سیمینار اور کاروباری واقعات میں حاضری میں اضافہ کیسے کریں

by روب ہارڈ

آپ کی کارپوریٹ ایونٹ حاضری کو بڑھانے کے لئے تجاویز

ایونٹ میں حاضری کی کمی یا RSVP کی فہرست بڑھانے کے لئے خوفزدہ کرنے کے لئے سب سے اہم قدم یہ ہے کہ یہ لوگ اس بات کو تسلیم کرنا چاہتے ہیں کہ لوگوں کو واقعی اچھی کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والے سیمینار اور دیگر واقعات میں حصہ لیں. کاروباری اجلاسوں میں شرکت کرتے ہوئے، حصہ لینے والے کو نئی معلومات سیکھنے اور ان کے میدان میں ساتھیوں اور رہنماؤں کے ساتھ بات چیت کا موقع ملے گا. لیکن سب سے زیادہ کامیاب اجلاسوں نے اسٹار سٹار کلیدی الفاظ اور حوصلہ افزائی پیشکشوں سے باہر نکلنے کے لۓ جانا ہے؛ وہ ہر ایک کے لئے ایک گرم، دوستانہ ماحول بناتا ہے- جو انہیں زیادہ لطف اندوز کرتا ہے. یہاں یہ ہے کہ آپ کس طرح ایک لطف اندوز کاروباری ایونٹ کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں جو عظیم ٹرن آؤٹ آؤٹ کریں گے.

01 - عظیم ایجنڈا بنائیں

ایک بار میزبان سمجھتے ہیں کہ لوگ واقعات میں حصہ لینے سے لطف اندوز ہوتے ہیں، یہ ایک پروگرام تخلیق کرنا ضروری ہے جس میں شرکت کے لائق ہے. اجندا کو ایک مرکزی خیال، موضوع پر توجہ مرکوز کرنا چاہئے جیسا کہ حاضریوں کو ہٹانا نہیں بلکہ حاضریوں کے مفادات کو برقرار رکھنے کے لئے کافی مختلف ہونا چاہئے. مثال کے طور پر، نصف دن سیمینار شیڈول مندرجہ ذیل حاضریوں کو کھانے کی طرف سے پیشکشوں کو توڑنے کی ضروریات کو سمجھتا ہے:

8:00 صبح اور ناشتا
8:45 ہوں خوش آمدید پیغام
9 بجے کلیدی اسپیکر
10:00 بجے توڑ
10:15 پینل بحث
11:30 ہوں

02 - کیلنڈر اور گھڑی میں حساس رہیں

بہترین ایجنڈا کے باوجود، ایونٹ حاضریوں کو اس طرح کی ترجیحات ہوتی ہیں جب وہ ایسے پروگراموں میں شرکت کرنا چاہتے ہیں اور جب وہ نہ کریں. کچھ موسمی صنعتوں میں، کبھی کبھی ایسا بھی نہیں ہے جو بھی نہیں کرسکتا ہے. اپنے ایونٹ کے لئے تاریخوں اور اوقات کو شیڈول کرتے وقت مندرجہ ذیل پر غور کریں:

حاضری افراد سیمینار کے لئے صبح کے شیڈول کو ترجیح دیتے ہیں
حاضریوں کو کام کے فورا بعد تعریف کی تقریبات کو ترجیح دیتے ہیں
تاخیر اور روزانہ مقبول اجلاس کے دن ہیں
اگر ممکن ہو تو فتوحات پر اجلاس منعقد کریں
تعطیلات اور چھٹیوں کے موقع پر شیڈولنگ کے اجلاسوں سے بچیں
ایونٹ کے لئے سفر کی شرائط میں شرکت کرنے کے لئے حساس رہو

وقت پر شروع کرنے اور وقت ختم کرنے کے لئے خاص طور پر سالانہ یا بار بار واقعات کے لئے ایک ہی شہرت کا مساوات اسی طرح اہم ہے.

