اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر خریدنے سے پہلے آپ کو غور کرنے کی چیزیں

آپ کی کمپنی کو چھوٹے کاروباری اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر سے کیا ضرورت ہے؟

اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کسی بھی چھوٹا سا کاروبار کے لئے ضروری ہے جو آمدنی، اخراجات، کسٹمر کی معلومات، اور کسی بھی دوسرے مالیاتی اعداد و شمار کا سراغ لگانا. فیصلہ سازی کے لۓ یہ ایک اچھا ذریعہ ہے کیونکہ بروقت رپورٹیں اور بجٹ کے تجزیہ والے وسائل جو اکثر اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے پروگراموں کے ساتھ آتے ہیں وہ کاروباری مالکان کو واپس قدم دینے اور کمپنی کے فنڈز کی مجموعی تفہیم کرنے کا موقع دیتے ہیں. لیکن پروگراموں اور سوفٹ ویئر برانڈز کے ایک سمندر میں، آپ اپنے چھوٹے کاروبار کے لئے صحیح اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کس طرح منتخب کرتے ہیں؟

اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر خریدنے سے پہلے آپ کو کیا خیال ہے

چونکہ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر آپ کے چھوٹے کاروبار کے لئے ضروری ہے، اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ کسی مخصوص قسم کے مالیاتی انتظام یا اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر خریدنے سے پہلے آپ کچھ تحقیق کریں. آپ کی کمپنی کی ضروریات پر قریبی نقطہ نظر رکھنا آپ کو دن کی دن کی فعالیت کی ضروریات کو پورا کرنے کی اجازت دے گی. اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر خریدنے سے پہلے ذیل میں صرف چند چیزیں ہیں اور ذہن میں رکھی ہیں.

ضرورت کی تجزیہ کرو

خاص اکاؤنٹنگ پروگرام پر فیصلہ کرنے سے پہلے، آپ کو خصوصیات، افعال، اور رپورٹوں کا جائزہ لینے کے لئے ضروریات کا تجزیہ کرنا چاہئے کہ آپ کو پروگرام کرنے کی ضرورت ہوگی. اس وقت سوچیں کہ آپ اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشن آپ کے کاروبار میں اہم ہیں تاکہ آپ ایسے پروگرام کا انتخاب کرسکیں جو ان کو مؤثر طریقے سے سنبھال سکتے ہیں. کوئی بھی ایسی اطلاعات جو آپ کو کنٹرول کرنے کی ضرورت ہو گی جنہیں آپ کی ضرورت ہو یا آپ کو تیسرے فریق کے ایپلی کیشنز کی فہرست میں شامل کرنا لازمی ہے.

اس کی تجزیہ کی ضرورت ہوتی ہے اس بنیاد پر جس کا آپ انتخابی عمل شروع کرتے ہیں.

اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے جائزے پڑھیں

مصنوعات کے دیگر گاہکوں کے جائزے کو پڑھنا آپ کو کیا خرید رہے ہیں اس کا ایک بہتر خیال دے گا. بہت سے صارفین کی ویب سائٹ جیسے ایمیزون، بے شمار جائزے ہیں جو استعمال، رپورٹنگ، معاونت، آپریٹنگ سسٹم مطابقت، اور قیمت میں آسانی سے گفتگو کرتے ہیں.

آپ کی ضروریات کو کیا تلاش کریں

زیادہ سے زیادہ چھوٹے کاروباری ادارے چھوٹے کاروباری اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر جیسے QuickBooks کے براہ راست آؤٹ ڈور باکس استعمال کرسکتے ہیں. زیادہ تر وینڈرز نے رپورٹنگ کی خصوصیات اور ٹیمپلیٹس قائم کیے ہیں تاکہ آپ آسانی سے تقریبا کسی بھی رپورٹ کو آسانی سے تشکیل دے سکیں. تاہم، آپ یہ محسوس کرسکتے ہیں کہ آپ کو انڈسٹری مخصوص سافٹ ویئر کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے غیر منافع بخش اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر ، تعمیراتی اکاونٹنگ سافٹ ویئر یا نقطہ فروخت کے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کو آپ کی صنعت کی منفرد اکاؤنٹنگ اور رپورٹنگ ضروریات کو پورا کرنے کے لئے.

استعمال کی آسانی پر غور کریں

آپ یا آپ کے عملے کو اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر استعمال کرنے کے لۓ سیکھنا ہوگا جو آپ خریدتے ہیں. یہ ممکن ہے کہ آپ پورے سال میں عملے کی تبدیلی کریں گے. لہذا، آپ کو ایک اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پیکج کو منتخب کرنے پر غور کرنا چاہئے جو نہ صرف آپ کی ضروریات کو پورا کرتا ہے بلکہ سافٹ وئیر کو کس طرح استعمال کرنے کے بارے میں ملازمتوں کو تربیت دینے کے لئے وقت اور وسائل دے سکھ سکیں. اگر آپ کے پروگرام میں ملازمین کو حاصل کرنے اور آپ کے پروگرام پر چلانے کے لئے کچھ وسائل موجود ہیں تو، استعمال کرنے کے لئے آسان، آسان استعمال اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پروگرام جیسے بیک بکسس یا Peachtree کا انتخاب آپ کے چھوٹے کاروبار کے لۓ ہوسکتا ہے. اگرچہ بازار میں بہتر اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پروگرام ہوسکتے ہیں، اگرچہ آپ کے عملے کو یہ معلوم نہیں ہوتا کہ وہ کس طرح مناسب طریقے سے استعمال کریں.

