تنظیم ایک کامیاب کانفرنس کی کلید ہے
کانفرنس کی منصوبہ بندی دیگر قسم کے پروگرام کی مختلف اقسام سے مختلف ہے اور اضافی اقدامات بھی شامل ہیں.
کانفرنسز بڑے پیمانے پر واقعات ہوتے ہیں جو عام طور پر منصوبہ بندی کے لئے ایک سال یا زیادہ ہوتے ہیں. آپ کی فہرست میں ایک مقام کا انتخاب، ہوٹل ہوٹل کے کمرے میں بکنگ، آن لائن رجسٹریشن قائم کرنے، اسپیکر کو برقرار رکھنے، مہمانوں کو سوئٹنگ کرنے، ایک نمائش ہال کی میزبانی، شیڈولنگ کے اجلاسوں، کھانے اور مشروبات کو سنبھالنے اور مزید شامل کرنا شامل ہوسکتا ہے. ایک اچھی طرح سے منظم کانفرنس کی منصوبہ بندی کے رہنمائی کی تیاری کررہے ہیں کہ نقشے کے نقشے کسی بھی کامیاب کانفرنس کے منصوبہ ساز کے لئے لازمی ہے.
مندرجہ ذیل اقدامات آپ کو کانفرنس کی منصوبہ بندی کے رہنمائی کو تیار کرنے میں مدد ملے گی جو کسی بھی کانفرنس کی منصوبہ بندی کے لئے بلیوپریٹ کے طور پر کام کرے گی. آپ کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں اس تقریب کی بنیاد پر گائیڈ کو اپنی مرضی کے مطابق اور نظر ثانی کریں اور اسے ہاتھ میں رکھیں. جب مناسب طریقے سے تیار اور استعمال کیا جاتا ہے، تو یہ جلد ہی آپ کے قابل قدر کانفرنس سازی کا آلہ بن جائے گا.
بنیادی طور پر شروع کریں
آپ کے کانفرنس کی منصوبہ بندی کا گائیڈ کا پہلا حصہ کانفرنس کے بارے میں بنیادی طور پر شامل ہونا چاہئے:
- واقعہ کی تاریخ اور وقت
- واقعہ کا مقام (اگر معلوم ہو)
- واقعہ کا مقصد
کسی دوسرے معروف عناصر کو شامل کریں، جیسے متبادل تاریخوں یا حاضریوں کی تعداد.
منصوبہ کیا ہے؟
ایک کانفرنس کے مختلف عناصر کی منصوبہ بندی کرنے سے پہلے، آپ کو یہ پتہ چلا ہے کہ ان مختلف عناصر کہاں ہیں اور وہ آپ کے واقعے کی مجموعی اسکیم میں کہاں ہیں.
لہذا قلم اور پیڈ باہر لے لو یا کمپیوٹر کے سامنے بیٹھو اور ذہن میں آنے والے ہر چیز کو لکھنا شروع کرو. اہمیت یا کسی بھی قسم کی تاریخی ترتیب میں چیزیں درج کرنے کے بارے میں فکر مت کرو. وہ بعد میں آئیں گے. ابھی، آپ لازمی طور پر آپ کی فہرست کی ایک طویل عرصے تک سادہ ورژن تیار کر رہے ہیں، جس میں منصوبہ بندی کے عمل کے دوران انفرادی طور پر سنبھالنے کے لۓ مختلف موقف اکیلے اجزاء میں ٹوٹا جائے گا.