03 - ایک منفرد اور آسان مقام کی شناخت کریں

ہوٹلوں میں زیادہ سے زیادہ کاروباری اجلاس منعقد ہوتے ہیں اور ان میں سے ایک اور اس قسم کے مقام بہت منفرد نہیں ہے. آپ سڑنا کو توڑنے اور ایک غیر غیر ہوٹل کے مقام کو تلاش کرنے کے لئے منتخب کرسکتے ہیں یا آپ اس بات کو تسلیم کرسکتے ہیں کہ تمام ہوٹلوں کو برابر نہیں بنایا گیا اور ایک عظیم ہوٹل ملتا ہے. یہاں اہم نقطۂٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔ اس جگہ منتخب کرنا ہے جہاں آپ کے مہمانوں کو جانا ہوگا سب کے بعد، وہ ان کی معمول سے ایک بھوک بنا رہے ہیں اور ایونٹ سے لطف اندوز کرنا چاہتے ہیں. مندرجہ ذیل عوامل پر غور کریں:

ایک ایسے مقام کا انتخاب کریں جو حاضریوں کی اکثریت کے قریب ہے
ایک ایسے مقام کا انتخاب کریں جہاں حاضرین اپنے آپ سے لطف اندوز کریں گے
ایک ایسے مقام کا انتخاب کریں جو اسی طرح کے واقعات کی میزبانی کر رہے ہیں

ایک مقام کا انتخاب کرنے کے بارے میں زیادہ تجاویز کے لئے، جگہ منصوبہ بندی کے لئے ایک واقعہ کے منصوبہ ساز کے رہنما کو چیک کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں.

04 - ایک مناسب مہمان کی فہرست مرتب کریں

کامیاب اجلاسوں میں ایک خاص موضوع یا پیغام ہے اور اس پیغام کے لئے سامعین کو نشانہ بنانا ہے. مہمان کی فہرست کو مرتب کرنے کے لئے یہ قابل قدر ہے کہ مناسب حاضری شامل ہو، یہاں تک کہ اگر وہ اہمیت کے لحاظ سے درجہ بندی کریں. بہت سارے، میزبان ممکنہ مہمانوں کی ایک ماسٹر کی فہرست مرتب کریں گے پھر اس کے بعد عوام کو میٹنگ کھولیں. یہ صرف کام کرے گا اگر آپ کھیلوں کی بنیاد پر نشستوں کو بھرنے کی کوشش کر رہے ہیں.

ایک کاروباری اجلاس، کانفرنس، یا سیمینار کو براہ راست میل کوشش کے طور پر 1-3٪ RSVP کی شرح کے ساتھ نہیں دیکھا جانا چاہئے. مجھے ہدف حاضریوں کی مخصوص فہرستوں کو پیدا کرنے کے لئے کوچنگ گاہکوں کو ترجیح دیتی ہے - وہ لوگ جو واقعی میں 50٪ یا RSVP کی شرح کے ساتھ امید میں شرکت کرنا چاہتے ہیں.

شرکاء کے بارے میں ایک حتمی سوچ: میٹنگ میں اسی طرح کی درجہ بندی اور تجربے کے افراد کو مدعو کرنے کی کوشش کریں.

05 - دعوت، مدعو، مدعو!

آپ کے ایونٹ میں زبردست حاضری حاصل کرنے کی کلیدوں میں سے ایک کو ابتدائی اور بعد میں لوگوں کو مدعو کیا جاتا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ ان لوگوں کو یاد دہانیوں کو بھیجنے والے ہیں جنہوں نے RSVPed نہیں اور ان لوگوں کے پاس تصدیق کی ہے. ایونٹ کی یاد دہانی بھیجنے سے پہلے اس واقعہ سے پہلے کہ مہمانوں کو مطمئن مہمانوں میں عام طور پر برا خیال نہیں ہے.

