فیصلہ کریں اگر آپ واقعی میٹنگ کی ضرورت ہے
سب سے پہلے، فیصلہ کرتے ہیں کہ اگر اجلاس کی منصوبہ بندی واقعی ضروری ہے.
اکثر اوقات، ہم معلومات کا اشتراک کرنے یا ایک موضوع پر بحث کرنے کا بہترین طریقہ کے طور پر ایک رسمی اجلاس کے بارے میں سوچتے ہیں. لیکن اگر آپ کی خبر ای میل یا کانفرنس کال کے ذریعہ پہنچایا جاسکتا ہے، یا صرف 15 منٹ تک اپنے دفتر میں چند افراد کو ریلی کرکے، پھر رسمی اجلاس کو چھوڑ دیں.
صرف وہی لوگ مدعو کرتے ہیں جو واقعی ہونے کی ضرورت ہے
کبھی بھی ایک اجلاس میں مدعو کیا گیا اور حیران ہوا - آدھی رات کے ذریعے - آپ وہاں کیوں ہیں؟ ان لوگوں کو ایک میٹنگ میں مدعو کرکے لوگوں کا وقت ضائع نہ کریں جو انہیں شرکت کرنے کی ضرورت نہیں ہے. یہ ایک مؤثر اجلاس نہیں ہوگی. کیا اکاؤنٹنگ بجٹ کے سوالات کا جواب دینے کے لئے اجلاس میں موجود ہونا چاہئے؟ پھر اکاؤنٹنگ سے ایک فرد کو مدعو کریں جو اس کام کے لئے موزوں ہے.
اگر کسی شریک یا سپروائزر کو میٹنگ میں کیا بات کی گئی ہے اس بارے میں مطلع کرنے کی ضرورت ہے تو، آپ انہیں حقیقی اجلاس میں مدعو کرنے کی ضرورت نہیں ہے. بس میٹنگ خلاصہ تیار کریں اور بعد میں اسے بھیجیں. وہ وقت کی سیور کی تعریف کرے گی اور آپ کو یقین ہے کہ - کیونکہ آپ معلومات میں لکھنا لکھتے ہیں کہ وہ بات چیت کے بارے میں مکمل طور پر باخبر ہیں.
میٹنگ یاد دہانیوں کو بھیجیں
زندگی مصروف ہے اور کیلنڈروں کو فوری طور پر شیڈول کردہ سرگرمیوں کے ساتھ بک مارا جاتا ہے. آپ کے میٹنگ سے دو دن قبل دوپہر اپ ڈیٹ میٹنگ یاد دہانی بھیجیں. یہ ان لوگوں کو اس بات کی تصدیق کرے گا جنہوں نے جواب دیا کہ وہ حاضری میں رہیں گے اور آپ کو وقت سے پہلے پتہ چلتا ہے کہ اگر شیڈول تبدیل ہوگئے ہیں اور اہم شرکاء مقررہ میٹنگ کے وقت نہیں بنا سکتے.
ایک ایجنڈا ہے
مؤثر اجلاسوں کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے، آپ کو سب سے پہلے اس بات کی ضرورت ہے کہ اس بات پر غور کیا جائے گا. اجلاس کا مقصد کیا ہے؟ کیا کرنا چاہتے ہو وقت سے قبل میٹنگ ایجنڈا تیار کریں اور حاضرین میں تقسیم کریں. شروع وقت کا اشارہ کریں اور مضامین کی فہرست کی مختصر فہرست شامل کریں. طویل عرصہ سے زیادہ تفصیلی ایجنڈا کے ساتھ آپ کی اپنی میٹنگ کو ڈالو نہ کرو. کسی مخصوص شخص پر نامزد ہونے والے نام کی طرف اشارہ کریں جو مخصوص علاقے پر رپورٹنگ کے لئے ذمہ دار ہوں گے.
توقعات کے بارے میں واضح ہو
جب آپ سب سے پہلے ملاقات کے نوٹیفیکیشن کو بھیجنے کے بعد، اس کے مقصد اور اپنی توقعات کے بارے میں واضح کریں. کیا میٹنگ ایک پریزنٹیشن کے گرد گھومتا ہے اور نوٹ لینے کے لۓ حاضریوں کو تیار کیا جائے گا؟ یا کیا یہ دماغ دینے والا سیشن ہے جہاں حاضرین کو خیالات اور تجاویز سے نمٹنے کی توقع ہے؟
کچھ کارپوریٹ ثقافتوں میں، ملازمین کو صرف اس کے بعد سننے اور ان کے کارکنوں کو واپس کرنے کے لئے جمع کیے جاتے ہیں. دیگر کمپنیوں میں، ملازمین آزادانہ طور پر شرکت کرتے ہیں. آج کے باہمی تعاون کے کاموں میں، مواصلات اور خیالات کا اشتراک صرف اجلاسوں میں خوش آمدید نہیں ہے؛ یہ اکثر ملاقات کا مقصد ہے.
