ڈیسک کی طرف سے بھیجا (نام داخل کریں)
وقت از وقت میں ایک وکیل سے ای میل ملوں گا جو اپنے ڈیسک کے نام پر ای میل بھیجتا ہے. یہاں ای میل کے نقطہ نظر کے ساتھ کچھ مسائل ہیں.
سب سے پہلے، زیادہ سے زیادہ ای میل کے نظام کی ان باکس ڈسپلے انڈیکس ایک طویل نام ظاہر نہیں کرے گا. زیادہ تر لوگ صرف "میز کی میز سے" کے کچھ حصہ دیکھیں گے اور شاید اس شخص کے پہلے نام کے چند حروف بھی دیکھیں گے. زیادہ اہم بات یہ ہے کہ یہ پاگل اور تھوڑا سا بے چینی ثابت ہوتا ہے. ایک میز ای میل نہیں بھیجتا. اگر ایک وکیل ای میل بھیجنے والا ہے، تو اسے اس کے نام میں ہونا چاہئے.
فینسی اثرات
کچھ وکلاء ان کے ای میلز کی ظاہری شکل سے تخلیق کرنا چاہتے ہیں. دوسرے دن میں نے ایک وکیل کے دستخط بلاک دیکھا اور ایک لمحے کے لئے میں نے سوچا کہ میں ویژن کے مسائل کا سامنا کرنا چاہتا ہوں. اس سے پتہ چلتا ہے کہ گندا خط جان بوجھ کر تھے. ممکنہ اثرات دل لگی نظر آتے ہیں، لیکن جو کچھ الفاظ پڑھنے کے لئے مشکل بناتا ہے وہ برا خیال ہے. خاص طور پر اگر وکیل کا نام اور ای میل پتہ پڑھنا مشکل ہے.
خطوط پر خاص اثرات سے بھی بدترین ہے جب وکلاء آرٹ ورک یا فینسی گرافکس کے ساتھ ان کے ای میلز کو ختم کر دیتے ہیں. اس سے پیغام کو سست کرنے کے لئے ڈاؤن لوڈ کرنے، سست کرنے کے لئے، اور پڑھنے کے لئے ایک پریشانی سے زیادہ کرتا ہے.
ایک ای میل کا مقصد معلومات کو بات چیت کرنا، فنکارانہ مہارت نہیں ہے. سادہ رکھیں.
کوئی دستخط بلاک نہیں
زیادہ سے زیادہ ای میل کے نظام میں ایک خود کار طریقے سے دستخط کے بلاک قائم کرنا مشکل نہیں ہے. اسے پیچیدہ نہیں ہونا چاہئے، اور رائے مختلف ہوتی ہیں کہ اس طرح کے ایک دستخط بلاک میں شامل ہونے کے بارے میں کتنی معلومات شامل ہیں. کچھ وکیل اپنے ای میل فوٹرز کو ہر ای میل میں جانے والے مینی کاروباری اداروں میں تبدیل کرتی ہیں، جبکہ دوسروں کو ان کے نام اور ای میل ایڈریس یا فون نمبر کے ساتھ بہت کم سے کم نقطہ نظر ملتا ہے.
سب سے زیادہ فوٹر کے نیچے کسی قسم کی رازداری کا نوٹس یا قانونی ڈس کلیمر ڈال دیا. یہ سب ایک ای میل دستخط بلاک کے قابل قبول استعمال ہیں. کیا قابل قبول نہیں ہے ای میلز بھیجنے کے لئے ہے جو بھیجنے والے کی شناخت نہیں کرتا. ایک ای میل کے وصول کنندہ کو اندازہ نہیں ہونا چاہئے کہ کون نے ای میل بھیجا ہے. وکلاء کو واضح طور پر ہر مواصلات میں خود کو شناخت کرنی چاہئے جو وہ بھیجتے ہیں، اور اگر وکیل ہوشیار ہو تو ای میل میں رازداری کا نوٹس بھی شامل ہوگا.
