منصوبہ بندی اور Y-ME کی ماں کے دن کے واقعات کی تدابیر میں سیکھا سبق
خصوصی ایونٹ پلانر - خاص طور پر غیر منافع بخش دنیا میں ان لوگوں کو - جو جانتے ہیں کہ بیرونی فنڈ ریزنگ ایونٹ کو منظم کرنے کا ایک اچھا خیال ہے. اس طرح کے واقعات جیسے دوسرے کمیونٹی فنڈ ریزنگ کے خیالات کی ضرورت ہوتی ہے، اس سال کے فنڈ ریزنگ ایونٹ کا اختتام ہونے کے بعد اگلے سال کے ایونٹ کے لئے منصوبہ بندی شروع ہوتی ہے. ایونٹ کو ذہن میں ڈالنے کے لئے ضروری ہے اور بات چیت کے بارے میں بات چیت کرنا اور اس بات کو بہتر بنایا جا سکے کہ یہ واقعہ ٹیم کے دماغوں میں ابھی بھی تازہ ہے.
کامیابیوں اور بہتریوں پر تبادلہ خیال یقینی بناتا ہے کہ اگلے سال کے ایونٹ کے لئے ان کی خصوصیات شامل یا بہتر ہوسکتی ہے. اس طرح کی فعال منصوبہ بندی اسپانسرز کے لئے قیمت بھی شامل کرتی ہے. اور، بلاشبہ، تمام برادری کمیونٹی سے سال سے سال بڑھنے اور بڑھانے کی امید ہے.
اس طرح کے واقعات کو روکنے کے بنیادی مقصد پر توجہ مرکوز کرنا ضروری ہے: فنڈ ریزنگ. ان ایونٹ منصوبہ سازوں کے لئے جو پہلے سے ہی کمیونٹی کی واک میں رہتے ہیں، ان کی منصوبہ بندی کے لئے سب سے زیادہ اہم وقت میں سے ایک اصل میں ٹاور کے اختتام کے بعد ہوتا ہے. کمیونٹی فنڈرایسر چلنے کی منصوبہ بندی اور عمل کرنے کے بہت سے پہلوؤں کے بارے میں جاننے کے لئے، ہم شکاگو کے Y-ME چھاتی کے کینسر تنظیم کی طرف سے میزبان ماں کی دن کی واقعہ پر نظر انداز کرنے کے پیچھے جا رہے ہیں.
Y- ME ماں کے دن کے چھاتی کے کینسر فنڈرایسٹر واک
Y- ME 1 9 1979 میں دو چھاتی کی کینسر کے زندہ بچ جانے والے افراد کی طرف سے قائم کیا گیا تھا. غیر منافع بخش چھاتی کے کینسر کے مریضوں کے لئے اس کے کثیر زبانی قومی چھاتی کے کینسر ہاٹ لائن پروگرام کے لئے سب سے بہتر معلوم تھا.
پروگرام کے طور پر ملک کے صرف 24 گھنٹے ٹول فری ہاٹ لائن نے مکمل طور پر چھاتی کے کینسر کے زندہ بچنے والے افراد کو تربیت دی ہے جو تربیت یافتہ ہمراہ مشیر ہیں. لیکن تنظیم نے ماں کے دن ایک سالانہ فنڈرایسر چلنے کا بھی انتظام کیا جس نے اپنے پروگراموں اور خدمات کی حمایت کی. واپس 2007 میں، Y-ME نے 12 شہروں سے تقریبا 43،000 وائڈرز کے ساتھ $ 7 ملین سے زائد رقم اٹھایا.
2008 تک، 15 شہروں نے حصہ لیا. بدقسمتی سے، 2012 میں Y-ME نے اپنے دروازوں کو بند کر دیا، لیکن اس کے سالانہ فنڈراسر کی وراثت غیر منافع بخش ایونٹ منصوبہ سازوں کے لئے ایک عظیم کیس اسٹڈی ہے.
