرنے / حذف کرنے، اجازت دینے وغیرہ وغیرہ کے لۓ مقررہ قابل اعتماد افراد کی ضرورت ہے.
3. ریکارڈ رکھیں - اور اپنے کاروباری ریکارڈ کو اپ ڈیٹ رکھیں.
ریکارڈ آفس کو اچھے آفس مینجمنٹ کا سب سے آسان حصہ کی طرح لگتا ہے - جب تک آپ ان ریکارڈوں کو قابل رسائی اور تازہ کاری رکھنے کی ضرورت پر غور نہ کریں. لیکن اچھا دفتر مینیجر ہونے کا پہلا اصول آپ کو اس پر گرفت میں مدد ملے گی؛ دفتر کا معمول ریکارڈ کرنے کو اپ ڈیٹ کریں. جب آپ نئے کسٹمر یا کلائنٹ حاصل کرتے ہیں تو، مثال کے طور پر، یہ آپ کے رابطے کے ڈیٹا بیس میں داخل کرنے کے لئے صرف ایک لمحہ لیتا ہے. اس کے بعد آپ نے فون پر ان سے بات کرنے کے بعد ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے صرف ایک اور لمحہ یا دو لگے گا.
(نوٹ، یہ بھی ہے کہ سب سے زیادہ دائرہ کار پرائیویسی کاروائٹس ہیں جو کسٹمر کی معلومات کو سنبھالنے کو منظم کرتے ہیں.)
4. اپنے دفتر کے ذریعے چہل قدمی کرو اور بیٹھ جاؤ.
کیا آپ کا دفتر خلا مینجمنٹ یا خلائی غلطی کا ایک مثال ہے؟
جب آپ دفتر سے چلتے ہیں، تو آپ کو رکاوٹوں کے ارد گرد گھومنا یا کچھ چیزوں پر ٹرپلپنگ کا خطرہ چلانا ہوگا؟
جب آپ میز پر بیٹھیں تو کیا آپ واقعی میں آرام سے کام کر سکتے ہیں؟ کیا چیزیں منطقی طور پر ترتیب دی جاتی ہیں تاکہ آپ جو میز پر زیادہ سے زیادہ استعمال کریں گے وہ ہاتھ سے قریبی ہیں؟
آج کل دفاتر میں بہت ساری چیزیں موجود ہیں، پرنٹر سے کابینہ فائلوں کے ذریعے کھڑے ہیں . اچھا دفتر مینجمنٹ کے لئے، آپ کو اس بات کا یقین ہونا ضروری ہے کہ آفس میں تمام چیزیں زیادہ سے زیادہ کارکردگی کے لئے ترتیب دیں اور زیادہ سے زیادہ حفاظت. چھوٹے یا ہوم آفس ڈیزائن کی بنیادی باتیں آپ کے دفتری جگہ کی طاقت، نظم روشنی اور وینٹیلیشن کی ضروریات کو محفوظ طریقے سے ملنے کیلئے تجاویز فراہم کرتی ہیں.
5. کشیدگی کا کام شیڈول کریں.
چیزوں کو جو آپ پسند نہیں کرتے اس کو بند کرنے کے لئے بہت آسان ہے، اور زیادہ سے زیادہ کاروباری لوگوں کو فائلوں ، شپنگ، وصول کرنے یا وصول کرنے جیسے کاموں سے لطف اندوز نہیں کرتے- یہاں تک کہ آفس مینیجرز.
بدقسمتی سے، ایک دفتر، باورچی خانے کی طرح، کام کئے جانے کے بغیر اچھی طرح سے کام نہیں کرے گا.
