آپ کو بچانے اور منظم کرنے کی ضرورت ہے
ایک خاص حد تک، آپ کے کاروبار کے بارے میں زیادہ تر انحصار کرنے کے لۓ آپ کو ایک فائل تیار کرنے کی ضرورت ہوگی.
مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ممنوع مصنوعات کو فروخت کرتے ہیں تو آپ کو اس چیز کی ضرورت ہوگی جو آپ کی انوینٹری کو ٹریک کرتی ہے. تاہم، یہاں ایک ایسی عمومی فہرست ہے جو آپ کو اپنے گھر کے کاروبار میں ٹریک رکھنے کی ضرورت ہوگی.
- بزنس اور مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی
- قانونی دستاویزات (یعنی ایل ایل پی کا کاغذ ورک، کاروباری لائسنس، اور دانشورانہ ملکیت رجسٹریشن، معاہدے)
- رابطوں (پیشہ ورانہ، گاہکوں، فروشوں، سروس فراہم کرنے والے، وغیرہ)
- مالیاتی معلومات (منافع / ضائع ہونے والے بیانات، بیلنس شیٹس، قابل ادائیگی اکاؤنٹس / رسید)
- ٹیکس
- بزنس اخراجات (رسید)
- منصوبوں
اس فہرست کے ساتھ، آپ ان اشیاء کو شامل کرنا چاہتے ہیں جو آپ کے کاروبار کے لئے مخصوص ہیں.
اپنے ہوم بزنس کو منظم کرنے کے نظام
مشکلات آپ اپنے کاغذات اور دیگر اہم معلومات کو ذخیرہ کرنے اور سنبھالنے کے لئے مختلف طریقوں کا استعمال کریں گے. اہم عنصر یہ ہے کہ ایک ایسا طریقہ منتخب کریں جو آپ کے لئے بہترین کام کرتا ہے. ہر ایک کو سوچنے اور منظم کرنے کا ایک مختلف طریقہ ہے. مثال کے طور پر، کچھ لوگوں کے لئے، یہ حروف تہجی سے فائلوں کو منظم کرنے کے لئے مزید احساس بناتا ہے، لیکن دوسروں کے لئے، وہ تاریخ کی طرف سے منظم کرنے میں آسانی سے تلاش کرتے ہیں.
اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ آپ کے لئے کونسا بہتر کام کرے گا، ایک کو آزمائیں، اور اگر آپ اسے برقرار رکھنے میں جدوجہد کرتے ہیں تو ایک مختلف نظام کو اپنائیں. آپ کی فائلوں اور معلومات کو منظم کرنے کے تین طریقے ہیں:
سادہ بائنڈر فلنگ سسٹم
چھوٹے کاروباری اداروں کے لئے جو بہت زیادہ کاغذی کام نہیں بناتے ہیں، بائنڈر نظام ایک اچھا انتخاب ہے.
یہ لوگ ایسے لوگوں کے لئے بھی مثالی ہے جو ایک ہی جگہ میں سب کچھ پسند کرتے ہیں یا انہیں اپنی معلومات کو موبائل بننے کی ضرورت ہے. بائنڈر کا نظام ایک بڑا تین انگوٹی بائنڈر، شیٹ محافظ، اور سیکشن ڈویژنز کا استعمال کرتا ہے.
آپ کے کاروباری شعبوں کو منظم کرنے کے لئے سیکشن ڈویژن کا استعمال کریں جیسے زیر التواء حکم، مکمل حکم، مختلف اقسام کے ماسٹر کاپی ... وغیرہ. وہاں سے، آپ کو شیٹ محافظوں میں فائلوں کو جمع کرنے کے لئے شروع ہو جائے گا. ایک بار جب بائنڈر بھرا ہوا ہو - ہفتے کے آخر میں، مہینے یا تین مہینے - یہ صاف کرنے کا وقت ہوگا. آپ صرف ایک روایتی فلائنگ کے نظام میں کسٹمر آرڈر کی فائلوں اور دیگر تاریخی ریکارڈوں کو منتقل کریں گے جس سے آپ کے بائنڈر کی تنظیم کو قریب سے دیکھا گیا ہے.
روایتی فلٹنگ سسٹم
روایتی فائلوں کا نظام ایک فائلنگ کابینہ کا استعمال کرتا ہے، فائلوں اور منیلا فولڈروں کو پھانسی. تقریبا ہر کاروباری طور پر اس قسم کی فائلوں کی ضرورت ہو گی کیونکہ ان کے کاروبار میں اضافہ ہوتا ہے. وقت کے ساتھ پیدا ہونے والی بہت زیادہ کاغذی کام بھی نہیں ہے. اور چونکہ سات سالوں کے لئے ٹیکس ریکارڈ برقرار رکھنے کی ضرورت ہے، آپ کو ان ریکارڈوں کو ذخیرہ کرنے کی جگہ کی ضرورت ہے. روایتی فائلوں کا نظام ایسی چیزوں کے لئے موزوں ہے جو رکھنا ضروری ہے، لیکن باقاعدہ رسائی تک رسائی نہیں، مثلا پچھلے سال کے ٹیکس اور کاروباری لائسنس. یہاں آپ کے روایتی فلنگ سسٹم کو زمین اور کامیاب ہونے کے لۓ کچھ تجاویز ہیں:
- اس بارے میں سوچو کہ کس قسم کے نظام میں آپ واقعی استعمال کرتے ہیں. آپ گری دار میوے خریدتے ہیں ٹھنڈا دفتری سامان فراہم کر سکتے ہیں اور دنیا میں سب سے زیادہ وسیع اور رنگا رنگ بھرنے کے نظام کو پورا کرسکتے ہیں، لیکن اگر یہ آپ کے کام کے انداز سے مطابقت نہیں رکھتا تو یہ سیٹ اپ وقت اور پیسہ ضائع ہوجائے گا.
