ایس اے اے پی میں خریداری ماڈیول کیسے کام کرتا ہے؟
کسی بھی سائز کے کاروباری سامان کو سامان خریدنے یا خدمات کو فراہم کرنے کے لئے یا تیار کرنے کے لئے اپنے سپلائی چین فنکشن کا استعمال کرتے ہیں. خریدنے کے شعبے سے پہلے SAP میں مال خریدنے کے لۓ، ڈیپارٹمنٹ کے منفرد ڈھانچے کو تشکیل دیا جانا چاہئے.
ایک ڈھانچے کو ڈیزائن کرنے کے لئے جو کاروباری ضروریات کو پورا کرتے ہیں، آپ کو ایس اے اے کے تنظیمی ڈھانچے کو سمجھنے کی ضرورت ہے اور خریداری کے محکمے کو فیصلے کرنے کی ضرورت ہے.
SAP خریداری تنظیم سازی کی ساخت
ہر خریداری کے ڈیپارٹمنٹ منفرد ہے، لیکن SAP کے اندر بیان کردہ تنظیم کی ساخت کمپنی کو نظام کے فوائد کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لئے بہترین طریقوں کو اختیار کرنے کی اجازت دیتا ہے.
- خریداری آرگنائزیشن - یہ خریداری کے بنیادی ڈھانچے کی اعلی سطح ہے. خریداری کی تنظیم کو خریداری کی سرگرمی کے ایک گروپ کے طور پر بیان کیا جاتا ہے جو انٹرپرائز کے تمام یا مخصوص حصے سے منسلک ہوتا ہے.
اگر کسی کمپنی میں جغرافیائی طور پر آزاد ہو تو بہت سے مقامات ہیں تو ہر علاقے میں ان کی اپنی خریداری کی تنظیم ہو سکتی ہے. تاہم، ایک یا دو مقامات کے ساتھ ایک چھوٹا کاروبار صرف ایک خریداری تنظیم کا استعمال کرسکتا ہے.
- خریداری گروپ - خریداری گروپ کسی فرد یا کسی خاص مصنوعات یا مصنوعات کے گروہ سے تعلق رکھنے والے لوگوں کے گروپ کے طور پر تعریف کی جاسکتی ہے جو خرید تنظیم کے ذریعے خریدا جاتا ہے.
بڑی تنظیموں میں اکثر خریداری کے شعبے میں پیشہ ور افراد کی گروپوں ہیں جو سپلائرز کے مخصوص سپلائرز یا اقسام کے ساتھ کام کرتے ہیں.
خریداری دستاویزات
وہاں بہت سے خریداری دستاویزات ہیں جو SAP میں خریداری محکموں کے ذریعہ استعمال ہوتے ہیں.
- خریداری کی درخواست - اگر پیداوار کی منصوبہ بندی کے عمل کے ذریعے ایک مصنوعات کی ضرورت ہو تو، ایک خریداری کی درخواست تیار کی جاسکتی ہے. مصنوعات اور خدمات منصوبہ سازی کے عمل کا حصہ نہیں مانگنے کی درخواست کی جا سکتی ہے.
ایک مطلوب مجاز صارفین کے ذریعہ بنایا جاسکتا ہے اور وہ بھی ویب پر مبنی کیٹلاگ سے یا درخواستیں براہ راست ایس اے پی کے نظام میں داخل ہونے کے ذریعہ طلب کرے گا. اگر کسی چیز کے لئے کسی چیز کی ضرورت ہوتی ہے تو اس سے قبل خریدا نہیں کیا جا سکتا ہے، کوٹیشن کی درخواست پیدا کی جاسکتی ہے اور موجودہ یا نئے وینڈرز کو بھیجا جا سکتا ہے.
- کوٹیوشن کے لئے درخواست - اگر مصنوعات کو معاہدہ کردہ سپلائر سے نہیں خریدا جا سکتا ہے یا قیمت اور معیار قابل قبول نہیں ہے، خریداری کے شعبے کو نئے یا موجودہ آپریٹرز کو کوٹیٹریشن (آر ایف پی) کے لئے درخواست بھیج سکتے ہیں.
سپلائر آر ایف پی کا جائزہ لے سکتے ہیں اور اشیاء کے لۓ اپنی بہترین قیمت اور حالات واپس بھیج سکتے ہیں.
- کوٹیشن - جب سپلائر اپنے کوٹیشنوں کو بھیجتا ہے تو، وہ ایس اے اے پی میں داخل ہوسکتا ہے اور پھر خریداری کے محکمے کا جائزہ لیا اور موازنہ کرسکتا ہے.
بہترین کوٹیشن کے لئے سپلائرز کے ساتھ کچھ بات چیت ہوسکتی ہے، جہاں خریداری کے شعبے میں زیادہ سازگار ڈلیوری وقت، چھوٹ یا مال کی قیمتوں کا اخراجات حاصل کرنے کی کوشش ہوگی.
- خریداری آرڈر - یہ ایک تجارتی دستاویز ہے جسے خریداری کے شعبے سے فروغ دینے والا ادارہ ہے، جس کی ضرورت ہوتی ہے کہ پروڈکٹ یا خدمات کی شناخت، مقدار، اور بات چیت کی قیمت جس پر سپلائر اور خریداری کے محکمہ پر اتفاق ہو.
نظام کو قائم کرنے کے لئے ممکن ہے تاکہ ایک وینڈر کو یہ تسلیم کرنا پڑے گا کہ انہیں خریداری کے حکم موصول ہوا ہے.
اس کے علاوہ، یہ ممکن ہے کہ وینڈرز کو ایک اعلی درجے کی شپنگ نوٹس بھیجنے کی ضرورت ہے، تاکہ یہ جاننا ممکن ہے کہ اشیاء کو نجات دینے کے بعد کیا جائے .
- معاہدے - ایک وینڈر کے ساتھ ایک خریداری کے حکم کے بجائے، یہ ایک رابطہ بنانا ممکن ہے جہاں وینڈر کسی خاص مدت کے دوران اشیاء کی ایک مخصوص مقدار کو بھیجنے سے اتفاق کرتا ہے.
اس کے علاوہ، معاہدے ایک قیمت کا معاہدہ ہوسکتا ہے جہاں مقدار کی بجائے؛ رابطہ ایک مخصوص مدت میں خریدی گئی مجموعی سامان کے لئے ہے.
- شیڈولنگ معاہدے - وینڈر کے ساتھ یہ معاہدے کا مطلب یہ ہے کہ وقت کے دوران مقرر کردہ وقفے پر اشیاء کی فراہمی کے لئے معاہدہ ہو گا.
ایس اے پی کی خریداری تقریب کو ڈیزائن کیا گیا تھا تاکہ اس کے صارفین اپنے اداروں کو ان گاہکوں کو ان گاہکوں کو حکم دے سکیں جو ان صارفین کو ان کے احکامات چاہتے ہیں، اور ان کو پورا کرنے میں مدد کرسکتے ہیں.
یہ ایس اے پی خریداری کا مضمون گیری میرون، لاجسٹکس اور سپلائی چین ماہر کی طرف سے اپ ڈیٹ کیا گیا ہے.