Y- ME فنڈ ریزنگ کی کامیابی میں سے زیادہ تر سب سے اہم مقاصد پر سب سے پہلے منصوبہ بندی اور منصوبہ رکھنے کے لئے ایک منظم نقطہ نظر کو منسوب کیا جا سکتا ہے. اس تنظیم کے سابق ڈائریکٹر تنظیم کے سابق ڈائریکٹر لیز کلوگ 2007 میں اپنے ریکارڈ سال کے بعد کہتے ہیں: "منصوبہ بندی کے عمل کے دوران ہمارے پاس مختلف پوائنٹس کی منصوبہ بندی ہے. لہذا، ہم اس بات کا یقین کرنے کے لئے وقت میں ان سب سے زیادہ اہم نکات کو فروغ دینے کے لئے اقدامات کریں گے. مثال کے طور پر، اس شہر میں جہاں ہم پہلی بار ایک ایونٹ کی میزبانی کرسکتے ہیں، ہم اس بات پر توجہ مرکوز کریں گے کہ ہمارے پاس ایک مقام اور جگہ ہے جہاں لوگ واپس آنا چاہتے ہیں. سڑک کے نیچے، ہم اس پر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں کہ کونسی کافی دکانیں ہم بروشروں کو چھوڑ دیں گے. "آتے ہیں کہ کس طرح Klug اور Y-ME ایونٹ پلانٹ ٹیم نے اس طرح کے ایک کامیاب واقعہ کو منظم کیا.
منصوبہ بندی 1: نمبروں کا تجزیہ کرنا
ایک کمیونٹی چلنے یا اسی طرح کے واقعے کی میزبانی کرنے کی ضرورت ہے مختلف اجزاء کے مختلف مقاصد کو مل کر، لیکن بالآخر، ایونٹ کی میزبانی کرنے والے ایسوسی ایشن یا خیراتی ادارے اپنے کام کے لئے پیسے بڑھانے کے لئے ایسا کر رہی ہے.
لہذا، اگلے ایونٹ کی منصوبہ بندی میں پہلا قدم ہوتا ہے جب موجودہ ایونٹ ختم ہوجاتا ہے، اور اس میں سے اکثر کام "تعداد" کے گرد گھومتے ہیں.
لیز کلگ کی وضاحت کرتا ہے، "ہم نے اس سال کے مقابلے میں اس سال کے مقابلے میں گزشتہ سال کے مقابلے میں ہم نے کس طرح کیا. ہم نے حصہ لینے کا تجربہ دیکھا. ہم نے اسپانسر شپ کی اپنی اقسام کا اندازہ کیا. ہم نے واقعات کے بارے میں کسی بھی فوری ای میل کو جواب دیا. "واقعہ سازوں کو بھی اس سال کے ایونٹ میں ملوث افراد کو یقین کرنے کے لئے فوری اقدامات کریں گے اگلے سال جاری رکھیں گے.
Klug تفصیلات میں بھی گرا دیا. اس کی تشخیص میں، اس نے رضاکاروں کی تعداد میں سب کچھ دیکھا جس نے ٹی شرٹ کی حجم میں حصہ لیا. اس کے بعد وہ پوچھیں گے کہ اگلے سال اسے زیادہ یا زیادہ ضرورت ہے.
منصوبہ بندی ٹائم لائن
کمیونٹی فنڈ ریزنگ چلنے والوں کو منظم کرنے کیلئے، یہ جاننا ضروری ہے کہ مختلف اوقات میں اقدامات کیا جاسکیں.
زیادہ سے زیادہ غیر منافع بخش اداروں کو بہت سے عملے اور رضا کار کمیٹی کے اراکین کی عیش و آرام کی ضرورت نہیں ہے جو ایونٹ کی کامیابی کو چلاتے ہیں. لیکن منصوبہ سازوں کو تسلیم کیا جانا چاہئے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ عوامی کیلنڈر پر واقعے کو حاصل کرنے کے لئے شہر کے میئر کے دفتر اور پبلک ورکس ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ مل کر کام کریں.
