وفاقی قانون کی ضرورت ہے کہ آپ پےچیک ریکارڈز اور دیگر دستاویزات رکھیں
کیا پےچک ریکارڈرز کو ملازمین کی ضرورت ہے؟
آپ عام طور پر قانون کے مطابق کاروباری طور پر کام کرنے والے زیادہ سے زیادہ ریکارڈ رکھنے والے ہیں، لہذا تعمیل کرنا اضافی اقدامات یا کام کی راہ میں زیادہ نہیں ہونا چاہئے.
آر ایس ایس اور FLSA کی ضروریات کے مطابق آپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے پہلے ہی آپ کو اس ریکارڈ کا جائزہ لیں.
الیکٹرانک طور پر بھی کسی بھی شکل میں ریکارڈز کو برقرار رکھا جا سکتا ہے. مندرجہ بالا تمام غیر معالج ملازمتوں اور کم از کم اجرت کی ضروریات سے متعلق احکامات کو مندرجہ ذیل رکھنا ضروری ہے:
- ذاتی معلومات، ملازم کا نام، گھر کا پتہ، قبضے، جنس اور پیدائش کی تاریخ بھی شامل ہے اگر وہ 19 سال سے کم ہے
- اس کا کام کرنے والا ایک گھنٹہ اور دن ہوتا ہے
- کل گھنٹے ہر روز کام اور ہر ورکویک کام کرتے ہیں
- کل روزانہ یا ہفتہ وار براہ راست وقت آمدنی
- کسی بھی ہفتے کے لئے باقاعدہ گھنٹہ تنخواہ کی شرح جب اوور ٹائم کام کیا جاتا ہے
- ورکویوکی کے لئے کل اضافی ادائیگی
- کل تنخواہ ہر تنخواہ کی ادائیگی کی
- ادائیگی اور ادائیگی کی مدت کا احاطہ کرتا ہے.
غیر مستحکم ملازمین کو کم از کم کم از کم اجرت ادا کی جانی چاہئے اور ایک ہفتہ 40 سے زائد گھنٹے تک کام کرنے کے لئے اوور ٹائم وصول کرنا ضروری ہے. ایک ملازم اسے مسترد کر سکتا ہے اگر وہ تنخواہ کی بنیاد پر کم از کم $ 455 ادا کیا جاسکتا ہے اور اگر وہ کچھ ملازمتوں، عام طور پر انتظامی، ایگزیکٹو یا انتظام انجام دیتا ہے.
براہ راست وقت کا تنخواہ یہ ہے کہ جو کام ورکوی میں پہلے 40 گھنٹوں کے دوران حاصل ہوتا ہے.
غیر مستحکم ملازمتوں کے لئے مستحکم ملازمتوں کے لئے ضروری ہے کہ وہ غیر مستحکم کارکنوں کے لئے مختلف ہیں، اور گھریلو ملازمتوں کے لئے خصوصی معلومات لازمی ہے، غیر معمولی تنخواہ کے انتظامات کے تحت کام کرنے والے ملازمتوں کے لئے، ملازمین کو جن کے پاس رہائش یا دیگر سہولیات دستیاب ہیں، اور ملازمین کو نصاب تعلیم حاصل کرنے کے لئے.
اگر آپ میں سے کسی بھی کارکن ان زمرے میں گر جاتے ہیں تو، ایک وکیل سے مشورہ کریں.
فارم آپ رکھنا ضروری ہے
پےچیک ریکارڈ کے علاوہ، آپ کو ہر ملازم کے لئے فائل پر کچھ دیگر دستاویزات رکھنا چاہئے.
- وفاقی مالیات کو دکھا کر اپنے W-4 فارم کی ایک دستخط شدہ کاپی. یہ فارم کئی بار تبدیل کیا جاسکتا ہے لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ سب سے اوپر کی تازہ ترین شکل برقرار رکھیں.
