تاہم، ایونٹ کی منصوبہ بندی اہم ہے اگر آپ چاہتے ہیں کہ ایونٹ آسانی سے جانے کے لۓ، آپ اپنی تمام کوششوں سے بھی نتائج چاہتے ہیں.
لہذا آپ کی تنظیم کو ایک "میزبان کمیٹی" بھرتی کرنا چاہئے.
میزبان کمیٹی کیا ہے؟
ایک "میزبان کمیٹی" روایتی ایونٹ منصوبہ بندی کمیٹی سے مختلف ہے. ان لوگوں کے بجائے جو لوگ فعال طور پر منصوبہ بندی، شیڈولنگ یا دن یا شام کے واقعات کے لئے ترتیب دے رہے ہیں اس کے بجائے، میزبان کمیٹی ایک ایسی ٹیم ہے جو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ واقعہ ایک ہٹ ہے. کچھ میزبان کمیٹی کے ارکان کو یہ اختیار کر سکتا ہے کہ:
- اپنے دوستوں، خاندان یا ساتھیوں کو ٹکٹ خریدنے کے لئے حوصلہ افزائی کریں
- مقامی کاروباری اداروں سے نیلامی اشیاء جمع کریں
- دروازے کے انعامات یا تقریب کیٹرنگ کے لئے وینڈر کنکشن بنائیں
بے شک، بے شمار بےشمار طریقے ہیں جو میزبان کمیٹی آپ کے خیراتی واقعات کو ہمیشہ سے بہتر بنا سکتے ہیں. ایک میزبان کمیٹی کے بارے میں سوچو کہ ایک پارٹی کی اصل میزبان کے طور پر؛ جو کوئی بہترین مہمانوں کو مدعو کرتا ہے، جانتا ہے کہ کھانے یا سجاوٹ کے لئے کس کو فون کرنا ہے اور وہ لوگ جو آپ کو اس تقریب میں کامیابی حاصل کرنے سے منسلک کرسکتے ہیں.
کیونکہ ایک میزبان کمیٹی کسی ایونٹ میں موصول ہونے والی فنڈز میں اضافہ کرسکتا ہے یا زیادہ میڈیا توجہ حاصل کرسکتا ہے، صحیح افراد کو تلاش کرنے اور بھرتی کرنا ضروری ہے.
آپ کے میزبان کمیٹی کے لئے کون سا انتخاب کرنا ہے
ایک حقیقی مفید میزبان کمیٹی میں ادا مارکیٹرز یا ایونٹ پلانرز شامل نہیں ہوں گے. اس کے بجائے، وہ آپ کی موجودہ ٹیم، ڈونر کی بنیاد یا رضاکاروں کے ساتھ کنکشن کے ساتھ انتہائی دلچسپ مصروف ہونا چاہئے اور تک پہنچنے کے لئے رضاکارانہ طور پر.
آپ کی میزبان کمیٹی صرف چند افراد سے درجنوں افراد تک پہنچ سکتی ہے.
آپ کی کمیٹی پر زیادہ لوگ، وہ آپ کے ایونٹ کی کامیابی پر زیادہ اثر ڈال سکتے ہیں.
آپ تقریبا کہیں بھی میزبان کمیٹی کے اراکین کو تلاش کرسکتے ہیں، بشمول:
- آپ کی تنظیم کے اندر بورڈ کے رکن یا چیئرمین
- رضاکاروں جو کمیونٹی میں انتہائی مصروف ہیں
- ایک ڈونر جو مقامی کاروباری اداروں سے تعلق رکھتے ہیں
- ایک ڈونر یا بورڈ کے رکن جو آپ کے مثالی ڈونر آبادی میں بڑے پیمانے پر رابطے رکھتے ہیں
- رضاکاروں جو بیچنے والے یا مقام کے مالکان کو جانتے ہیں
- مقامی یا قومی مشہور شخصیات جو اکثر آپ کی وجہ سے مشورہ دیتے ہیں
ایک بار جب آپ واقع ہوتے ہیں تو آپ اپنے میزبان کمیٹی میں شمولیت اختیار کرنا چاہتے ہیں؛ یہ ان کو بھرتی کرنے کا وقت ہے.