یہ سیکشن مندرجہ ذیل میں سے کسی کو درج کرسکتا ہے:
- مقام کا انتخاب
- ہوٹل کا انتخاب
- ملاقات کی جگہ
- مہم جوئی سوٹ
- کانفرنس کی نمائش ہال اور بوٹ
- افتتاحی تقریب
- اسپیکر / نمائش کے رجسٹریشن
- حاضری رجسٹریشن
- سفر کے انتظامات
- حاضری بیج
- واقعات کا پروگرام
- کھانے اور مشروبات
- آڈیو بصری
- سائٹ پر عملدرآمد
اس فہرست کو مرتب کرنے میں کچھ اضافی وقت لگیں تاکہ آپ کسی چیز کو نظر انداز نہ کریں اور آگے بڑھیں اور کچھ بھی شامل کریں جس میں بعد میں آتا ہے. درج کی ذمہ داری کے بہت سے علاقوں کی طرف سے مطمئن نہیں ہونا چاہئے؛ یہاں مقصد ہر چیز کے بارے میں سوچنا ہے لہذا آپ کو ہر چیز کو مؤثر طریقے سے منصوبہ بندی اور منظم کر سکتے ہیں.
ایک جگہ کا انتخاب کریں
ایک بار جب آپ نے اس بات کا تعین کیا ہے جب کانفرنس منعقد ہوگی اور واقعہ کے مجموعی دائرہ کار کو سمجھنے کے لۓ، اگلے مرحلے کو ایک مقام کا انتخاب کرنا ہوگا.
کانفرنس کے سائز پر منحصر ہے، آپ اپنے تمام کانفرنس کی ضروریات کے لئے ایک مقام کا انتخاب کرسکتے ہیں، نمائش کے ہال سے میٹنگ روم، ضیافت ہال اور ہوٹل کے کمرے میں. اگر کانفرنس ایک جگہ پر ایڈجسٹ کرنے کے لئے بہت بڑا ہے تو، ایک جگہ تلاش کریں جو بیرونی ہوٹلوں یا کیٹرنگ سائٹس کے قربت میں ہے لہذا کانفرنس کے حاضریوں کو ایک کانفرنس ایونٹ سے ایک دوسرے سے شٹل تک سفر کرنا ضروری نہیں ہے.
حاضری رجسٹریشن کے بارے میں سوچو
حاضریوں کو اس کانفرنس کے لئے کس طرح رجسٹر کریں گے؟ انہیں رجسٹریشن کی توثیق کیسے ملے گی؟ کانفرنس کا نام کیسے ٹیگ کیا جائے گا اور تقسیم کیا جائے گا؟ آپ کا کانفرنس پلاننگ میں گائیڈ میں ان تمام سوالات کا جواب شامل ہوگا اور کانفرنس کے رجسٹریشن جاری ہونے کے بعد اپ ڈیٹ کیا جانا چاہئے.
اگر ایک بڑی تعداد میں بڑی ہجوم کو متوجہ کرنے کی توقع ہوتی ہے تو پھر آن لائن کانفرنس رجسٹریشن کا نظام جانے کا راستہ ہے.
سسٹم ادائیگی پر عملدرآمد ، رجسٹریشن کا سراغ لگانا اور دیگر متعلقہ معلومات کو منظم کرنے اور رپورٹیں پیدا کرنے میں مدد کرسکتا ہے.
نمائش اور کانفرنس نمائش ہال
نمائش کے شعبے کانفرنسوں میں ایک عام خصوصیت ہیں، اسپانسرز اور وینڈرز کے لئے ان کی مصنوعات اور خدمات کو فروغ دینے کے لئے جگہ کا کرایہ دینے کا موقع فراہم کرتے ہیں. اگر نمائش کی خصوصیت کو مؤثر طریقے سے فروغ دیا جاتا ہے اور اچھی طرح سے موصول ہوئی ہے تو یہ کانفرنس کے میزبان کے لئے آمدنی کا بھی موقع ہے. اپنے کانفرنس کے سائز پر منحصر ہے، نمائش اور نمائش کے ہال کا انتظام کرنا اضافی وقت اور وسائل کی ضرورت ہوگی تاکہ اس کے مطابق منصوبہ بنا سکے.