- کسی بھی شکل کا ایک نقل جس پر ملازم نے تنخواہ کٹوتیوں کو اختیار کیا ہے، بشمول فوائد اور خصوصی عطیات جیسے متحدہ راستے یا دیگر خیراتی اداروں سمیت
- ملازم کی اصل درخواست کے فارم اور کسی بھی معاون دستاویزات کی ایک نقل، جیسے دوبارہ شروع یا ٹرانسمیشن.
- تنخواہ کی سطحوں میں تبدیلیوں پر ریکارڈز، پروموشنز یا ڈیمو سمیت، اور ان کے اعمال کی وجوہات.
پےچیک ریکارڈز کو برقرار رکھنے کا بہترین طریقہ کیا ہے؟
پےچیک ریکارڈ، بشمول جن لوگوں نے تمام گھنٹے کام کیا، تنخواہ کی حیثیت اور تنخواہ کی شرح میں تبدیلیوں کو الگ الگ فائل میں رکھا جانا چاہئے.
آپ کو ملازم کے تنخواہ اور فوائد سمیت تمام تبدیلیوں کے ریکارڈ بھی رکھنا ضروری ہے، بشمول ملازم رضامندی سمیت. آپ کو FICA کے ٹیکس اور گوداموں کے استثنا کے ساتھ ملازم کی تنخواہ سے کسی بھی کٹوتی کے لئے فائل پر لکھا رضامند ہونا ضروری ہے.
انسانی وسائل کے ماہر سوسن ہیاتھ فیلڈ میں ملازم کے اہلکار کی فائل میں کیا رکھا جانا چاہئے اس بارے میں زیادہ تفصیلی معلومات ہے.
ملازمت کے ریکارڈ دیکھنے کے لئے کون اجازت ہے؟
زیادہ سے زیادہ کاروباری اداروں کو ایک محدود علاقے میں ریکارڈ رکھتا ہے اور انفرادی اشخاص تک رسائی حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے جو ان کی ملازمت کی حیثیت یا پوزیشن کی وجہ سے ریکارڈ دیکھنے کی ضرورت ہو. ملازم کا ریکارڈ کبھی بھی ریکارڈ روم سے نہیں ہٹا دیا جانا چاہئے. اگر آپ کے پاس کچھ ملازمین سے زیادہ ہے تو، آپ اہلکار فائل تک رسائی کی پالیسی قائم کرنا چاہتے ہیں تاکہ انسانی وسائل کے ملازمین کو معلوم ہے کہ درخواستوں کا جواب کس طرح جواب دینا ہے.
- ملازمین کو ان کے اپنے ریکارڈ دیکھنے کی اجازت دی جانی چاہئے. اگر آپ کسی شخص کو اپنے ملازم کے ساتھ کمرے میں رہنا چاہتے ہیں تو وہ اپنے ریکارڈ کو دیکھ رہے ہیں.
- مقرر کریں جس میں کمپنی کا ملازم ملازم ریکارڈ دیکھ سکتے ہیں. عام طور پر رسائی عام وسائل کے شعبے اور مینیجرز اور ایک مخصوص سطح سے اوپر ایگزیکٹوز میں ملازمین تک محدود ہے.
- مختلف وفاقی اور ریاستی آڈیٹروں کو آڈیٹنگ کے مقاصد کے لئے ملای کے ریکارڈ تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے. آڈیٹر ملازم کے ریکارڈ تک رسائی حاصل کرنے سے قبل آپ ایک وارنٹی کی درخواست کرسکتے ہیں.
- کارکنوں میں ملازمتوں کی نمائندگی کرنے والے اٹارنیوں کو مخصوص مخصوص معاملات میں رسائی حاصل کی جا سکتی ہے. ایک اعلی سطحی اہلکار یا کمپنی کی وکیل کو ریکارڈز کی اجازت دینے سے قبل اٹارنی کی درخواست کی تصدیق کرنا چاہئے.