مؤثر اجلاسوں کو کیسے چلانا

ویسے چلنے کے اجلاس کے لئے 7 تجاویز

کیا آپ ہفتہ وار عملے کے اجلاس میں شرکت کرتے ہیں؟ کیا آپ کبھی اپنے آپ کو وہاں بیٹھتے ہیں، اپنے قلم کو باندھتے ہیں، اور آپ کے اسمارٹ فون پر جھانکنے کے لئے آزمائش کا مقابلہ کرتے ہیں، سوچتے ہیں کہ جب آپ کے پاس بہت سی دوسری چیزیں موجود ہیں تو آپ زمین پر موجود ہیں. یا بدتر، آپ میٹنگ کے سربراہ کی میز پر ہیں جب آپ دوسرے کا سب سے خطرناک مشاہدہ کرتے ہیں؟ تم تنہا نہی ہو. بدقسمتی سے منظم ملاقاتیں پیداوری قاتل ہیں اور وہ یقینی طور پر ملازم مورال کی مدد نہیں کرتے ہیں.

ان بورنگ کے اجلاسوں میں الوداع کہو اور مؤثر اجلاسوں کو منظم کرنے کے لئے سیکھیں جو ملازمین اور حوصلہ افزائی کرنے والے ملازمین کو چھوڑ دیں.

مؤثر اجلاسوں کے لئے 7 تجاویز

میٹنگ کے مقصد کا قیام

میٹنگ انتباہ بھیجنے سے پہلے اور آپ کے کیلنڈر میں ڈالنے سے پہلے اپنے آپ سے پوچھیں کہ آپ میٹنگ منعقد کرنا چاہتے ہیں اور مقصد کا تعین کرتے ہیں. کیا یہ ملازمین کو مینجمنٹ میں تبدیل کرنے کی رفتار میں اضافہ کرنے کا ایک اجلاس ہے؟ کیا آپ ایک منصوبے کے بارے میں فیصلہ کر رہے ہیں؟ کیا یہ ایک نئی کاروباری حکمت عملی کے لئے دماغ دینے والا سیشن ہے؟ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ملازمین کو ایک کمرے میں چہرے پر بحث کرنے کے لئے جمع کرنا اور اپنے مقصد کے لئے تعامل ضروری ہے؛ اگر میٹنگ کا مقصد ایک حیثیت کی تازہ کاری ہے تو ممکنہ طور پر کسی گروپ کے ای میل کو بھیجنے کے ہر کسی کے وقت کا بہتر استعمال ہے.

اجلاس کا مقصد بات چیت کریں

دوسروں کو آپ کی میٹنگ میں مدعو کرتے وقت، میٹنگ کے مقصد کے بارے میں واضح رہیں. یہ آپ کو صرف توجہ مرکوز نہیں کرے گا لیکن ملازمین کو میٹنگ میں حاضر ہونے کے لۓ یا تو دستاویزات یا ہاتھ سے معاملات کے بارے میں خیالات کے ساتھ تیار ہونے میں مدد ملے گی.

ایک مؤثر اجلاس کے لئے مواصلات ضروری ہے.

حاضریوں کے بارے میں منتخب کریں

کوئی بھی کسی میٹنگ میں شرکت نہیں کرتا جسے ان کے ساتھ کوئی تعلق نہیں ہے. اس بات کا تعین کریں کہ جو واقعی اور وہاں کیوں کی ضرورت ہے. آپ کی کونسی ان پٹ کی ضرورت ہے؟ کون سا ساتھیوں کو شرکت کرنا ضروری ہے اور اس معاملے پر ممکنہ سوالات ہوں گے؟

اگر کوئی آپ کی فہرست پر ہے تو اس کے بارے میں بات کرنے کی ضرورت ہے کہ کیا بات کی جائے گی، پھر ان کو ایک ایسا کریں اور اسے فہرست سے دور رکھیں. وہ آسانی سے اپ ڈیٹ ای میل کے ساتھ اپ ڈیٹ کیا جا سکتا ہے. وقت قیمتی ہے اور کوئی ملازم غیر ضروری طور پر میٹنگوں پر بیٹھ کر ملازمین سے منفی اثر انداز کرنے کے لئے چاہتا ہے.

آپ کو میٹنگ ایجنڈا بنانا ضروری ہے

سیٹ میٹ ایجنڈا کے بغیر ایک اجلاس منعقد ایک سیلبوٹ میں چڑھنے اور امید ہے کہ ہوا آپ کو کہاں جانا چاہتا ہے لے جاتا ہے. آپ - کافی لفظی - سمندر میں کھو جائیں گے. آپ کا اجلاس ایجنڈا آپ کی آخری منزل پر رہنمائی کرے گا. موضوعات پر تبادلہ خیال کریں اور دوسروں کو حصہ لینے کے لۓ ہر چیز سے خطاب کرے گا. حاضریوں سے پہلے وقت کے ایجنڈے کو ای میل کریں تاکہ سب جانیں کہ کیا امید ہے کہ تیار ہو اور تیار ہو.

آپ کی منصوبہ بندی پر چسپاں

یہاں تک کہ سب سے بہترین منصوبہ بندی کی میٹنگ بھی خراب ہو جائے گی، اگر بحث ختم ہو جائے تو اس کے ساتھ ساتھ مستحکم موضوعات ختم ہو جائیں گے. لہذا زیادہ تر ملاقاتیں اپنے مقصد کو حاصل کرنے میں ناکام ہیں - وہ ٹریک پر نہیں رہتے ہیں. آپ کے اجلاس کے آغاز میں، آپ کے ایجنڈے کے ساتھ ساتھ مجموعی طور پر ہر چیز کے لئے زمین کے قوانین قائم کریں اور ایک مخصوص وقت مختص کریں. مثال کے طور پر، "آج آنے والے کا شکریہ. ہر ایک کا وقت قیمتی ہے اور یہ میرا مقصد ہے کہ یہ اجلاس ایک گھنٹہ سے بھی کم رہیں.

آئیے بعد میں دیگر مضامین پر ہاتھوں اور ریزرو بحث میں رہیں. "کسی ایسے شخص میں رین جو بحث یا متعارف کرانے والے موضوعات کو مرتب کرنے کی بجائے ایجنڈا پر نہیں ہے.

ان کے ساتھ منسلک رکھیں

بصری ایڈز سبھی میٹنگ پر توجہ مرکوز رکھنے اور نہ ہی ان کے فون یا گھڑی پر رکھنے میں ایک طویل راستہ ہے. کمرے کے سامنے سمارٹ بورڈ پر ایجنڈا کو پوسٹ کریں. کمپیوٹر کا استعمال کرتے ہوئے ایک بڑی اسکرین پر پروجیکٹ بصیرت؛ اپنی آنکھوں کو سامنے رکھنے کے لئے کچھ بھی نہیں.

اجلاس کا خلاصہ

کبھی بھی آپ کے ساتھی کے مقابلے میں ایک اجلاس چھوڑ کر ایک مکمل طور پر مختلف لپٹ ہے؟ اس بات کو یقینی بنائیں کہ 24 گھنٹوں کے اندر آپ کی میٹنگ کے ذریعے یہ آپ کی میٹنگ کے ساتھ نہیں ہوتا. ایک خلاصہ شامل کریں، اہم موضوعات کو خطاب، اشارہ کردہ کاموں اور طول و عرض کی نشاندہی کریں. بروقت فیشن میں اسے باہر بھیجنا اس بات کو یقینی بنائے گا کہ حاضریوں کو غلط سمت میں سر نہیں ہے.