تحریری ای میلز ناراض ہوتے ہیں
لوگوں کو خط بھیجنے کے پرانے نظام کے فوائد میں سے ایک یہ تھا کہ ایک خط لکھا جائے گا اور جب وہ اصل میں وصول کنندہ کو لے جائے تو اس کے درمیان "ٹھوس دور" کی مدت میں موجود ہے. اگر وکیل نے خط خود کو ٹائپ کیا تو، پوسٹس آفس جانے سے قبل اس سے پہلے کہ کئی گھنٹوں تک اس میز کے ارد گرد بیٹھے رہیں گے. اگر یہ حکم دیا گیا تو، جب سیکریٹری ٹائپنگ ختم ہوگئی ہو تو وکیل ہوسکتا ہے کہ اس نے پہلے جگہ میں اس کو بہت ناراض بنا دیا.
یہ تحفظ ای میل میں موجود نہیں ہے. ایک ای میل کے ساتھ، وکیل نے غصے کو ٹارگٹ کر کے سیکنڈ کے اندر اندر ناراض یادگار کو آگ لگ سکتا ہے. اس وقت 99.99٪ برا خیال ہو گا. جب کوئی غصے سے چلتا ہے تو کوئی بھی واضح نہیں ہوتا. کچھ اور کرتے ہیں، اور جب تک کہ غصے میں کچھ ضائع ہو چکا ہے، بعد میں مجرمانہ مسئلہ پر واپس آو.
یہ گاہکوں، دوستوں، اور پیسے کو برقرار رکھنے یا کھونے کے درمیان فرق کر سکتا ہے.
بروقت جوابات نہیں بناتے
بعض وکیلوں کو محسوس ہوتا ہے کہ کاروباری خطوط کو جواب دینے کے لئے پرانے "5 دن کے اصول" بھی ای میل پر لاگو ہوتا ہے. یہ نہیں ہے. اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ یہ کس طرح تکلیف دہ ہوسکتا ہے، حقیقت یہ ہے کہ لوگوں کو ای میل کے ذریعے بھیجنے والے خط سے زیادہ ای میل کی تیزی سے ردعمل کی توقع ہے. اگر ایک کلائنٹ یا کسی دوسرے وکیل کو ای میل بھیجتا ہے تو، اگر ممکن ہو تو 24 گھنٹوں کے اندر اندر جواب دینے کی کوشش کریں. اگر یہ ایک پیچیدہ معاملہ ہے تو اس وقت مناسب توجہ نہیں دیا جاسکتا ہے، کم از کم ایک تسلیم شدہ بھیجیں اور شخص کو جواب دینے کی توقع رکھے. زیادہ تر گاہکوں کو ایک دوستانہ پیغام کی تعریف کرے گی جو کہ ای میل موصول ہوئی ہے اور قریب مستقبل میں جواب دیا جائے گا. خاموشی کے چہرے میں، کلائنٹ کو یہ بتاتا ہے کہ آیا وکیل کو ای میل بھی ملا ہے، چاہے راستے پر جواب دیا جائے، یا کلائنٹ کے خدشات کو نظر انداز کر دیا جائے.
میدان میں غلط وصول کنندہ
ای میل کے نظام پر آٹو مکمل فنکشن کے بارے میں عظیم چیزوں میں سے ایک یہ ہے کہ یہ وکلاء کو اپنے گاہکوں یا ساتھیوں کے ای میل پتے کو مزید جلدی ملتا ہے. آٹو مکمل فنکشن کے خطرات میں سے ایک یہ ہے کہ ایک وکیل جو محتاط نہیں ہے غلط شخص کو ای میل بھیج سکتا ہے. کچھ مثالوں میں، یہ ایک معمولی شرمندہ سے زیادہ نہیں ہوسکتا ہے، لیکن بعض صورتوں میں، یہ پیشہ ورانہ غفلت کا باعث بن سکتا ہے. مشورے کا مقابلہ کرنے کے لئے یا کسی اور کلائنٹ کو بھی خفیہ طور پر خفیہ کلائنٹ مواصلات کو ای میل نہ کریں.
"جواب دیں تمام" اختیار کا استعمال کرتے ہوئے.
مخالف مشورہ ایک تجویز کے ساتھ آپ کو ای میل بھیجتا ہے یا ایک مسئلہ پر اپنی پوزیشن پر زور دیتا ہے. آپ اس معاملے پر ملوث ہونے کے معاملے میں آپ کے فرم میں دوسرے اٹارنیوں کو ای میل آگے بڑھیں. جلد ہی "جواب دیں" کا بٹن آزادانہ طور پر استعمال کیا جارہا ہے، اس کے ساتھ ہی کوئی مشورہ دینے والا مشورہ آپ کی فرم میں اندرونی بحث پر کاپی کر رہا ہے. یہ ہوتا ہے. اگر آپ بحث کے لئے ایک ای میل آگے بڑھنا چاہتے ہیں، تو بھیجنے سے قبل مرسل کی معلومات کو باہر نکال دیں. اور، جب بھی اس کا استعمال کرتے ہوئے جواب دیں تو سبھی اختیار بھیجیں، بھیجنے سے قبل وصول کنندہ کی فہرست میں ہر ای میل ایڈریس چیک کریں.
