ایک نیا کسٹمر کا استقبال خط نئے گاہکوں کو حاصل کرنے کا ایک قابل قدر حصہ ہے، خاص طور پر اگر آپ کا کاروبار ایسا ہے جو ذاتی تعلقات پر توجہ مرکوز کرتا ہے. نئے کسٹمر کا استقبال خط لکھنے کے لئے وقت لے کر چند فوائد ہیں، بشمول:
- اپنے گاہکوں کو دکھاتا ہے کہ آپ ان کے کاروبار کی قدر کرتے ہیں
- سرکاری طور پر اپنی کمپنی کو نئے گاہکوں کو متعارف کرایا ہے
- نئے گاہکوں کو یقین دلاتے ہیں کہ آپ نے اپنی کمپنی کو منتخب کرنے میں صحیح فیصلہ کیا
- اہم رابطے کی معلومات فراہم کرتا ہے
یہ مرحلہ وار سبق آپ کو نئے کسٹمر کا استقبال خط فارمیٹ اور اس کے حصوں میں شامل ہو گا، لہذا آپ اپنے کاروبار میں ایک ٹیمپلیٹ کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں.
01 - کمپنی لیٹر ہیڈ
آپ کے نئے کسٹمر کا استقبال خط آپ کی کمپنی کے خط ہڈی پر پرنٹ کیا جاسکتا ہے، یا کم از کم اپنی رابطے کی معلومات شامل کریں.
آپ کی کمپنی برانڈنگ کے ساتھ پیشہ وارانہ خطوط ہونے کے بعد آپ کا استقبال خطوط اور تمام کلائنٹ مواصلات کے ذریعہ اپنے برانڈ کو مضبوط بنانے کا بہترین طریقہ ہے. لیکن اگر آپ کے نئے کسٹمر کے لئے آپ کا خط خط نہیں ہے تو، آپ کو یہ بھی شامل ہونا چاہئے:
- کمپنی کا نام
- واپسی کا پتہ
- ٹیلی فون نمبر
- ای میل اڈریس
آپ فیکس نمبر، کمپنی کی ویب سائٹ اور آپ کے دستیاب کردہ کسی دوسرے رابطے کے طریقوں کو بھی شامل کرنا چاہتے ہیں.
02 - تاریخ اور وصول کنندہ کا پتہ
آپ کے نئے کسٹمر کا استقبال کا خط خط کی تاریخ اور آپ کے وصول کنندگان کے میلنگ ایڈریس، تمام منسلک بائیں شامل ہونا چاہئے.
وصول کنندہ کے پتہ خانے میں عام طور پر شامل ہونا چاہئے:
- مکمل نام (سابقہ کے ساتھ)
- عنوان
- کمپنی
- ڈاک کا پتہ
03 - سلامتی
آپ کے نئے کسٹمر کے اس خطے کے اس حصے میں، آپ کو عام طور پر اپنے وصول کنندہ کو نام سے لے کر نامزد کرکے سلامتی کا خیر مقدم کیا جائے گا.
چاہے آپ وصول کنندہ کو ان کے پہلے نام (یعنی جین) کے ساتھ یا رسمی طور پر، ایک سابقہ اور آخری نام (یعنی محترمہ محترمہ ڈو) کے ساتھ سلامتی کے ساتھ اپنے رشتے پر منحصر ہوں گے.
04 - خوش آمدید پیغام
نئے کسٹمر کا استقبال خط کی افتتاحی سزا سلامتی کے بعد آتا ہے، اور گاہک کو خوش آمدید پیغام میں شامل ہونا چاہئے.
نئے کسٹمر کا استقبال خط میں ایک افتتاحی سزا کا ایک مثال یہ ہے:
"سمتھ سمتھ مشاورت کے عملے کی طرف سے، میں آپ کو نئے گاہکوں کے طور پر خوش آمدید کرنے کا موقع ڈھونڈنا چاہتا ہوں. ہم آپ کے ساتھ آپ کے لئے بہت خوش ہیں."
