تنظیم حاصل کرنے کے کاغذات کے اسٹیکوں کو صاف کرنے اور آپ کے ڈیسک پر آپ کے پٹھوں کو دھولنے سے زیادہ بہت زیادہ شامل ہے. تنظیم آپ کے کاروبار کے تمام مختلف حصوں کے لئے نظام اور طریقہ کار بنانے میں شامل ہے؛ اس سے آپ کو زیادہ پیداواری اور منافع بخش بننے میں مدد ملے گی. مندرجہ ذیل خیالات میں سے کچھ ایسے بہترین طریقوں میں شامل ہیں جنہیں آپ اپنے چھوٹے کاروبار میں مزید منظم کیا جا سکتے ہیں. سست اور مستحکم بہتری کے لئے صرف ایک کو آزمائیں یا اس سال آپ کے کاروبار میں ہر ماہ نئی سازش کے عمل کو شامل کرنے کا منصوبہ بناؤ.
01 - کاغذات اور دستاویزات کا کنٹرول لے لو
اب کہ آپ کے ساتھ کام کر رہے ہیں دستاویزات کی قسم کے بارے میں ایک بہتر خیال ہے، یہ وقت پیدا کرنے کے لئے - یا آپ کے دفتر بھرنے کے نظام کو بہتر بنانے کا وقت ہے. سوسن وارڈ ایک دستاویزی مینجمنٹ کے نظام کو بنانے کے لئے ایک مددگار رہنما رکھتا ہے جو آپ کو اپنے کاغذ کے عمل کو تخلیق کرنے یا اسے ٹھیک کرنے کے لۓ منظم کرنے میں مدد کرسکتا ہے.
اگر آپ فیصلہ کرتے ہیں کہ یہ کاغذ کاغذی دفتر (آگے بڑھنے اور پہلے سے پڑھتے ہیں )، تو آپ سکیننگ کے ذریعے شروع کر سکتے ہیں اور اپنے رسید کو ڈیجیٹل کرنا شروع کر سکتے ہیں، آن لائن انوائسنگ اور ادائیگی بک سروسز جیسے FreshBooks استعمال کرتے ہیں، ڈیجیٹل دستخط پروگرام جیسے DocuSign میں منتقل کر سکتے ہیں. ، اور ڈیٹا بیس بیک اپ اور آرکائیوونگ کے لئے کلاؤڈ کا استعمال کرتے ہوئے. اگر آپ سال کے دوران واقعات میں کاروباری کارڈ جمع کرتے ہیں تو، یہ بھی ایک کاروباری کارڈ سکینر میں سرمایہ کاری کرنے کا ایک اچھا خیال بھی ہوسکتا ہے تاکہ آپ فوری طور پر رابطے کی معلومات کو ڈیجیٹل کرسکتے ہیں اور کاغذ کارڈ ڈوبیں.
02 - حق پیداوری کے اوزار کا استعمال کریں
- رابطہ مینجمنٹ. نیٹ ورکنگ کے دوران آپ کو ملنے والے لوگوں کو یاد کرنے کے لئے اپنے گاہکوں کو ٹریک رکھنے سے، رابطے کی معلومات کے انتظام کے لئے ہر چھوٹے کاروباری مالک کو ایک نظام کی ضرورت ہے. آپ کو ایک جامع کسٹمر رشتہ مینجمنٹ (سی آر ایم) نظام جیسے سیلزورسی، یا چھوٹے پیمانے پر مینجمنٹ کے لۓ آپ اپنے کاروباری ادارے کے لئے کام کرنے کے لئے اپنے موجودہ رابطہ اپلی کیشن قائم کرسکتے ہیں.
- ملاقاتیں اور مواصلات چاہے آپ میٹنگ کا سامنا کرتے ہیں، فون پر یا ویڈیو بات چیت کی خدمات کے ذریعہ، عمل کو مزید منظم کرنے کا ایک طریقہ ہے. آپ ایک سروس استعمال کرسکتے ہیں جیسے آپ کی میٹنگ زیادہ منظم ہوتی ہے - پہلے، اس کے بعد اور بعد میں.
- اکاؤنٹنگ اور منفی. جس طرح آپ انوائس میں منظم کرتے ہیں، منظم کریں اور اس کو سنبھال لیں، ادائیگی کریں، اور فوری بکس آن لائن، Xero اور Wave جیسے ٹولز کے ساتھ نقد بہاؤ کا انتظام کریں.
- سفر اور اخراجات کا سراغ لگانا. آپ سفری منصوبوں کو آسان بنانے کے لئے ایپedia اور TripAdvisor جیسے ائپس استعمال کرسکتے ہیں. اس کے بعد، ایک بار سڑک پر، اطلاقات جیسے اخراجات کو خرچ کرنے کے لۓ اخراجات کو ٹریک کرنے میں مدد ملتی ہے اور اطلاع دیتے وقت آپ گھر میں بہت زیادہ منظم ہوتے ہیں.
