ماخذ دستاویز میں پایا جاتا ہے کلیدی معلومات کے بارے میں جانیں
کیوں ذریعہ دستاویزات اہم ہیں
منبع دستاویز بک مارک اور اکاؤنٹنگ کے عمل کے لئے لازمی ہے کیونکہ یہ یہ ثابت ہوتا ہے کہ مالی ٹرانزیکشن ہوا.
اگر ایک کمپنی کو آڈٹ کیا جاتا ہے تو، منبع دستاویزات اکاؤنٹنگ جریگوں اور عمومی لیڈر بیکار آڈیٹر ٹریل کے طور پر بیک اپ کرتی ہیں.
کاروبار کے لئے ایک ذریعہ دستاویز رکھنا صرف اپنے ذاتی ٹیکس کے لئے ٹیکس کٹوتی اشیاء کے لۓ وصول کرنے کے لۓ ہے. اگر آپ کے ٹیکس آڈٹ کئے جاتے ہیں تو، وہ اس ثبوت کو فراہم کرتا ہے جس نے آپ نے ان کی خریداری کی ہے. یہ بھی آپ کے کاروبار کے لئے سچ ہے، لیکن کاروبار میں، آپ صرف ٹیکس کٹوتی خرچوں کے لئے رسیپوں کو نہیں رکھتا. آپ اصل دستاویزات کو ہر مالی ٹرانزیکشن کے لۓ رکھیں.
کیا ذریعہ دستاویزات فراہم کرتے ہیں
ایک ذریعہ دستاویز ٹرانزیکشن کے تمام بنیادی حقائق کی وضاحت کرتا ہے، جیسے ٹرانزیکشن کی رقم، جس پر ٹرانزیکشن کیا گیا تھا، ٹرانزیکشن کا مقصد، اور ٹرانزیکشن کی تاریخ.
یہاں عام ذریعہ دستاویزات کے چند مثالیں ہیں:
- منسوخ شدہ چیک
- انوائس
- نقد رجسٹر رسید
- کمپیوٹر کی رسید
- ایک کسٹمر رقم کی واپسی کے لئے میمو
- ملازم کا وقت کارڈ
- رقم جمع کروانے کی رسید
- خریداری کے آرڈر
ذریعہ دستاویزات کا علاج کیسے کریں
ذریعہ دستاویز کو ٹرانزیکشن کے بعد جلد ہی ممکنہ اکاؤنٹنگ جرنل میں ریکارڈ کیا جانا چاہئے. ریکارڈنگ کے بعد، کچھ قسم کے نظام میں تمام ذریعہ دستاویزات درج کئے جارہے ہیں، جہاں انہیں ضرورت ہو گی اور انہیں دوبارہ حاصل کیا جاسکتا ہے.
بعض صورتوں میں، یہ حراستی کی سلسلہ فراہم کرنے کے لئے بھی ضروری ہوسکتا ہے کہ اس بات کا تعین کرنے کے قابل ہو کہ سوال میں منبع دستاویز آپ کے کنٹرول میں رہے.
فوٹو کاپیوں کے ذریعہ ماخذ دستاویزات
زیادہ تر حالات میں، ذریعہ دستاویزات کی فوٹو کاپی قانونی طور پر قابل قبول ہے. داخلی عواید سروس، مثال کے طور پر، 1997 کے بعد سے رسید کے فوائد کو قبول کیا ہے، جب تک کہ وہ جائز نہیں ہیں، اصل میں اور سکیننگ کے عمل کے حدود کے اندر موجود تمام معلومات پر مشتمل ہے، یہ پیش کرتے ہیں کہ ایک شکل میں ایک ہی شکل میں معلومات اصل.
ایک مواد کی رسید جس نے خریدی ہوئی چیزوں کو فروخت کیا اور قیمت ادا کی، لیکن سپلائر کے نام کے بغیر اسکین کیا گیا تھا. ایک دستاویز جس نے اصل رسید میں تمام معلومات پیش کی ہیں، لیکن لفظ یا ایکسل فارمیٹ میں اسے دوبارہ لکھا گیا ہے.
آئی آر ایس معیاری - مکمل، جائز اور اصل کی ایک حقیقی پنروتمنت - اسی طرح کے کاروباری اداروں اور سرکاری ایجنسیوں میں استعمال ہوتا ہے. تاہم، دیگر اداروں کو ان عمومی ضروریات میں اضافہ ہوتا ہے.
مثال کے طور پر، واشنگٹن یونیورسٹی کو صرف ڈیجیٹل ڈیوٹی فی انچ (ڈی پی پی) کی کم سے کم کثافت میں اسکین شدہ اصلی دستاویز فوٹوکوپیوں کے طور پر صرف پی ڈی ایف یا ٹیف ایف فارمیٹس میں پیش کیا جاتا ہے. یہ JPEG فوٹو کاپی قبول نہیں کرتا.
اگر آپ اسٹوریج کو سہولت دینے کے لئے اکاؤنٹنگ یا قانونی دستاویزات کو اسکین کرنے کی منصوبہ بندی کررہے ہیں، متعلقہ ادارے کے ساتھ ان کی جانچ پڑتال کریں تاکہ وہ اس دستاویز میں قبول کریں گے جسے آپ استعمال کرنے کی منصوبہ بندی کررہے ہیں.