05 - کمپنی کا تعارف
آپ کے نئے کسٹمر کا استقبال خط آپ کی کمپنی کے تعارف، اور ساتھ ساتھ آپ کی صلاحیتوں کے دوبارہ نقل میں شامل ہونا چاہئے.
کمپنی کا تعارف کا ایک مثال یہ ہے:
"سمتھ مشورے پر، ہم اپنے گاہکوں کے ذمہ دار، قابل اور عمدہ خدمت کی پیشکش کرتے ہیں. ہمارا گاہک ہمارے کاروبار کا سب سے اہم حصہ ہیں، اور ہم آپ کو مکمل طور پر اپنی پوری اطمینان کو یقینی بنانا چاہتے ہیں، اب تک جب تک آپ ایک گاہک ہیں . "
اس سیکشن میں، آپ اپنے آپ کو متعارف کرنا چاہتے ہیں، اور کسٹمر کو بتائیں کہ آپ اپنی کمپنی کے ساتھ اپنے معاملات میں کس طرح کردار ادا کریں گے.
یہاں ایک ذاتی تعارف کا ایک مثال ہے:
"میں آپ کو مطلع کرنے کے لئے بھی خوش ہوں کہ میں کمپنی میں آپ کا بنیادی نقطہ نظر ہوں گا، اور میں آپ کو اپنے سوالات، تبصرے اور رائے کے ساتھ کسی بھی وقت مجھ سے رابطہ کرنے کی حوصلہ افزائی کرتا ہوں."
06 - رابطے کی معلومات
ایک نئے کسٹمر کا استقبال خط کے سب سے اہم حصوں میں سے ایک یہ حصہ ہے جس میں آپ سے رابطہ کرنے کے مختلف طریقے شامل ہیں. آپ کا استقبال خط کا یہ حصہ واضح طور پر یہ ہونا چاہئے کہ جب آپ کے سوالات یا دیگر مسائل ہیں تو آپ کا کسٹمر آپ کے ساتھ رابطہ کیسے کرسکتا ہے.
07 - یقین دہانی کرائی
آپ کے نئے کسٹمر کا یہ آخری خط آپ کے گاہکوں کو اپنے کاروبار کے لۓ ایک بار پھر منسلک کرنا چاہئے، پھر اس کو تقویت دیں کہ آپ انہیں ایک گاہک کے طور پر خوش آمدید خوش آمدید اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے تیار ہو کہ وہ مطمئن ہو.
خیال ایک مثبت نوٹ پر خط کو بند کرنا ہے، اور اپنے نئے گاہک کو خوش آمدید، تعریف کی اور اہمیت سے محروم رکھنا ہے.
یہاں آپ کے نئے کسٹمر کا استقبال خط کی آخری سزا کا ایک مثال ہے:
"جین، سمتھ مشاورت کو اپنے سب سے اہم کاروباری ضروریات کے لۓ دوبارہ آپ کا شکریہ. ہم آپ کی خدمت کرنے کے لئے اعزاز حاصل کر رہے ہیں."
08 - بند
آپ کے نئے کسٹمر کا استقبال خط کا اختتام ایک معدنیات (اخلاقی طور پر، احترام، سب سے اچھا معنی، آپ کا صحیح، وغیرہ)، آپ کے تحریری دستخط، اور آپ کا نام اور لقب شامل ہے.
ہمیشہ آپ کے اصل دستخط میں شامل ہونا ضروری ہے اور خط کو ذاتی بنانے کے لۓ کمپیوٹر کے پاس دستخط شدہ دستخط نہیں ہے. آپ کا دستخط وادی اور آپ کے نام کے درمیان جانا چاہئے، لہذا آپ وہاں کچھ اضافی جگہیں چھوڑنا چاہتے ہیں.