ایونٹ کے ارد گرد حوصلہ افزا پیدا کرنا ضروری ہے. روایتی طباعت شدہ دعوت نامہ مناسب ہیں، لیکن یہ آپ کے سامعین پر منحصر ای میل اور یہاں تک کہ سوسائٹی میڈیا کو بھی نظر انداز کرنے کا عادی بن جاتا ہے. اس نقطہ نظر کی کوشش کریں:

ای میل بھیجنے سے پہلے مہمانوں کو آپ کو یا آپ کی ٹیم ذاتی طور پر جانتا ہے.
منصوبہ بندی کے عمل (کاغذ یا الیکٹرانک) کے آغاز میں تاریخ کو بچائیں .
آر ایس وی پی کی درخواست کے ساتھ ایجنڈا پر روشنی ڈالی ہے (کاغذ یا الیکٹرانک) سمیت ایک تفصیلی دعوت نامہ بھیجیں.
ذاتی دوست یا واقعات (الیکٹرانک) کو ذاتی طور پر نوٹ کے ساتھ دوبارہ دعوت دیتے ہیں. *
مقرر کردہ واقعہ (الیکٹرانک یا فون پر) سے دو دن پہلے تصدیق مہمانوں کے ساتھ اپنائیں.

* آپ مہمانوں کو رسمی طور پر کال کرنے اور ایونٹ میں ذاتی دعوت دینے کے لئے بھی منتخب کر سکتے ہیں.

06 - ذاتی دعوت نامے کی طاقت کو کم نہ کریں

ایک جسمانی دعوت نامہ - چاہے پرنٹ یا الیکٹرانک اچھا ہے، لیکن اسے دوستوں، ساتھیوں یا واقعات میں ذاتی طور پر توسیع کا دعوت نامہ کے متبادل کے طور پر نہیں دیکھا جانا چاہئے (اگرچہ، آپ کو 500 کے ساتھ بڑے سمپوزیم یا کنونشن کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں یا زیادہ حاضرین). یہ ایک ایسا قدم ہے جو بہت سے میزبانوں کو کچلنے دیتا ہے ... وہ فون اٹھا نہیں لینا چاہتے ہیں، لیکن اس کا مطلب یہ ہے کہ اعلی RSVP کی شرح (کم قیمتوں میں کم شرح) کے ساتھ فرق اور مثالی باری سے کم.

کچھ واقعات کے لئے، یہ اس ذمہ داری کا اشتراک کرنے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے. ایک ایونٹ کی مہمان کی فہرست اکثر رابطوں کی فہرستوں سے مرتب کیا جاتا ہے جو مختلف افراد کی طرف سے برقرار رہتی ہے، اور ان افراد کو مدعووں کے قریبی تعلقات کے ساتھ ان کے اپنے مہمانوں کو ایک براہ راست دعوت دینا چاہئے.

07 - بہترین پروگراموں کی فراہمی کے لئے شہرت قائم کریں

ہر ایک نے اچھے کانفرنسوں اور بری کانفرنسوں میں شرکت کی ہے. سیمینارز اور دیگر تعریف کے واقعات کے لئے یہ بھی صحیح ہے. ایونٹ پلانروں کے لئے خوش قسمت، لوگوں کو اکثر ملاقاتوں سے لطف اندوز ہوتے ہیں.

یہاں کلیدی یہ ہے کہ آپ اپنے کلائنٹ کو بہترین کاروباری پروگراموں کی فراہمی کے لئے شہرت قائم کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں.

08 - اپ مواصلات کی پیروی کریں اور منسلک حاضریوں کو بھیجیں

کیونکہ لوگ نئی معلومات جمع کرنے کے لئے میٹنگ میں شرکت کرتے ہیں، بہت سے حاضری افراد اضافی ہینڈ آؤٹس اور مواد وصول کرتے ہیں جو آپ کے تنظیم کے اندر اور دوسرے لوگوں کے ذریعہ حوالہ دیتے ہیں. اس معلومات کا اشتراک کرنے کا ایک بہترین موقع ہے اور اس موقع پر شرکت کرنے والوں کو شکریہ پیغامات میں اضافہ کریں.

شکریہ نوٹ اور تعقیب مواصلات کچھ یہ ہے کہ بہت سے اداروں اکثر نظر انداز کرتے ہیں، لیکن جو لوگ فوائد کا فائدہ نہیں اٹھاتے ہیں.