جیسا کہ اوپر بیان کیا گیا ہے، آن لائن کانفرنس کے رجسٹریشن نظام رجسٹریشنوں کو ٹریک کرنے کا بہترین طریقہ ہے لہذا اگر آپ نمائش کے ایک بڑی تعداد کی توقع رکھتے ہیں، تو آپ اپنے حاضری رجسٹریشن کے نظام میں نمائش کے رجسٹریشن کو شامل کریں. نمائش مندرجہ ذیل کی ضرورت ہوگی:
- نمائش کے بیج
- درج کردہ بوتھ کی تعداد کے ساتھ کانفرنس کی نمائش ہال کا نقشہ
- نمائش کے بوٹ کے لئے دستی دستخط قائم اور نیچے آو
- نمائش بوتھ معاہدے
- نمائش کی کرایہ اور خدمات کے ساتھ مدد کرنے کے لئے دستیاب ویب سائٹ فروشوں کی فہرست
کانفرنس کے منصوبہ ساز کے طور پر، آپ کو نمائش کے ہال میں موجود مواد کی حفاظت کو یقینی بنانے کے لئے سیکورٹی کو ملازمت کے لۓ ذمہ دار ہو گا.
کانفرنس کی تفصیلات کی منصوبہ بندی کریں
کچھ بڑی ذمہ داریوں سے نمٹنے کے لۓ، جیسے کانفرنس کے مقام کا انتخاب اور حاضری رجسٹریشن، آپ کانفرنس کے ذہنوں کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے آپ کو اپنے توجہ کو منتقل کر سکتے ہیں. جیسا کہ کسی بھی فطرت کی ایک تقریب کی منصوبہ بندی کے ساتھ ہے، تنظیم تفصیل سے توجہ مرکوز کے طور پر قابل قدر ہے.
اب وقت ہے کہ کانگریس کی منصوبہ سازی کے عمل کے آغاز پر آپ کو ایک ساتھ مل کر کام کرنے والے اشیاء کی لمبی لانڈری کی فہرست کو نکالنے کے لئے. فہرست کے ذریعے دیکھو اور تبدیلیوں یا اضافوں کو تازہ ترین کاموں اور ذمہ داریوں کو ظاہر کرنے کے لئے لازمی طور پر بنائیں. اگلے الفاظ کو ان اشیاء کو کالولوجی آرڈر میں ڈال دیا، ان اشیاء سے شروع ہوسکتا ہے جو پہلے سے ہی آگے بڑھا جاسکتا ہے. مثال کے طور پر:
- ہوٹل کے کمرے کے کتاب کا بلاک
- ریزرو نمائش ہال کی جگہ
- تحقیق آن لائن کانفرنس رجسٹریشن کے نظام
- منصوبہ کانفرنس کی مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی
شروع میں شروع کریں اور وہاں سے جائیں. ہر تفصیل کے لئے ضروری ہونا ضروری ہے، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ معاہدے پر دستخط کئے جاتے ہیں اور وصول کی جائیں. جیسا کہ کانفرنس کی تاریخ نرسوں کے، آپ کی کارروائیوں میں مختصر مدت کے کاموں میں شامل ہوں گے:
- رنگ منصوبہ اور سجاوٹ منتخب کریں
- پھولوں کی ترتیبات بنائیں
- مینو منتخب کریں
- مقررین یا VIP کے لئے ہوائی اڈے کی نقل و حرکت کا بندوبست کریں
کسی کانفرنس کی منصوبہ بندی میں شامل ہونے والے ہر چیز کے لئے اپنے جانے والے دستی کے طور پر اپنے کانفرنس کی منصوبہ سازی کے رہنمائی پر غور کریں، اس سے کوئی فرق نہیں. یہ گائیڈ تیزی سے ایک قیمتی آلے بن جائے گا کہ آپ کو صرف منظم اور شیڈول پر نہیں رکھا جائے گا، لیکن اعصاب کو بڑی تاریخ کے نقطہ نظر کے طور پر غصہ کرے گا اور آپ سوال کرتے ہیں کہ آپ کچھ بھول گئے ہیں.