آفس وائس پیغام سے باہر پروفیشنل بنائیں

یہ موسم گرما ہے! خاندان اور دوستوں کے ساتھ معیار کا وقت خرچ کرنے اور چھٹیوں پر جانے کا وقت. اس کا مطلب یہ ہے کہ صوتی پیغامات اور ای میلز کو ترمیم کرنے کی ضرورت ہے تاکہ دفتری حیثیت سے باہر نکل سکے. یہ ضروری ہے کہ ایک پیشہ ور آواز کا پیغام اور آفس ای میل آٹو جواب تخلیق کریں تاکہ گاہکوں اور ساتھیوں کو مطلع کر سکیں جسے ہم کاروبار سے وقفے لے رہے ہیں.

مزید اہم بات یہ ہے کہ اس وقت کے بارے میں معلومات فراہم کرنے کے لۓ کاروبار میں کسی سے رابطہ کیسے کریں.

گاہکوں کو دور کرنے کے لئے یہ بہت افسوسناک ہو گا اور آپ سے رابطہ کرنے کا طریقہ نہیں معلوم ہوگا. اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کی پوزیشن فروخت، سروس یا اس سے بھی مصنوعات کی ترقی میں ہے. تمام کسٹمر کالز پیشہ ورانہ طریقے سے اہم ہیں اور ان میں شرکت کرنے کی ضرورت ہے.

ای میل کے ذریعہ آپ کے ساتھ بات چیت کرنے کی کوشش کرنے والے گاہکوں اور ساتھیوں کو خبردار کرنے والے ای میل کا مواد صوتی پیغام کے مواد کے ساتھ مطابقت پذیر ہونا چاہئے جو کالروں کو سلام کرے گا. اگر آپ آؤٹ لک 2010 کا استعمال کررہے ہیں اور مائیکروسافٹ ایکسچینج سرور کے ذریعہ منسلک ہوتے ہیں تو سب سے پہلے فائل ٹیب پر کلک کریں، پھر خودکار جوابی نشان پر کلک کریں.

اس کے بعد ایک عارضی ای میل کی تخلیق شروع کردی جائے گی جو آپ کو آفس سے باہر ہونے کے دوران ای میل بھیجا ہے جو سب کو بھیج دیا جاتا ہے. خودکار جواب بھیج دیا جاتا ہے کیونکہ آپ نے اس عارضی پیغام کو فعال کیا ہے. اس ای میل کو بنانے کے لئے ہدایات کی ایک قدم کی فہرست یہاں دیکھی جا سکتی ہے: آؤٹ لک ایکسچینج کے لئے آفس ای میل سے باہر

اگر آپ مائیکروسافٹ ایکسچینج سرور کے ذریعے منسلک نہیں ہیں، تو عمل تھوڑا سا مختلف ہے کیونکہ ان قسم کے ای میل اکاؤنٹس پر کوئی "خودکار جوابات" آئکن نہیں ہے. غیر ایکسچینج صارفین کے لئے اسی طرح کے ای میل کو بنانے کے لئے ایک مرحلہ وار گائیڈ یہاں دیکھا جا سکتا ہے: سبھی کے لئے دفتر سے باہر

اگلے مرحلہ ای میل کے مواد کو تخلیق کرنا ہے جو آپ کو آفس سے دور ہونے کے بعد سبھی کو بھیجا جائے گا. یہ ای میل یہ ہونا چاہئے کہ آپ دفتر سے باہر نکلیں گے، آپ کی موجودگی (اگر مناسب ہو) کے دوران آپ کس طرح پہنچ سکتے ہیں اور جو آپ کے بجائے آپ کے بجائے آپ کے پاس پہنچنا چاہتے ہیں، اس کے بدلے کاروبار سے رابطہ کرنے کے لئے کس طرح دفتر.

مثال:

ہیلو،

تمہاری ای میل کا شکریہ. میں فی الحال آفس سے باہر ہوں اور پیر، دسمبر 1 میں واپس آؤں گا. میں اس وقت کے دوران ای میل تک محدود رسائی حاصل کروں گا، لہذا میری رائے شاید تھوڑی دیر میں تاخیر ہو گی. اگر آپ کو فوری مدد کی ضرورت ہو تو، براہ کرم میرے اسسٹنٹ، باربرا کولسن میں ایک ای میل بھیجیں. اس کا ای میل ایڈریس bcolson@xyz.com ہے.

خوش چھٹیاں!

شاہراہ

مائیکروسافٹ ٹیمپلیٹس اور دیگر مثالیں پیش کرتا ہے جو یہاں پایا جا سکتا ہے: آفس کے سانچوں اور مثالیں. جب آپ دفتر میں واپس آتے وقت اس عارضی پیغام کو بند کرنے کے لئے مت بھولنا، ورنہ، کسی بھی شخص کو دفتر میں واپس آنے کے بعد آپ کو ای میل بھیجا جائے گا.

اب اس نے آپ کو آؤٹ ڈور ای میل، اسی طرح کے، مستقل طور پر جانے والے صوتی پیغام کی تخلیق کی ہے جو آپ کے تمام کالروں کو سنبھالنے میں آسان ہے. اسی الفاظ کو ای میل سے استعمال کریں، حوالہ دیتے ہیں جو آپ کی موجودگی میں کونسل سے رابطہ کیا جاسکتا ہے اور جب آپ واپس آ جائیں گے.

صوتی پیغام کے لۓ، ان کے ای میل ایڈریس کے بجائے شخص کا فون نمبر مہیا کرنا ضروری ہے.

مثال:

ہیلو،

آپ شاہرہ رینیری کی میز تک پہنچ گئے ہیں. براہ مہربانی اس پورے پیغام کو سنیں. میں دوشنبہ، جنوری 5 تک دفتر سے باہر رہوں گا. اگر آپ فوری طور پر مدد کی ضرورت ہو تو، براہ مہربانی اپنے اسسٹنٹ، بارب کالسن کو کال کریں. اس کے فون نمبر 212-555-xxxx ہے.

جب میں واپس آؤں تو میں آپ سے بات کروں گا. شکریہ.