غیر ضروری اخراجات کو کم کرنے کا طریقہ
تاہم، بہت سارے کمپنیوں کو ملازمت کی کریڈٹ کارڈ کی پالیسیوں کی ترقی کے بارے میں بہترین طریقے سے آگاہ نہیں ہے. بہت سارے کاروباری مالکان ہمیشہ ان پالیسیاں بنانے کی خواہش رکھتے ہیں لیکن یہ کس طرح کرنے کے لئے ہدایات کی کمی نہیں ہیں. اس کی وجہ سے، یہاں ایک وشد وضاحت ہے کہ کس طرح کمپنیاں مؤثر طریقے سے ملازم کریڈٹ کارڈ کی پالیسیوں کو تشکیل دے سکتی ہیں.
کارڈ ہولڈر کے ذمہ داریاں
اگر کمپنی اپنے ملازمین کو کریڈٹ کارڈ پر قابو پاتی ہے تو، اس کے قوانین کو مقرر کیا جانا چاہئے جو کارڈ کے استعمال کو کنٹرول کرتی ہے. ملازمین کو کارڈ کے سیکورٹی اور کمپنی سے متعلق کسی بھی معلومات کی رازداری کے لئے ذمہ دار ہونا چاہئے. کارکنوں کو یہ یقینی بنانا چاہئے کہ کارڈ کو محفوظ جگہ میں رکھا جائے، کارڈ دھوکہ دہی کی سرگرمیوں سے آزاد ہے اور کارڈ کی شناختی نمبر محفوظ ہے. کمپنی یہ بھی بتاتی ہے کہ کاروباری کریڈٹ کارڈ صرف ملازم کی طرف سے استعمال کیا جا سکتا ہے اور نہ کسی دوسرے فرد.
سپلائی اخراجات کی توڑ
کمپنی کو قواعد و ضوابط کے ساتھ آنے کے قابل ہونا چاہئے جو سرگرمیوں یا ٹرانزیکشنز پر کریڈٹ کارڈ استعمال کیا جاسکتا ہے.
اصل میں، اخراجات کو مخصوص ملازمین کی ضروریات تک محدود ہونا چاہئے. ہر شعبہ میں ان کی اپنی لاگت کی حد ہونا چاہئے. ایک کمپنی کے طور پر، ہر ملازم کو جاری کرنے کے وقت خرچ کی حدود کے بارے میں مطلع کرنا اچھا ہے. اس کے علاوہ، ہر ملازم کو اس حد سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے اور اگر ایسا ہوتا ہے، تو وہ حد فیس پر گزرتا ہے.
آخر میں، کمپنی کا کریڈٹ کارڈ کبھی نقد ترقی کے لئے استعمال نہیں کرنا چاہئے.
باقاعدہ استعمال کی اطلاع
ہر کمپنی کو کسی بھی کمپنی کے کریڈٹ کارڈ کے استعمال کیلئے ذمہ دار ملازمین کو رکھنا چاہئے. آتے ہیں کہ ہر مہینے کے اختتام پر، ہر ملازم کو تمام الزامات، رسیدوں اور دائیں اکاؤنٹنگ کوڈوں کی تفصیلی تشریح پیش کرنا چاہئے. ہر ملازم کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ وہ کمپنی کے پاس تصدیق کرنے کے مقاصد کے لۓ جمع کرانے سے قبل ماہانہ بیان میں اخراجات کے رسید کو منسلک کریں. دیر سے ادائیگی سے بچنے کے لئے ان سب کو وقت پر کیا جانا چاہئے. ایسا کرنا اس بات کو یقینی بنائے گا کہ کمپنی آسانی سے اس کے ماہانہ اخراجات کی نگرانی کرتا ہے اور آڈیٹنگ آسان ہوجاتا ہے.
انفرادی اخراجات پر کارڈ کا کوئی استعمال نہیں
کمپنی کو ملازم کریڈٹ کارڈ کے استعمال پر بہت سخت ہونا چاہئے کہ کسی کو ذاتی اخراجات کے لۓ اسے استعمال کرنے کی اجازت نہیں ہے. مختصر میں، کارڈ کا استعمال کاروبار سے متعلق سرگرمیوں تک محدود ہونا چاہئے. اس معاملے میں، ذاتی استعمال کی تعریف، کاروبار کے عمل سے متعلق نہیں اخراجات ہے . کسی بھی ملازم پر جو کمپنی اپنی اپنی ادائیگیوں پر کارڈ استعمال کرتا ہے اسے بہت مشکل ہونا چاہئے.
استعمال کا جائزہ
اگر کمپنی ملازم کریڈٹ کارڈ سے متعلق معاملات کو حل کرتی ہے، تو اس کی مخصوص مدت کے بعد کارڈ کا جائزہ لینے کی سفارش کی جاتی ہے.
کارڈ کا جائزہ لینے والے ملازمت کے فوری نگرانی کے ذریعہ کمپنی کے اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے ممبر کے ساتھ ملنا چاہئے. ملازم کے سپروائزر کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ کارڈ کا استعمال اس کا محدود ہونا محدود ہے. دوسری طرف، اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو اس بات کی تصدیق کرنا چاہئے کہ ملازم کی طرف سے جمع کردہ تمام رسید اور دیگر اخراجات کے مستند ہیں.
لہذا، ہر کمپنی کو ایک مؤثر اور قابل اعتماد ملازمین کے پاس کریڈٹ کارڈ کی پالیسی ہونا چاہئے جو افراد کی طرف سے کارڈ کے غلط استعمال کو روکنے کے لئے. یہ ایک اچھی مالی حیثیت میں ایک کمپنی رکھتا ہے کیونکہ کوئی ملازم ذاتی اخراجات کے لئے اپنا کارڈ غلط نہیں کرے گا. اس کے علاوہ، کمپنی کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ سپروائزر اور اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ پالیسی کے تمام پہلوؤں کو سمجھے.