8. فلاپی مضامین. یاد رکھو کہ کسی بھی ای میل میں کسی بھی وکیل کو بھیجا گیا ہے کسی کو بھیجا جا سکتا ہے. موضوع لائنوں کا استعمال کرنے سے قبل دو بار سوچو جیسے "میرا اڈیٹوٹک کلائنٹ" یا "بیوقوف جج کے حکم". ایک کبھی نہیں جانتا ہے کہ اس ای میل کی نقل کیسے ہوسکتی ہے. اس کے علاوہ، مضامین کو خالی جگہوں سے مت چھوڑیں، کیونکہ اس وجہ سے کسی اور وکیل کو اطلاع نہیں دی جاسکتی ہے کہ آپ کے کیس کے بارے میں ایک ای میل نہیں ہے. "پارسنسن کیس" یا "سمتھ تجویز کردہ معاہدے" کا ایک سادہ موضوع ہے یا ای میل کے مواد سے متعلق کسی بھی عنوان سے بہتر کام کرتا ہے.
اور جب "اڈیٹوٹک کلائنٹ" ای میل کے مواد کا سب سے صحیح بیان ہوسکتا ہے، تو یہ موضوع لائن کے لئے غریب انتخاب ہے.
9. اپنے سر کو دیکھو - اور کسی اور کی غلطی نہ کرو. جب لوگ ایک دوسرے سے بات کرتے ہیں تو چہرے کا سامنا کرنا پڑتا ہے، چہرے کی سنجیدہ اور زبانی ٹونز عام طور پر ایک شخص کا ارادہ واضح کرتی ہے. ٹیلی فون کالز پر، ایک شخص کی آواز عام طور پر کافی ہے کہ یہ بتانے کے قابل ہوسکتا ہے کہ جب کوئی طے شدہ، مذاق یا سنگین ہو. لیکن ای میل میں، کسی شخص کے ارادے کو مکمل طور پر مکمل کرنے کے لئے خطرناک طور پر آسان ہے. ایک شخص ای میل میں بیانات میں دوسرے شخص کے ارادے کو غلط کرنے سے ایک شخص کی طرف سے بہت سے دوستی کو خراب کر دیا گیا ہے. اور وکلاء کے ساتھ اس طرح سے ایک دوسرے کے ساتھ پہلے سے بحث کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، ایک وکیل کے لئے آسان ہے کہ فرض کرنے کے لئے یہ آسان ہے کہ دوسرا شخص دشمن یا بدمعاش ہو.
جیسا کہ "ناراض ہونے پر ای میل لکھنا" کے تحت بات چیت کی گئی ہے، اس جیکر کے ای میل کے جواب کو بھیجنے سے قبل ٹھنڈا کرنے کے چند منٹ لگتے ہیں.
ایک گھنٹہ گزرنے کے بعد، آپ کو احساس ہوسکتا ہے کہ آپ نے پہلی جگہ میں اسے مکمل طور پر غلطی دی. ای میلز میں بیان کردہ بیانات پر بالوں والے ٹرگر کا ردعمل نہیں ہے، اور جب تک یہ ممکن ہو کہ جواب دہندہ سے مختلف ارادے کے مقابلے میں ابتدائی طور پر شائع ہونے کے لۓ کسی بھی جواب پر غور نہ کریں. اگر ایسا لگتا ہے کہ ایک بیان سے زیادہ سے زیادہ طریقے سے پڑھا جا سکتا ہے، اور ان میں سے ایک طریقہ غیر جارحانہ ہے، تو اس کے سر کو ایک مہلک ای میل کی میز کے ساتھ بھیجنے سے قبل شبہ کا فائدہ دینے کی کوشش کریں.
کیا وہاں موجود دیگر وکیل ای میل کی غلطیاں ہیں جنھیں اوپر 10 کی فہرست بنا دی گئی ہے؟ فورم میں اس بارے میں ہمیں بتائیں.