سپورٹ کے بارے میں سوچیں

آپ کو اس بات کا فیصلہ کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کی مصنوعات کو استعمال کرنے میں آپ کی مدد کرنا کس قسم کی معاونت ہے. ای میل، فون، اور آن لائن سپورٹ - زیادہ تر بیچنے والے آپ کے لئے دستیاب مدد کے اختیارات کے مکمل سوٹ پیش کرتے ہیں. اگر آپ اس پروگرام کو خریدتے ہیں تو کچھ وینڈرز مفت سپورٹ پیش کرتے ہیں، جبکہ زیادہ تر تکنیکی مدد کے منصوبوں کی پیشکش کریں گے جن میں آپ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پروگرام کے علاوہ خرید سکتے ہیں. آپ کو کسی ایسے فورم کو کسی دوسرے فورم کے بارے میں پڑھنا چاہئے جو آپ کے سافٹ ویئر کے فروغ سے کسٹمر سپورٹ کے تجربے کے ساتھ تجربہ کرتے ہیں، کیونکہ وہ آپ کے برابر نہیں ہیں. کچھ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر وینڈرز کافی مدد فراہم کرتے ہیں، جبکہ دوسروں کو نہیں.

Scalability پر غور کریں

آپ کے کاروبار کو مختصر سے زائد مدت کے دوران بڑھنے کی کتنی ترقی ہے؟ آپ کے کاروباری ترقی کی ترقی کے بارے میں آپ کے تخمینوں کو بنانے کے بعد، آپ اس وقت دیکھنا چاہتے ہیں کہ آپ کس طرح سکالبل قابل بناتے ہیں کہ آپ اس اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پروگرام کو اس ترقی کو پورا کرنے کی ضرورت ہے.

کیا آپ کو لیپ ٹاپ اور ڈیسک ٹاپ یا موبائل آلات پر چلانے کے لئے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کی ضرورت ہے؟ کیا آپ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کی ضرورت ہے جو نیٹ ورک پر چل رہا ہے؟ اپنے اکاونٹنگ سافٹ ویئر میں اضافی صارفین کو کس طرح مہنگی مہیا کرنا ہے؟ آپ ان سوالات پر غور کرنا چاہتے ہیں، اور اگر آپ کا چھوٹا سا کاروبار ایک نیٹ ورک پر چل جائے گا تو، یہ آئی ٹی پروفیشنل سے رابطہ کرنے کا ایک اچھا خیال ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جائے کہ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر آپ کے ہارڈ ویئر کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے. آئی ٹی پیشہ ور کو یہ یقینی بنانے کے قابل ہوسکتا ہے کہ آپ ہارڈ ویئر / سافٹ ویئر کی وضاحتیں پورا کریں، جبکہ آپ کو اپنے کاروبار کے کاموں میں بہتری ملے گی.

کیا آپ کو دستاویز مینجمنٹ کی ضرورت ہے؟

کچھ چھوٹے کاروبار کسی کاغذی ماحول میں کام کرنا چاہتے ہیں، جبکہ دوسروں کو تھوڑا سا پرانے انداز ہونے سے زیادہ آرام دہ ہے. جو بھی عمل آپ کو منتخب کرتے ہیں، آپ کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ سافٹ ویئر آپ کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کاغذ کاغذی دفتر چاہتے ہیں، تو آپ کو آپ کے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے دستاویز مینجمنٹ کی خصوصیات کو چیک کرنے کی ضرورت ہے. متبادل طور پر، آپ تیسرے فریق کے دستاویز کے انتظام کے آلے کو خرید سکتے ہیں، اور آپ یہ دیکھ سکتے ہیں کہ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پروگرام موجود ہیں جو آپ کے کاروبار مینجمنٹ سسٹم کے ساتھ آپ کے کاروبار کے کام کے بہاؤ کے عمل کو بہتر بنانے میں مدد کے لۓ.

کیا آپ ورک فلو مینجمنٹ استعمال کرسکتے ہیں؟

اگر آپ اخبار کاغذ کے دفتر کے ماحول میں کام کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو آپ کو اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کا پروگرام منتخب کرنے کی ضرورت ہوگی، جو یا تو آپ کے کاروبار کے عمل کو پورا کرنے کے لۓ کام کے بہاؤ کے عمل میں تعمیر کریں گے. چونکہ آپ کے جسمانی طور پر کاغذ کی کاپیاں آپ کے دفتر کے جائزہ اور منظوری کے لۓ طلبا نہیں کریں گے، آپ کو وقت اور شیٹ، وینڈر، یا منظوری کی جانچ پڑتال کے طور پر سادہ اور پیچیدہ کاموں کے لئے منظوری کے عمل کو ڈیزائن کرنے کی صلاحیت ہوگی.

ڈیٹا سیکورٹی کی ضروریات پر غور کریں

اکاؤنٹنگ ڈیٹا سیکورٹی ہمیشہ اہم ہے کیونکہ آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہیں گے کہ آپ کی اپنی ذاتی معلومات، آپ کے ملازم کی ذاتی معلومات، اور آپ کے گاہک کی معلومات کو محفوظ کیا جائے. تاہم، آپ صنعتوں میں کام کر سکتے ہیں، جیسے ہی صحت کی دیکھ بھال، جہاں آپ کے پاس اضافی ضروریات کی ضرورت ہے جیسے HIPPA. ان کی خلاف ورزیوں کے لئے سزا آپ کے کاروبار کو کمزور کر سکتے ہیں، کچھ معاملات میں $ 500،000 تک پہنچ جاتے ہیں. جو بھی سیکورٹی کی سطح کی ضرورت ہوتی ہے، آپ کو اس بات کا یقین کرنا ہوگا کہ ڈیزائن آپ کے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پروگرام میں بنائے گئے ہیں یا آپ ان ضروریات کو پورا کرنے کے لئے آئی ٹی پلان میں ضروری حفاظتی خصوصیات کو انسٹال کرسکتے ہیں.