- سوشل میڈیا کے انتظام. ہم سب جانتے ہیں کہ آپ سوشل میڈیا پر کتنا وقت ضائع ہوسکتے ہیں اگر آپ اسے منظم اور منظم انداز میں نہیں پہنچتے. یہی وجہ ہے کہ ہٹوس اور بفر جیسے اوزار چھوٹے کاروباری مالکان کے لئے انمول ہوسکتے ہیں.
- ای میل مینجمنٹ. اگر آپ اپنے چھوٹے کاروبار میں جی ایم کا استعمال کرتے ہیں تو، آپ کے پاس کچھ گوگل کی توسیع تک رسائی ہوتی ہے جو آپ کے ان باکس میں تیزی سے منظم ہوسکتی ہے. اگر آپ کسی اور ای میل ایپ کا استعمال کرتے ہیں تو، خود کار طریقے سے فلٹرنگ، یاد دہانیوں اور اس سے زیادہ کیلئے بین بکس کو آزمائیں.
- کام کی ترتیب لگانا. ایک اچھا پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ آپ کو کاموں کو ٹریک کرنے میں مدد کرے گا، فائلوں کو اشتراک کریں اور ٹیموں کے ساتھ تعاون کریں تاکہ ایک ہی جگہ میں ہو اور یہ آپ کے کام کو منظم کرنے کے لۓ آپ کو استعمال کرسکتے ہیں. بیسکیپپ یا آسا کو آزمائشی منصوبے کے انتظام کے حل کے لۓ.
پروڈکٹیوٹی ایک بہت ہی ذاتی عمل ہے اور آپ کی ضرورت ہو گی جس اطلاقات آپ کے کام کے لئے مخصوص ہوں گے اور جس طرح سے آپ کام کرتے ہیں. اپنے عمل میں ایک نئے آلے کو شامل کرنے سے قبل اپنی ضروریات کو تلاش کرنے کا وقت لیں. آپ کی ضرورت نہیں ہوسکتی ہے. مزید پیداوار سازی کے آلے کی حوصلہ افزائی کے لۓ، اس مضمون کو 101 چھوٹے کاروباری پیداوری ایپس کے ساتھ پڑھیں اور ان 27 وقت کی بچت کے اطلاقات کو تلاش کریں .
03 - اپنے کمپیوٹر کو منظم کریں
یہاں آپ کے کمپیوٹر کو منظم کرنے اور کام کرنے کی شکل میں واپس کرنے کے لئے جو کچھ آپ کر سکتے ہیں اس کی ایک فہرست ہے.
- اپنے ڈیسک ٹاپ کو صاف کرو. آپ یہاں جا سکتے ہیں کہ کئی طریقے ہیں، اور یہ سب آپ کے کام کے انداز پر منحصر ہے اور آپ اپنے کمپیوٹر کو کس طرح استعمال کرتے ہیں. آپ اپنے کپاس سے ہر چیز سے چھٹکارا حاصل کرسکتے ہیں، آپ کے ردی کی ٹوکری بن (یاد رکھیں کہ آپ کے ڈیسک ٹاپ پر اے پی پی شبیہیں صرف شارٹ کٹ ہیں - آپ کے اصل ایپلی کیشنز میں سے اکثر آپ کے ایپلی کیشنز فولڈر میں رہتے ہیں). یا آپ اپنے سب سے زیادہ استعمال کردہ ایپس اور فائلوں میں چند شارٹ کٹس شامل کرسکتے ہیں. میں پہلے اختیار کے لۓ گمراہ کروں گا، جو ممکنہ طور پر سنجیدگی سے چل رہا ہے، لیکن اکثر فائلوں کو آسان رسائی کے لۓ اپنے ڈیسک ٹاپ کا استعمال کرتے ہوئے میں کام کر رہا ہوں. پھر میں ختم ہونے کے بعد میں ان کے مستقل گھر میں منتقل کرتا ہوں.
- ایک ڈیجیٹل فائلنگ سسٹم قائم کریں. اپنے دستاویزات کو مستقل گھر دینے کے بارے میں بات کرتے ہوئے، یہی ہے کہ آپ ایک دائرہ دار نظام بناتے ہیں جس سے آپ کو مکمل احساس ہوتا ہے لہذا آپ ان دستاویزات کو تلاش کر سکتے ہیں جو آپ کی ضرورت ہوتی ہے. فائل اور فولڈر تنظیم کے لئے یہ گائیڈ آپ کو شروع کرنے میں مدد کے لئے بہت سے بہترین تجاویز فراہم کرتا ہے.