میزبان کمیٹی کو کیسے ہٹا دیں
ان افراد کے ساتھ تلاش کریں اور ان سے رابطہ کریں جنہوں نے میزبان کمیٹی کے بہترین ارکان بنائے. تاہم، کسی کو کسی میزبان کمیٹی پر نہ صرف پوچھنا. ایک رسمی دعوت نامہ کمیٹی کے ارکان کو بھرنے کا بہترین طریقہ ہے.
میزبان کمیٹی کے دعوت نامے میں، یہ ضروری ہے کہ یہ شامل کرنا ضروری ہے:
- ایونٹ اور آپ کی تنظیم (تاریخ اور مقام) کے بارے میں مکمل معلومات
- واقعہ کے مقصد کے بارے میں معلومات (مخصوص وجہ کے لئے فنڈ ریزنگ)
- میزبان کمیٹی کے رکن کیسے شراکت کرسکتے ہیں کی مثال
- اپنی ٹیم کے ساتھ جواب دینے یا منسلک کرنے کی تاریخ
- ان کو بتانے کے لئے ایک "اعلی درجے کی" شکریہ. آپ ان کو مدعو کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کر رہے ہیں
- آپ کا نام / رابطہ شخص اور رابطے کی معلومات
اس بات کو یقینی بنائیں کہ ممکنہ ممبران کو ان کی شراکت کو تسلیم کیا جائے گا اور اس کی تعریف کی جاسکتی ہے اور وہ شامل ہونے میں اہم اثرات مرتب کرسکتے ہیں.
اگر آپ سوچ رہے ہو کہ آپ کے میزبان کمیٹی کے دعوت نامے کے مسودے کو کیسے مسودہ کیا جائے تو، ساتھی غیر منافع بخش ویب سائٹس پر بہت مثال ہیں. اگر آپ آسانی سے استعمال ٹیمپلیٹ کی تلاش کر رہے ہیں تو ذیل میں سانچے کو کاپی اور پیسٹ کریں اور اپنی معلومات کو ہر بریکٹ میں درج کریں.
[تاریخ]
عزیز [نام داخل کریں]:
میں آپ کو ایک دلچسپ ایونٹ کے بارے میں جاننے کے لئے لکھ رہا ہوں کہ [آپ کا نام کا نام] [مہینہ داخل کرنے کے لئے] شہر [داخلہ داخل کریں] کی منصوبہ بندی کر رہا ہے.
[وجہ + سال میں (موجودہ ایک سے مختلف)]، [تنظیم]] [وجہ / سماجی مسئلے / آپ کے تنظیم کے مسائل کو حل کرنے کے بارے میں شعور کو بڑھانے کے لئے] [شہر کا نام] لاتا ہے اور [ پروگرام / اقدامات / کوششوں].
[ایونٹ / مقصد / تھیم کے بارے میں متعلقہ معلومات شامل کریں].
[تاریخ اور وقت] پر واقع [شہر] میں [واقعہ مقام (اگر آپ ہیں تو)] منعقد کی جائے گی.
[پہلا نام]، ہم اس ایونٹ کو بنانے کے لئے آپ کی مدد سے محبت کریں گے- اور دوسروں کو صرف اس طرح کی کامیابی - کامیابی ملے گی. اگر آپ اس ایونٹ کا حصہ بننا چاہتے ہیں اور مستقبل کے واقعات میں بھی، اگر آپ اس میزبان کمیٹی کو ہماری میزبان کمیٹی کا حصہ بناتے ہیں تو ہم سب سے زیادہ شکر گزار ہوں گے.
ملوث ہونے کے چند آسان طریقے ہیں:
- اپنے میزبان کمیٹی کے ایک رکن کے طور پر، آپ کا نام، یا آپ کے تنظیم کا نام اشتراک کریں
- ہمارے ایونٹ میں اپنے ساتھیوں، دوستوں اور پڑوسیوں کو [میز / ٹکٹ] خریدنے کے لئے مدعو کریں.
- ایونٹ کے لئے ہمارے ساتھ شامل
- [شخص کی کھڑے، کنکشن پر مبنی مخصوص درخواست داخل کریں.]