کلگ نے مشورہ کیا ہے کہ گزشتہ سال کے اعداد و شمار کا تجزیہ کرنے کے بعد پہلا قدم کارپوریٹ بھرتی پر توجہ دینا ہوگا. اگر ایونٹ نئے پروگرام نہیں ہے، اس سال کے ایونٹ کے اختتام کے بعد فورا سال کے ایونٹ کے لئے کارپوریٹ سپورٹ حاصل کرنا ضروری ہے. کلگ کا کہنا ہے کہ "ہم نے اس موقع پر تجزیہ کاروں کے بارے میں توجہ مرکوز کیا جب ہم نے ایونٹ لپیٹ کی اطلاع دی ہے." وہ فنڈ راؤنڈنگ ایونٹ کے طور پر ایک کمیونٹی واک چلانے میں دلچسپی رکھنے والوں کے لئے مندرجہ بالا مندرجہ ذیل نمائش پیش کرتا ہے:
- کارپوریٹ سپانسرز کی شناخت
- چلنے والے ٹیم کے پروگرام تیار کریں
- واقعہ کی سرگرمیوں کا تعین کریں
- بھرتی چلنے شروع
- ایونٹ لاجسٹکس کو حتمی شکل دیں
- ایونٹ کو پکڑو
- "شکریہ" ایونٹ کو پکڑو
- اگلے ایونٹ کا اندازہ کریں اور شروع کریں
Y- ME اس کے بہت سے لوجیجی ضروریات کو سنبھالنے کے لۓ باہر لاجسٹکس فرم کرائے گا. لیکن سب سے زیادہ مددگار میں سے ایک آن لائن رجسٹریشن کا نظام نافذ کرنا تھا.
آن لائن رجسٹریشن سسٹم کی کامیابی
Y- ME نے آن لائن رجسٹریشن کے لئے ویب کو استعمال کرنے کی اہمیت کے بارے میں تیزی سے سیکھا اور بعد میں آن لائن رجسٹریشن اور فنڈ ریزنگ کے لئے ٹیکنالوجی کا استعمال کرنے کے لئے زور دیا.
انہوں نے اپنی آن لائن حلقے کے تعلق مینجمنٹ سسٹم میں 2003 کی ویب سائٹ کی ویب سائٹ کے طور پر خدمات انجام دینے کے لئے سرمایہ کاری کی. اس قسم کا نظام رضاکاروں کے لئے ذاتی ویب سائٹ کے طور پر عطیات اور دیگر شراکت کے لئے ذاتی اپیل بنانے کے لئے کام کرتا ہے. یہ ایک واحد ڈیٹا بیس میں معلومات کو قبضہ کرتا ہے اور ان کے اراکین کی حوصلہ افزائی کے لئے ٹیم کے کپتان کے لئے ایک آلہ کے طور پر کام کرتا ہے.
آن لائن شرکاء میں 4،000 سے 11،594 اضافہ ہوا. آن لائن عطیہ 5،000 سے 19،650 تک بڑھ گئی. یو- ME ٹیم کا خیال تھا کہ اس نے 2.35 ملین ڈالر کا مقصد تک پہنچنے میں مدد دی، اور بونس کے طور پر، ٹیکنالوجی نے تقریبا 20،000 ڈالر کی انتظامی اخراجات کو کم کیا.
اس طرح کے نظام کو ایک اہم مواصلاتی آلے کی حیثیت سے بھی خدمات فراہم کی جا سکتی ہے جو کسی تنظیم کی پیروی کرتا ہے اور دوڑ دن کے باہر اجتماعی حلقوں میں شامل ہونے کی اجازت دیتا ہے.