- اپ ڈیٹ سافٹ ویئر اگر آپ کا کمپیوٹر خود کار طریقے سے اپلی کیشن اور آپریٹنگ سسٹم اپ ڈیٹس انسٹال کرنے کے لئے مقرر ہوتا ہے تو، بہت اچھا. اگر یہ آپ کے لئے دستی عمل ہے، تو آپ کو کم از کم کم از کم اپ ڈیٹس کی جانچ پڑتال کرنی چاہئے کیونکہ سیکورٹی کے پیچوں میں شامل ہیں. پھر، سال میں ایک بار، اس سافٹ ویئر کے موجودہ ورژن کا جائزہ لیں جسے آپ استعمال کرتے ہیں اور اس کا فیصلہ اپ گریڈ کرنے کا وقت رکھتے ہیں.
- وائرس اور کارکردگی کے مسائل کے لئے اسکین. آپ کے پاس کس قسم کے کمپیوٹر ہیں، اس کے باوجود، سبھی وائرس یا میلویئر حاصل کرسکتے ہیں (ہاں، یہاں تک کہ میکس!). اگر آپ کے پاس ونڈوز پر مبنی کمپیوٹر ہے تو، PCWorld سے ان پی سی کی بحالی کی تجاویز آپ کو اپنے کمپیوٹر کو صحت مند رکھنے اور آسانی سے چلانے میں مدد ملتی ہے.
- اپنے ڈیٹا بیک اپ کی سالمیت کی توثیق کریں. آپ اپنا ڈیٹا بیک اپ کر رہے ہیں، ٹھیک ہے؟ اگر نہیں، تو وقت کے لئے ہر چیز کو چھوڑ دو اور یہ سب سے پہلے کرو. آپ یا تو بادل بیس بیس ڈیٹا بیک اپ سروس جیسے کاربوٹائٹ، بیکبلز یا کرش پلیپیل استعمال کرسکتے ہیں یا آپ بیرونی ہارڈ ڈرائیو استعمال کرسکتے ہیں جو آپ اپنے کمپیوٹر میں پلگ ان کرتے ہیں (میں دونوں کرتے ہیں). کسی بھی آپشن کے ساتھ، سروس کو ترتیب دیں یا مسلسل خود بخود بیک اپ چلانے کے لئے ڈرائیو تاکہ آپ کو دستی طور پر کچھ بھی کرنے کی ضرورت نہیں ہے. پھر، ایک بار یا ایک بار ایک سال، آپ کے بیک اپ سروس میں جائیں یا اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ اپنے مقامی کمپیوٹرز پر کاپی ھیںچو کرنے کی ضرورت ہے کے قابل کے ارد گرد کے ارد گرد منتقل اور چلانا.
- اپنے ان باکس کو وینگل کریں. بہت سے چھوٹے کاروباری مالکان ان کے ای میل ان باکس کے ساتھ محبت سے نفرت کا تعلق رکھتے ہیں. وہ اس سے محبت کرتے ہیں کیونکہ یہ ایک انتہائی پیداواری اور موثر مواصلاتی آلے ہے؛ ابھی تک وہ اس سے نفرت کرتا ہے کیونکہ اس سے فوری طور پر غیر ضروری کشیدگی کا باعث بن سکتا ہے . آپ ان باکسز کو خود کار طریقے سے رکھنے کے لئے کر سکتے ہیں، جیسے آٹومیشن کا استعمال کرتے ہوئے، روزانہ کی بنیاد پر جو آپ کو حاصل کرتے ہیں، اور آپ کو اپنے دن کے دوران کتنی بار ای میل کی جانچ پڑتال کرتے ہیں اسے محدود کرنا. یہ مضمون ای میل مینجمنٹ کے تجاویز کے لئے پڑھیں کہ آپ ان باکس کو ایک طاقتور پیداوری کا آلہ بنائے گا اور ایک اہم وقت نہیں چکا جائے گا.
مندرجہ بالا تجاویز آپ کو اپنے چھوٹے کاروبار کو فوری طور پر منظم کرنے میں مدد ملے گی، لیکن یاد رکھیں کہ کتنی تیز رفتار چیزیں کنٹرول سے باہر نکل سکتی ہیں. ان سرگرمیوں کو آپ کے کاغذات، پیداوار سازی کے اوزار اور کمپیوٹر کی حیثیت کا فوری اور آسان جائزہ لینے کے لئے ایک قرارداد کے ساتھ جوڑیں مہینے میں چند بار اس وقت آپ منظم رہ سکتے ہیں اور چیزوں کو روکنے کے لۓ غیر منظم کرنے کے لے جانے سے روک سکتے ہیں.