کارپوریٹ ریکارڈ ان ریکارڈوں میں شامل ہیں جو کہ ایک کارپوریٹ کارپوریشن کی ضرورت ہے کہ وہ داخلی آمدنی کی خدمت اور ریاست کے قوانین کی طرف سے لازمی طور پر کام کررہے ہیں جس میں کاروبار شامل کیا جاسکتا ہے (کارپوریٹ بزنس ایسوسی ایشن کے طور پر تشکیل دیا گیا ہے).
کارپوریٹ ریکارڈز ضروری کیوں ہیں؟
کارپوریشن ریکارڈ ضروری ہے کہ کارپوریشن مناسب طور پر اندرونی آمدنی کی خدمت کے ذریعہ ضروری کام کر رہا ہے، تاکہ یہ ظاہر کرے کہ کارپوریشن ایک علیحدگی کا ادارہ ہے اور ذمہ داری سے کارپوریٹ ڈھال برقرار رکھنے کے لئے.
کارپوریٹ ریکارڈز کتاب کیا ہے؟
کچھ کارپوریشنز میں ایک کارپوریٹ ریکارڈ "کتاب" ہے جس میں تمام ضروری دستاویزات شامل ہیں. دوسرے معاملات میں، کارپوریٹ ریکارڈ آن لائن یا فائل کی کابینہ میں رکھی جاتی ہیں. ریکارڈ ایک ہی جگہ میں ہوسکتے ہیں اور دستیاب ہے اگر اندرونی آمدنی سروس آپ کی کارپوریشن کی جانچ پڑتال کرے.
آپ اپنے کارپوریٹ ریکارڈز کو "بادل میں" رکھ سکتے ہیں، لیکن ان ریکارڈوں میں خفیہ معلومات اور ملکیت کے عمل شامل ہوسکتے ہیں، اس بات کا یقین ہو کہ آپ کا سرور محفوظ ہے. سوسن وارڈ، چھوٹے بزنس-کینیڈا ماہر، دستاویز مینجمنٹ کے بارے میں بہت اچھا مضمون ہے جو آپ کو اس منصوبے میں مدد مل سکتی ہے.
کارپوریٹ ریکارڈز کس طرح تیار ہیں؟ کون کارپوریٹ ریکارڈ رکھتا ہے؟
کارپوریشن ریکارڈ آپ کی کارپوریشن کے ڈائریکٹر بورڈ کی طرف سے پیدا کی جاتی ہیں. بورڈ دستاویزات جیسے کارپوریشن کے مضامین اور سالانہ رپورٹس کی تخلیق کرتا ہے. بورڈ بورڈ کے اجلاسوں کے دوران تحریکوں اور منٹ جیسے دستاویزات بھی تخلیق اور ترمیم کرتا ہے.
کارپوریٹ سیکرٹری عام طور پر تمام کارپوریٹ ریکارڈ رکھنے کے لئے نامزد کیا جاتا ہے. بے شک، تمام ریکارڈز پر دستخط کئے جائیں، اور کسی بھی کارروائی میں دستاویزات ہونا لازمی ہے. اگر کارپوریشن نے اسٹاک کا حصص حاصل کیا ہے تو، کارپوریٹ سیکرٹری (عام طور پر اس فرد کا دفتر) اسٹاک کی ملکیت کے ریکارڈ کو برقرار رکھتا ہے.
کارپوریٹ سیکرٹری نے ہر بورڈ اجلاس میں بھی مطالبہ کیا ہے، جس کا ذکر کرتے ہوئے بورڈ کے ارکان موجود ہیں اور غیر حاضر ہیں.
بورڈ کی قراردادوں کی ریکارڈ رکھنا
کارپوریٹ بورڈز مجموعی پالیسیوں اور فیصلوں (فیصلے) کو منظور کرتے ہیں، اور وہ کاروبار کے دن کے فیصلے میں ملوث نہیں ہوتے ہیں. کارپوریٹ بورڈ کی سب سے اہم سرگرمیوں میں سے ایک قراردادیں بنانا ہے. قراردادوں بنیادی طور پر دستاویزات ہیں جو ریکارڈ بورڈ فیصلے. بہت سے معاملات پر کارپوریٹ قراردادوں کو بنایا جا سکتا ہے، بشمول:
- کارپوریشن کے بڑے ٹرانزیکشنز کی ریکارڈ
- معاہدوں کی منظوری
- حقیقی جائیداد کی فروخت یا خریداری کی ریکارڈ (زمین اور عمارات)
- ملازمتوں کی بڑی تعداد میں ملازمت یا لے آؤٹ
- نئے مارکیٹ یا نیا مقام میں توسیع
ان تمام فیصلوں اور اس کے علاوہ، ریکارڈ کرنا لازمی ہے.
کیا دوسرے ریکارڈز میں شامل ہونا چاہئے؟
- اس دستاویز میں ترمیم کرنے والے اداروں اور آپ کے مضامین کے مضامین. یہ مضامین آپ کی ریاست کے ساتھ درج کی جاتی ہیں، لیکن آپ کو اب بھی اصل اور تمام تبدیلیاں کی ایک نقل کی ضرورت ہوتی ہے.
- کارپوریٹ بائبل . قواعد کارپوریشن بورڈ آف ڈائریکٹرز کے کام کو مدنظر رہنمائی کے اصول ہیں. قسطوں میں کارپوریٹ آفس فرائض ، سالانہ اجلاس کے بارے میں معلومات، اور بورڈ کی پالیسی اور ووٹ کیسے بنائے گئے ہیں.
- سالانہ شریک سمیت بشمول تمام حصص اور ڈائریکٹر اجلاسوں کے منٹ
- سالانہ رپورٹ
- اسٹاک کے ٹرانزیکشن اور اسٹاک کی ملکیت کا سراغ لگانے کے لئے ایک اسٹاک رجسٹر.
- کارپوریٹ کاروبار اور ٹیکس کی قراردادیں
- روزگار اور تقرری کے فیصلے
- دلچسپی کے حل کے ڈائریکٹر تنازعہ
- کارپوریشن کے قرضوں اور قرضوں کے لئے حل
- ملازم فوائد اور ریٹائرمنٹ کے منصوبوں سے متعلق قراردادیں
- اسٹاک لابینت قراردادوں
اپنے بورڈ بنانے اور ریکارڈ رکھنے کے ریکارڈ میں ریاستی قانون کی پیروی کریں
جیسا کہ آپ اپنا کارپوریشن تشکیل دیتے ہیں، آپ کو اپنے ریاست کے ساتھ چیک کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کو اپنے کارپوریشن کو منظم کرنے اور چلانے کے لئے ریاست کے رہنما اصولوں کی پیروی کی جا رہی ہے. تمام ریاستوں میں کارپوریشنز کو مخصوص مخصوص قوانین موجود ہیں. ریاست کے سیکریٹری سیکرٹری یا آپ کے وکیل کے ساتھ مزید معلومات کے لئے چیک کریں.
کارپوریٹ اسٹارٹ اپ چیک لسٹ پر واپس جائیں