وقت پر شروع
اگر آپ ایسے شخص ہیں جو عام طور پر وقت پر اجلاسوں کے لئے ظاہر ہوتے ہیں تو آپ سمجھتے ہیں کہ جب تک اس خالی بات یہ ہے کہ حقیقی میٹنگ 15 منٹ تک لوگوں کے کمرے میں چیلنج نہیں ہوسکتی ہے.
کیا ناگزیر طور پر ہوتا ہے، آگے بڑھ رہا ہے، ہر کوئی جانتا ہے کہ یہ اجلاس کبھی وقت پر نہیں چلتے ہیں لہذا سب کچھ دیر سے ظاہر ہوتا ہے. اپنی میٹنگ کا چارج لیں. فوری آغاز وقت پر شروع کریں. دروازہ بند کرو اور شروع کرو. وہ stragglers تیزی سے پیغام مل جائے گا کہ وہ دیر سے پہنچ رہے ہیں اور انہیں صرف ایک بار یہ غلطی بنانا چاہئے.
یہ مختصر اور سادہ رکھیں
بہت سے معاملات میں - تقریبا 30 منٹ یا اس سے بھی 45 منٹ کافی ہوں گے. جب بہت زیادہ وقت مختص کیا جاتا ہے تو، معمول کا نتیجہ یہ ہے کہ اس وقت ضائع ہو گیا ہے. لوگ ادھر ادھر ادھر آتے ہیں بعد میں کسی ایجنڈے کے سامان پر بہت زیادہ لمبائی ختم ہو جاتی ہے. اجلاسوں کو مختصر اور نقطہ نظر رکھیں.
موضوع پر رہو
اکیلے ایک اجنبی اکیلے آپ کی ملاقات نہیں کرے گا. ایجنڈا میں چسپاں کریں اور ٹینٹینٹ پر چھٹکارا سے بات چیت رکھیں.
کسی بھی موضوع سے متعلق سوالات بتائیں، یہ بتاتے ہیں کہ یہ ایک اور اجلاس کے لئے ایک موضوع ہے، یہ ذاتی طور پر، یا اس طرح سے خطاب کیا جائے گا. کوئی بھی کسی بھی باہمی میٹنگ کو پسند نہیں کرتا جہاں میٹنگ کا مقصد دیگر بات چیت کے لۓ ایک دوسرے کے پیچھے ہوتا ہے.
کانفرنس روم کے باہر چھوٹے ملاقاتیں لیں
اسی واقف ہونے والے میزبان کے ارد گرد ایک ہی واقف کانفرنس روم میں بیٹھ کر صرف یہ ہے کہ واقف. ملازمتوں کو حوصلہ افزائی کرنے، تخلیقی سوچنے، اور متحرک بات چیت کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کرنے کے لۓ، معیاری کانفرنس روم سے باہر ملاقات کرنے پر غور کریں.
اگر جگہ اور موسم کی اجازت سے باہر ایک میز پر میٹنگ پر غور کریں. ایک عام علاقے میں جمع کرنے کی کوشش کریں جو اس کے بجائے ایک بڑی کانفرنس کی میز اور ساکیل کرسیاں کی سوفی اور چھوٹی میزیں ہیں.
ایک مختلف نقطہ نظر لینے کے لۓ خوف نہ اٹھائیں
اگر اجلاس کے نقطہ نظر کام نہیں کررہے ہیں تو، کورس کو تبدیل کرنے سے مت ڈرنا. مثال کے طور پر، اگر دماغی سازش سیشن بہت کم بات چیت کے ساتھ ایک پرسکون کمرے پیدا کر رہا ہے تو، سمت کو تبدیل کریں. لچک دار بنیں اور اس بات پر غور کریں کہ مجموعی طور پر اجلاس کس طرح جاری ہے.
ٹیکنالوجی کا استعمال کریں
شرکت کرنے والے افراد کو رکھنے کے لئے ٹیکنالوجی کا استعمال کرنے کی منصوبہ بندی. آج کی ڈیجیٹل دنیا میں، زیادہ تر لوگ گرافکس یا ویڈیوز دیکھنے کے لئے استعمال کرتے ہیں جو وہ الفاظ سنتے ہیں. اس مباحثے پر اپیل کریں اور آپ کی میٹنگ کی منصوبہ بندی کرتے وقت ایویووواسول شامل کریں.
کمپیوٹرز بڑی اسکرینز اور سمارٹ بورڈ پر پیشکشوں پر عمل درآمد کرتے ہیں جو تعامل کو فروغ دیتے ہیں معیاری لمبا پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز سے خوش آمدید تبدیلی ہیں.
میٹنگ خلاصہ بھیجیں
ملاقات کے بعد ایک دن کے اندر، کیا بات چیت کی گئی تھی کا ایک مختصر خلاصہ بھیجیں. حاضری میں ان تمام لوگوں کو ای میل کے ذریعہ تقسیم کریں، جنہوں نے اجلاس میں شرکت کرنے میں قاصر تھے، اور ان لوگوں کو جو مطلع کرنے کی ضرورت ہے. اس میں بھی کسی بھی کارروائی کی چیزیں بھی شامل ہیں، جو ہر چیز کے لئے ذمہ دار ہے اس کے ساتھ ساتھ اس کی تاریخ کے مطابق.