اگر آپ نے اپنی میز کی میزبانی کی اور اپنے دوستوں اور ساتھیوں کو تفریحی شام کے شام میں دعوت دینے پر غور کیا تو ہم بھی اس سے محبت کریں گے. آپ کی ساری مدد ہم سے [وجہ] کے بارے میں لفظ پھیلانے میں مدد کرے گی اور واقعی ایک اثر ڈالیں گے.
[آرگنائزیشن] کا ایک رکن ہماری میزبان کمیٹی کی تفصیلات پر تبادلہ خیال کرنے اور آپ کی شراکت کے بارے میں بات کرنے کے لئے آپ کو [ٹائم ٹائم آفس] کے اندر آپ سے رابطہ کیا جائے گا، آپ کو دلچسپی لینا چاہئے.
ہم [ایونٹ نام] بنانے اور مستقبل کے واقعات کو کامیاب بنانے کے لئے آپ کے ساتھ کام کرنا چاہتے ہیں! آپ کی ساری توجہ اور حمایت کے لئے شکریہ.
مخلص،
[تمھارا نام]
[تنظیم میں مقام]
[تنظیم کا نام]
[رابطہ نمبر]
آپ کے میزبان کمیٹی کو نوکری کرنے کے بعد
ایک بار جب آپ نے اپنے منتخب کمیٹی کے ممبران کو مدعو کیا ہے، تو آپ کو کچھ قبولیت خط یا کال مل جائے گی. تاہم، اس واقعہ کی تفصیلات حاصل کرنے سے پہلے یا آپ ان کو کیا کرنا چاہتے ہیں، کمیٹی کے ساتھ مختصر ملاقات کا شیڈول کریں. ان سے کچھ بھی پوچھنا بغیر، انہیں دو
- ایک دوسرے سے واقف ہو جاؤ
- گفتگو کریں کہ وہ آپ کی تنظیم میں کس طرح ملوث ہیں
- آپ کے سبب / کام کے بارے میں مواد یا پیشکش کا جائزہ لیں
- ان کی شراکت کے بارے میں دماغی خیالات کیسے کریں گے
وہاں سے، آپ ان کو آپ کے فنڈز سے متعلق اہداف جاننے، اور کس طرح آپ کو مل کر کام کرنا چاہتے ہیں (رابطوں کو مدعو کرنے یا نیلامی اشیاء کے لے جانے تک پہنچنے کے بارے میں) جان سکتے ہیں. اگر آپ کے پاس ایک گروپ ہے تو وہ "ذیلی کمیٹی" میں بھی تقسیم کرسکتے ہیں
یقینا، یہ آپ کے ایونٹ کی منصوبہ بندی اور عمل کرنے کے لئے صرف میزبان کمیٹی کا کام نہیں ہے. میزبان کمیٹی نے اپنے رضاکاروں یا ایونٹ پلاننگ کمیٹی کے ٹکٹوں کو فروخت کرنے کے لئے کام کرنا چاہئے، اس بات کا یقین کریں کہ نئے ایونٹ اسپانسر شپ کا دعوی کیا جاسکتا ہے، نیلامی اشیاء بہت شاندار ہیں اور رات کو حاضریوں کے لئے ہٹا دیا جائے گا.
آپ کے میزبان کمیٹی کی کوششوں کو تسلیم کرتے ہیں
جب ایونٹ ختم ہوجاتا ہے تو، آپ کے میزبان کمیٹی کے اراکین میں سے کچھ ایسے شخص ہوں جنہیں آپ کا شکریہ ادا کرتے ہیں، دونوں واقعات میں اور ایک تحریر کے ساتھ ہی دن کے بعد. آپ اپنے میزبان کمیٹی میں شامل ہونے والے زیادہ سے زیادہ، مستقبل میں وہ میزبان رہنا چاہتے ہیں.
اپنے تنظیم یا کمیونٹی کے اندر لوگوں کو تلاش کریں جو آپ کی اگلی تقریب کی میزبانی کرنے میں آپ کی مدد کرسکتی ہے. وہ آپ کی رقم میں اضافہ اور ان پروگراموں کو آپ کی حمایت کر سکتے ہیں میں بہت بڑا فرق بن سکتا ہے.