ریس ڈائم ٹائم لائن
کمیونٹی چلنے والے اکثر اکثر صبح میں طے شدہ ہیں. نشریات اور مقام کی پیچیدگی پر منحصر ہے، ایونٹ کے لئے سیٹ اپ عام طور پر ایونٹ سے پہلے ایک ہفتے کے طور پر شروع ہوسکتا ہے، زیادہ سے زیادہ سرگرمی کے ساتھ چلنے سے چند دن قبل ہو رہا ہے.
جب Y-ME اپنے سالانہ فنڈ ریزنگ ایونٹ کے لئے منصوبہ بندی کی جائے گی، ٹیم عام طور پر اس علاقے کو محدود کرے گی جہاں وہ چلے جاتے ہیں تاکہ سڑکوں کو بند کرنے کی طرح کچھ عملی کاموں کو انجام دینے کے لئے اس کا ایک اہم ذریعہ بنانا ضروری نہیں ہے. ان کی واک عام طور پر غیر مسابقتی تھی، لہذا یہ بھی اس سے بھی مدد ملتی ہے کہ انہیں زیادہ سے زیادہ مسابقتی ریس ماحول کے لئے ضروری ضروریات پر غور کرنا پڑا.
عام طور پر دوڑ کے دن کے لئے شیڈول مندرجہ ذیل طور پر پھیلا ہوا ہے:
- واقعہ کی منصوبہ بندی کی ٹیم پہنچتی ہے (چلنے سے قبل 2.5 گھنٹے)
- رضاکارانہ چیک چیک (چلنے سے پہلے 2 گھنٹے)
- اسپانسر چیک میں اور سیٹ اپ (چلنے سے پہلے 2 گھنٹے)
- رجسٹریشن شروع ہوتا ہے (چلنے سے پہلے 1.5 گھنٹے)
- لائن سیٹ اپ (واک سے پہلے 30 منٹ)
- افتتاحی تقریبوں (چلنے سے پہلے 10 منٹ)
- ریس شروع ہوتا ہے
- مین اسٹیج تفریح شروع ہوتا ہے (چلنے کے بعد 1 گھنٹہ)
- دفتری اہم مرحلے ریمارکس (اختتام پر ہونے کے بعد؛ 1.5 گھنٹے کے نشان پر)
- پروگرام سرکاری طور پر ختم ہو چکا ہے (چلنے کے بعد 3 گھنٹے)
- ایونٹ بریک ڈاؤن شروع ہوتا ہے (تقریب کے بعد سرکاری طور پر ختم ہوجاتا ہے)
کمیونٹی واک یا چلانے کی منصوبہ بندی کے لئے تجاویز
پہلی دفعہ کمیونٹی چلنے یا چلانے میں دلچسپی رکھتے ہیں ان تنظیموں کے لئے، کلگ کئی کامیاب تجاویز پیش کرتا ہے جو کامیاب کامیابی کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی.
- گرم لیڈز کے ساتھ شروع کریں، بشمول منسلک رضاکاروں، اسپانسرز یا بڑی ٹیم سمیت. پیمائش کے قابل نتائج کی وضاحت کریں.
- اپنے شہر / مقام میں مسابقتی واقعات کا اندازہ کریں تاکہ وہ اپنے بہترین طریقوں اور بہتری کے لئے علاقوں کی شناخت کریں.
- ضروری اجازتوں اور آپ کے ایونٹ لاجسٹکس پر بحث کرنے کے لئے شہر کے میئر کے دفتر اور پارک اضلاع کے ساتھ کام کریں: وقت، مقام، شرکاء کی تعداد. یقینی بنائیں کہ آپ ان ملاقاتوں کے لئے تیار ہیں.
- اپنے بجٹ کو سمجھو اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے آپریٹنگ اخراجات کو 25-30 فی صد تک نئی ایونٹ کے لۓ رکھیں. کچھ خیراتی اداروں کو کل اخراجات کے 15-20 فیصد کے لئے کوشش کریں گے.
- آپ کے ایونٹ کے آپریٹنگ اخراجات کے 100٪ جذب کرنے کے لئے محفوظ اسپانسرز .