مناسب کاروباری فون سلامتی کے ساتھ اپنے فون کا جواب دیں.
مثال کے طور پر، فون کا جواب دیتے وقت جب کہ "سیپریس ٹیکنالوجیز" سوسن بولتے ہیں. میں آپ کی مدد کیسے کرسکتا ہوں؟ " یہ نہ صرف کالر جانتا ہے کہ وہ ایک کاروبار تک پہنچے ہیں لیکن سوال کا جواب دینے کے لئے ان پر انحصار کرتا ہے، محض سوالات کے بارے میں وقت کی بچت ، جیسے "یہ صبری ٹیکنالوجیز ہے؟"، اور بے چینی چیٹ.
سوچتے ہیں اور آپ کو بولتے وقت ترجیح دیتے ہیں.
کیا کال ابھی ٹھیک ہے یا بعد میں؟ فون کے بہت سارے کاروباری ادارے وصول کرتے ہیں جو فوری طور پر جواب دیا جاتا ہے، جیسے کہ، "کتنی دیر سے آپ کھلے ہیں؟" لیکن دوسروں میں زیادہ پیچیدہ اور وقت سازی کے جواب شامل ہیں. اگر یہ معاملہ ہے، تو کالر کو بتائیں، اور پوچھیں کہ جب اس پر بات چیت کرنے کے لۓ اسے فون کرنے میں آسان ہو جائے گا.
ٹریک پر فون کالز رکھنے کے لئے Paraphrasing اور خلاصہ کا استعمال کریں.
اگر آپ فون پر کسی سے بات کر رہے ہیں جو نقطہ نظر سے بات چیت کرنا چاہتے ہیں تو، اس طرح کچھ کہتے ہیں، "تو میں آپ کو کیا کہہ رہا ہوں ..." یا "تو اہم نکات ہیں ..." یا "آپ کو کیا کہہ رہے تھے" کا ایک خلاصہ خلاصہ (خلاصہ ڈالیں)؟ " بات چیت کرنے سے انکار کر کے کسی شخص سے بات چیت کرنا مشکل ہے.
ہر کال بند کریں ایکشن آپ اور کالر کا خلاصہ کے ساتھ
حالانکہ یہ زیادہ سے زیادہ معاملات میں صرف سیکنڈ لگے گا، یہ آپ کو غلطیوں سے بچنے اور ڈبل چیک کرنے کی ضرورت سے بہت زیادہ وقت بچا سکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک گفتگو کے بعد جس نے آپ نے کلائنٹ کے ساتھ ملاقات کی ، آپ کہہ سکتے ہیں، "اچھا.
میں کل 10 بجے آپ کے دفتر پر آپ کے دفتر سے (مقام داخل کریں) سے ملیں گے اور ہم ایک دوسرے کے ساتھ نمونے پر جائیں گے. "
فون کی طرف سے ایک پیغام پیڈ رکھیں، لہذا آپ کال کے دوران جٹ تفصیلات کرسکتے ہیں.
یہ وقت صرف وقت کا انتظام نہیں ہے، آپ کو فون پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد ملتی ہے، لیکن بعد میں آپ کو تلاش کرنے کی ضرورت ہے اور / یا خاص بات چیت کی تفصیلات کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے.
اپنے مراجعین اور گاہکوں کو ای میل کا اختیار دیں
اگر آپ جانتے ہیں کہ آپ کا ای میل پتہ کیا ہے تو ان میں سے بہت سے فون آپ کے بجائے آپ سے رابطہ کرنے کے لئے ای میل استعمال کریں گے. یقینی بنائیں کہ آپ کی کمپنی کا ای میل پتہ آپ کے کاروباری کارڈوں پر اور آپ کی ویب سائٹ پر موجود ہے اگر آپ کے پاس ہے. اگر آپ کے پاس ان کے ای میل پتے ہیں تو، اپنے موجودہ گاہکوں اور گاہکوں کو ای میل بھیجیں، ای میل کے اختیارات کا ذکر کریں اور اسے مواصلات کو بہتر بنانے کے لۓ پیش پیش کریں.
فون کا جواب دینے والے وقت کا انتظام کرنے کیلئے ٹیکنالوجی کا استعمال کریں
کم سے کم کے طور پر، آپ کے کاروبار کو ایک جواب مشین اور صوتی میل ہونا چاہئے. مناسب کاروباری اسکرپٹ کے ساتھ ان کو مقرر کریں، اور جب آپ آفس سے باہر ہیں تو آپ کے لئے فون کا جواب دینے کے لئے استعمال کریں یا بغیر کسی پر کام کرنے کی ضرورت ہے. پھر ہر دن ان فون پیغامات کا جواب دینے کا وقت مقرر کرتے ہیں. ٹائم مینجمنٹ کی شرائط میں، آپ کو مل کر فون کالنگ کرکے مل کر قیمتی وقت مل جائے گا.
اگر آپ ہوم پر مبنی کاروبار چل رہے ہیں، تو الگ الگ بزنس فون یا لائن حاصل کریں
آپ کو اپنے "کاروباری صرف" کا جواب دینے والی مشین اور / یا صوتی میل کے ساتھ دوسرا "کاروبار صرف" ٹیلیفون ہونا ضروری ہے. نہ صرف یہ زیادہ پیشہ ورانہ ہے، لیکن اس وقت آپ کو پیغامات کے ذریعے موڑنے کا وقت مل جائے گا اور اس بات کا تعین کرے گا کہ کون سا کاروبار سے متعلق ہیں.
ایک شخص کو فون کا جواب دینے کے لئے یہ سب سے بہترین ہے
کسی مشین کو اٹھا یا بدتر، ایک خود کار طریقے سے انٹرایکٹو وائس ریپریشن (IVR) نظام ایک حقیقی بند ہے، جب آپ پیغامات کو چھوڑنے یا واپس کال کرنے کے لئے پریشان نہیں کرتے تو آپ کے کاروبار کی لاگت آئے گی. اگر آنے والے فون کالز کا جواب آپ کے دن کے دوران بہت زیادہ وقت لگ رہا ہے تو، آپ کے لئے فون کا جواب دینے کے لئے ایک استقبالیہ کار یا پیشہ ورانہ جواب دینے والی خدمات کو ملازمت پر غور کریں. کسی اور ہونے کی قیمت آپ کی پیداوار اور بہتر فروخت میں اضافہ کی طرف سے آفسیٹ سے زیادہ ہوسکتی ہے.
آپ کے فون کی طرف سے پوسٹ کیا گیا اکثر پوچھے جانے والے سوالات کی لکھا سکرپٹ رکھیں.
اگر آپ کے جوابات کے تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے یا فون کا جواب دیتے وقت کسی خاص درخواست کا جواب دینے کے بارے میں سوچتے ہیں تو یہ آپ کو اور آپ کے ملازمین کا وقت بچاتا ہے.
فون کی تجاویز خلاصہ
یاد رکھو، فون کا ایک کاروباری ذریعہ ہونا چاہیے، نہ ہی مداخلت کرنے والا وقت والا تھا جو آپ کے کام کا دن مقرر کرتا ہے. اپنے انباون فون کالز کو ان وقت کے انتظام کے تجاویز کے مطابق ہینڈل کرنے میں آپ کو اپنے وقت کو بہتر بنانے، اپنی پیداوری کو بہتر بنانے میں مدد ملے گی اور اپنے ٹیلی فون کو اپنی مناسب جگہ میں ڈالیں گے.