بنیادی دفتری افعال کے علاوہ، انتظامی اسسٹنٹ اور ایگزیکٹو سیکرٹری بھی رپورٹیں، منظم کرنے اور شیڈولنگ کی میٹنگ، ان اہمیت کا تعین کرنے کے لئے آنے والے پیغامات کا جائزہ لینے، بورڈ کے اجلاسوں کے لئے اجناس کی تیاری، سفر کے انتظامات بنانے، میٹنگ منٹ کو مرتب کرنے، تحریر کرنے، تحقیق، تیاری کی تیاری، اور جونیئر سطح کے دفتر کے عملے کی نگرانی اور تربیت.
یہ کردار شاید تجربے کے مختلف درجے کی ضرورت ہو گی اور ان میں سے کوئی بھی ایسا ہی کام کریں.
- داخلہ سطح انتظامی اسسٹنٹ
- انتظامی اسسٹنٹ
- سینئر انتظامی اسسٹنٹ
- ایگزیکٹو سیکرٹری
- سینئر ایگزیکٹو سکریٹری
- دفتر کا منتظم
- سینئر آفس مینیجر
نوٹ: قانونی اور طبی اسسٹنٹ کی پوزیشن بہت مختلف ہیں اور پیشہ ورانہ تربیت کی ضرورت ہوتی ہے جو پیشہ ورانہ کام کرتے ہیں.
انتظامی اسسٹنس اور ایگزیکٹو سکریٹریوں کے درمیان اختلافات
انتظامی سیکرٹریوں اور انتظامی معاونوں کی کرداروں میں کافی اوورپپ ہے، اور کردار میں اختلافات تنظیم کی طرف سے مختلف ہوتی ہیں. کچھ معاملات میں، ایگزیکٹو سیکرٹری مینیجر یا ایگزیکٹوز کے لئے مزید انتظامی فرائض پر توجہ مرکوز کرتا ہے، جیسے میٹنگ شیڈولنگ، سفر کی منصوبہ بندی، تحریری مواصلات کو سنبھالنے اور اس سے بھی بک مارک. ایک انتظامی اسسٹنٹ زیادہ کاروباری کاموں کے کاموں پر توجہ مرکوز کرسکتا ہے اور کچھ صلاحیتوں میں قیادت کے کردار کے بارے میں زیادہ توجہ دیتا ہے، اجلاسوں یا کانفرنسوں کے انتظامات، بجٹ کو مدنظر رکھنے، اور فروغ بلنگ کو سنبھالنے کے لۓ اجناساس بناتا ہے.
انتظامی معاونین کو بعض صورتوں میں زیادہ سے زیادہ خاص تعلیم حاصل کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے جہاں کاروبار کے انتظامات کا انتظام بہت اہم ہے.
کور ملازمت کی مہارت
دونوں ایگزیکٹو سکریٹریز اور انتظامی اسسٹنٹز کو ملازمت کی بنیادی مہارت کا بنیادی مجموعہ ہے جو کسی بھی کردار میں ضروری ہے. ان میں غیر معمولی تنظیم سازی کی مہارت، عمدہ تحریری اور زبانی مواصلات کی صلاحیتیں، ساتھ ساتھ تفصیل اور پیشہ ورانہ مہارت پر توجہ دینا شامل ہے.
انہیں دفتری آٹومیشن ٹولز کے ساتھ تکنیکی مہارت حاصل ہوگی، بشمول مائیکروسافٹ ورڈ، ایکسل، اور پاورپوائنٹ جیسے سافٹ ویئر ضروریات سمیت، ساتھ ساتھ بک مارک کے اوزار جیسے QuickBooks .
چھوٹے دفتر میں انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سکریٹری
ایک چھوٹے سے دفتر میں، انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سیکرٹری کی ذمہ داری عام طور پر مختلف دفتر کے عملے کی طرف سے کئے جاتے ہیں. کچھ کام اصل میں کمپنی کے ایگزیکٹوز کی طرف سے کیا جا سکتا ہے، اور انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سیکرٹری کرداروں کو چھوٹے تنظیم میں ضرورت کے طور پر زیادہ ذمہ داریاں شامل ہوسکتی ہیں.
درمیانی دفتر میں انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سکریٹری
جیسا کہ ایک کمپنی کا سائز بڑھتا ہے، اس شخص کی ضرورت ہوتی ہے جو انتہائی منظم ہے اور کاموں میں اضافہ کی وسیع اقسام انجام دے سکتی ہے. یہ خاص طور پر درست ہے جو ایگزیکٹوز کے لئے کمپنیوں کو چلاتا ہے جو کاروبار چلانے کے لئے اعلی درجے کی رازداری اور سالمیت کی ضرورت ہوتی ہے.
بڑے آفس میں انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سکریٹری
یہ ایک بڑے دفتر کے لئے بہت سے انتظامی اسسٹنٹ اور / یا ایگزیکٹو سکریٹریوں کے لئے عام ہے. اس کمپنی کے سائز میں، یہ عام طور پر دفتری مینیجر ہونا لازمی طور پر ضروری ہے جس کے عملے کو اس کمپنی کے عملے کی خدمات فراہم کرے.
کچھ معاملات میں، انتظامی اسسٹنٹ میٹنگ کے انتظام، شیڈولنگ، اور دیگر اہم تنظیمی کاموں کے ساتھ مدد کرنے کے لئے طویل کاروباری دوروں پر ایگزیکٹو کے ساتھ ہوں گے.