اگر آپ چھوٹے کاروباری مالک ہیں جو کسی بھی جگہ پر آپ کو کسی دوسرے کو بورنگ یا ناخوشگوار کام کے طور پر نظر انداز کرنے کے قابل نہ ہونے کی حیثیت رکھتا ہے، تو اپنے آپ کو ہر ہفتے اس وقت کی شیڈولنگ وقت سے باقاعدگی سے حاصل کرنے کے لئے مجبور کرے. ایک صبح یا دوپہر لے لو، مثال کے طور پر، اور یہ سرد کالیں خرچ کرتے ہیں ، غیر ترجیحی ای میل کی پوچھ گچھ واپس آتے ہیں ، سماجی میڈیا پوسٹنگ بنانے، اکاؤنٹنگ یا ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کرنے کے لۓ.
6. نمائندگی اور آؤٹ لک.
ایک مکمل دنیا میں، سب صرف وہی کر رہے ہیں کہ وہ کیا کرنے کا وقت رکھتے ہیں اور کیا کرتے ہیں. جیسا کہ دنیا کامل نہیں ہے، اس کے بجائے بہت سے لوگ چیزیں کر رہے ہیں کہ ان کے پاس وقت یا پرتیبھا نہیں ہے.
نمائندگی اور آؤٹ سورسنگ صرف آپ کے چھوٹے کاروبار کا دفتر مینجمنٹ کو بہتر بنانے میں مدد نہیں دے سکتا بلکہ آپ اپنی صلاحیتوں پر توجہ مرکوز کرنے کے ساتھ ساتھ آپ کی نچلے لائن کو بہتر بنانے کے لئے آزاد کر سکتے ہیں. ایک دفعہ یا مجازی اسسٹنٹ آپ کے بہت سے دفتر یا انتظامی کاموں کو ہینڈل کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے. نمائندگی پر زیادہ کے لئے، ملاحظہ کرنے کے لئے نمائندگی کریں .
7. کاروباری منصوبہ بندی کو ترجیح دیں.
بہت سے چھوٹے کاروباری مالکان اپنے دنوں میں کام کرتے ہیں اور رد عمل کرتے ہیں - اور پھر حیرت ہے کہ وہ اپنے پہیوں کو کتنے لگتے ہیں. کاروباری منصوبہ بندی اچھا دفتر مینجمنٹ کا ایک اہم حصہ ہے اور آپ کو باقاعدگی سے دفتر کے انتظام کے معمول کا حصہ بنانا ہوگا.
کامیاب چھوٹے کاروباری مالکان ہر ہفتے کاروبار کی منصوبہ بندی پر وقت لگاتے ہیں، اور بہت سے مقصد کی ترتیب اور ترقی کیلئے ایک آلہ کے طور پر روزانہ کاروباری منصوبہ بندی کا سیشن استعمال کرتے ہیں.
یہ کاروباری منصوبہ سازی گائیڈ آپ کے کاروبار کی منصوبہ بندی کی کوششیں جاری رکھنے کے لئے ایک عظیم پرائمر ہے؛ یہ آپ کے چھوٹے کاروبار کے لئے ایک کاروباری منصوبہ بندی کا فریم ورک رکھتا ہے اور کاروباری اہداف کو ترتیب دینے کے قواعد کے ذریعہ بصری بیان کی تحریری لکھنے سے ہر چیز پر وسائل فراہم کرتا ہے.
اگر آپ کے پاس عملہ ہے، تو وہ رسمی طور پر یا غیر رسمی کاروباری منصوبہ بندی میں شامل ہیں.
آپ فرق سے محبت کریں گے
افراتفری کو کاروبار کرنے کے لۓ مداخلت مت دینا. ایک بار جب آپ اچھے آفس مینجمنٹ کے سات سات اصولوں کو لاگو کرنا شروع کرتے ہیں، تو آپ کو اچھا دفتر مینجمنٹ میں فرق پڑے گا - اور آپ کتنا کاروبار کرتے ہیں.
بھی دیکھو:
کلاؤڈ کمپیوٹنگ کیوں چھوٹے کاروبار کے لئے مثالی ہے
آپ کے دائرہ دار نظام کو مایوس کرنا