- اپنے کاغذ کا انتظام کرنے کے لئے ایک نظام بنائیں جس کی کم از کم "رابطے" کی اجازت دیتا ہے. آپ کاغذ کے ڈھیروں کی تعمیر سے بچنے کے لئے چاہتے ہیں، اور ہر ایک ٹکڑے میں سے ایک بار کئی بار کام کرتے ہیں. اس کے بجائے، فیصلے کرنے کے لئے کام کرنے کے لئے جہاں کاغذ کا ٹکڑا آپ کو چھونے کے لئے پہلی بار جانے کی ضرورت ہے.
- فائل کے لئے وقت الگ کریں. اس کام سے روکنے کے لۓ اس سے بچنے کے لئے آسان ہے، لیکن یہ ضروری ہے اور آپ کے کاروبار کو آسانی سے زیادہ آسانی سے چلانے میں مدد ملے گی. خاص طور پر رسید اور ٹیکس وقت استعمال ہونے والے دیگر اشیاء، اس سامان کو منظم رکھنے میں آپ کے ٹیکس بہت زیادہ آسان بناتا ہے.
الیکٹرانک دائرہ دار نظام
ڈیجیٹل دنیا نے کاغذ اسٹوریج کی ضرورت کو مکمل طور پر ختم نہیں کیا ہے، لیکن اس نے معلومات کو ذخیرہ کرنے میں بہت آسان بنایا ہے. ڈیجیٹل نظام انوائس تخلیق، بھیجنے اور انتظام کرسکتے ہیں، اور یہ آپ کے گھر کے کاروباری مالیات کو ٹریک کر سکتے ہیں اور پھر ای - فائلنگ کے لئے ٹیکس سافٹ ویئر میں درآمد کیا جا سکتا ہے. آپ رسیپیاں سکین کرسکتے ہیں اور انہیں اپنے کمپیوٹر پر ایک فائل میں ذخیرہ کر سکتے ہیں (اگرچہ آپ کو شاید کاغذ کا ورژن بھی رکھنا چاہیے). الیکٹرانک نظام آپ کے گاہکوں، گاہکوں اور امکانات کو آسانی سے رسائی، ای میل، بلنگ اور زیادہ کے لئے ایک گاہک رشتہ مینجمنٹ سسٹم میں ذخیرہ کرسکتے ہیں. آپ کے خیالات کو بچانے کے لئے آن لائن نظام استعمال کیے جا سکتے ہیں، آپ منصوبوں کو منظم کرنے، معلومات یا تحقیق کو منظم کرنے میں مدد کرسکتے ہیں.
لیکن کاغذ فائل کے نظام کی طرح، آپ کے کمپیوٹر پر یا کلاؤڈ میں محفوظ کردہ فولڈرز اور فائلوں کا استعمال کرتے ہوئے، آپ کے ڈیجیٹل فائلنگ سسٹم کو تنظیمی ڈھانچہ کی ضرورت ہوتی ہے. سب سے آسان انتظام کے لئے، آپ کے ڈیجیٹل سسٹم میں اسی ساخت اور فائل کے نام کا استعمال کریں جیسے آپ اپنے کاغذ کے نظام میں کرتے ہیں. اپنی ڈیجیٹل فائلوں کو بچانے کے لئے، انہیں الگ الگ ہارڈ ڈرائیو پر یا آن لائن اسٹوریج سسٹم پر بیک اپ کریں.
سب سے اوپر کا مجموعہ
امکانات آپ کو آپ کے کاروبار میں ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے تمام اعداد و شمار اور مواد کو منظم کرنے کے لئے ایک سے زیادہ نظام کا استعمال کرنے کی ضرورت ہو گی. سب سے پہلے، آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کے لئے جو کچھ بہتر کام کرتا ہے، اور پھر اس پر عمل کرے. مثال کے طور پر، آپ کو آپ کے کاروباری دن کے دن کے نظم و نسق جیسے آپ کے شیڈول، مارکیٹنگ، اور آپ کے فارم کی کاپیاں منظم کرنے میں مدد کرنے کے لئے باندنے والے نظام ہوسکتا ہے.
آپ کے روایتی نظام آپ کے طویل مدتی کاغذات جیسے سابقہ ٹیکس، اجازت نامہ اور کاروباری لائسنس، اور دانشورانہ ملکیت رجسٹریشن منعقد کرسکتے ہیں. آپ اپنے خیالات جیسے ایورنوٹ کو ذخیرہ کرنے اور منصوبوں کو ٹریک کرنے کے لئے ڈیجیٹل سسٹم استعمال کرسکتے ہیں.
دوسری طرف، آپ آن لائن کرنے والے فہرست اور کیلنڈر کا استعمال کرتے ہوئے، آپ کے کمپیوٹر میں تمام رسیدوں کو سکیننگ، اور آپ کے کاروباری انتظام کی ضروریات کے دوسرے کے لئے سافٹ ویئر یا آن لائن خدمات کا استعمال کرتے ہوئے ممکنہ حد تک ڈیجیٹل ہونا چاہتے ہیں. یہاں تک کہ، آپ اب بھی ایک ایسا نظام چاہتے ہیں جو پیدائش حاصل کرسکتے ہیں. کلیدی نظام کو تلاش کرنے کے لئے یہ آسان ہے کہ آپ کے ساتھ رہنا اور جب آپ کی ضرورت ہوتی ہے تو اس کی معلومات کو تلاش کریں.
اپ ڈیٹ ستمبر 2016 لیسلی Truex