موثر اکاؤنٹ وصول کرنے کے انتظام کی حکمت عملی قائم کرنا کامیاب کاروبار چلانے کا ایک اہم حصہ ہے. اس کے باوجود، ہم ایس ایم بی کے ساتھ باقاعدہ طریقے سے نمٹنے کے لئے جو صورتحال کو حل کرنے میں ناکام رہتے ہیں، اور وہ اس کے بدترین بدتر ہیں. اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کو بہتر بنانے اور اصلاح کرنے کے لئے ٹیبل میں بہت سے فوائد مل جاتے ہیں، اور وہ صرف آر آر ہی نہیں ہوتے ہیں. ایک نابینا اور موثر آر عمل بھی مارکیٹنگ، فروخت، کسٹمر سروس اور مجموعی طور پر آپریشن پر مثبت اثر انداز کرتا ہے.
لہذا، اسے بہتر بنانے کے وقت اور کوشش کو وقف کرنے کے قابل ہے.
آپٹمائزنگ اکاؤنٹس وصول کرنے والے معاملات کیوں ہیں
بہت سے کاروباری مالکان کی طرح، آپ فوری طور پر اپنے اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کو بہتر بنانے کے فوائد کو فوری طور پر نہیں دیکھ سکتے ہیں. جیسا کہ اوپر بیان کیا گیا ہے، تاہم، ایسا کرنے سے آپ کے کاروبار کے بہت سے پہلوؤں میں بہتری میں بہتری آتی ہے. یہ موجودہ سرمایہ دار کو برباد کرنے سے روکتا ہے، جس میں مائع کو بڑھانے میں اضافہ ہوتا ہے. نتیجے میں، کاروبار بہت بہتر ہے کہ قرض کو کم کرنے، لاگت کو کم کرنے، فنڈ کی ترقی اور بہت سے معاملات میں، مقابلہ کو ختم کرنا.
اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کو بہتر بنانے کا ایک اہم حصہ ابتدائی عمل کو شروع کرنے کے بارے میں مسلسل رہنا ہے. سب سے زیادہ اکثر، کاروبار فروخت کرنے پر اتنا ارادہ رکھتا ہے کہ وہ اکاؤنٹس وصول کرنے کے بعد وصول کرنے کے قابل ہو. گاہک تعلقات کے ابتدائی مراحل میں ادائیگی کے شرائط جیسے معاملات پر بات چیت کے ابتدائی عمل کو شروع کرنا ہے. اس پروسیسنگ میں ابتدائی الیکٹرانک ادائیگیوں کے ساتھ بورڈ پر ایک نیا کسٹمر حاصل کرنے کی صورت حال کی ایک فعال نقطہ نظر لینے کا ایک اور مثال ہے.
کچھ اور کرنے سے پہلے، اس سے پہلے ممکن ہو سکے کے طور پر ابتدائی طور پر اکاؤنٹس وصول کرنے کے لئے آپ کی کمپنی کا وعدہ کریں.
عام اکاؤنٹس وصول کرنے والے نقصانات
بزنس مالکان اکثر بیکر برنر پر اکاؤنٹس وصول کرنے کو زور دیتے ہیں، یہ فرض کرتے ہیں کہ کافی اکیلے چھوڑ کر بالکل ٹھیک ہو. تاہم، غریب آر کے طریقوں کو کاروباری اداروں کے لئے بہت سے مسائل پیدا ہوتے ہیں.
غیر معمولی گاہکوں کو کریڈٹ بڑھانے سے ماضی سے متعلق اکاؤنٹس کے ساتھ عملدرآمد کرنے میں ناکام ہونے سے، غریب آر کے طریقوں سے کاروبار سے وقت، پیسہ اور پیداوار پیدا کرنا. وہ اکثر ایک پیچیدہ اثر پیدا کرتے ہیں جو کسی کمپنی کو چلانے کے تقریبا ہر پہلو کو چھوتے ہیں. سب سے برا حصہ یہ ہے کہ بہت سے مسائل آسانی سے پائیدار ہیں.
دیگر عام AR سے متعلق مسائل کو غیر قانونی طور پر نقد رقم کی ادائیگی اور اختصاص میں شامل کرنے، انوائس اور بلوں کی درستگی پر توجہ دینا اور ممکنہ مسائل پر صفر کی رپورٹوں کو پیدا کرنے اور مناسب طریقے سے استعمال کرنے میں ناکام ہونے میں ناکامی. ان میں سے کسی اور دیگر غلطیوں کو بھی بہت کامیاب اور منافع بخش کاروباری اداروں کے لۓ تکمیل کے مسائل پیدا ہوسکتا ہے، لہذا اس سے زیادہ ممکن ہے کہ وہ جلد ہی ممکنہ وقت پر درست کرنے کے لۓ اقدامات کریں.
بہتر اکاؤنٹس وصول کرنے کے لئے ان پانچ سرگرمیاں کو بہتر بنائیں
اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کو بہتر بنانے کے شروع سے بہت مشکل لگتا ہے. تاہم، صورت حال کے ایک طریقہ کار کے ذریعہ، آپ ایسے تبدیلیاں کر سکتے ہیں جو کافی تیزی سے اور ڈرامائی اصلاحات کے نتیجے میں ہوں گے. آپ کی سہولت کے لئے، ہم نے پانچ سرگرمیوں کی نشاندہی کی ہے، جب مناسب طریقے سے مرضی کے مطابق، آپ کو اپنے اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کی مجموعی طور پر کام میں بہتری میں بہتری ملے گی اور، اس کے نتیجے میں، اپنے کاروبار کے لئے بہت دلچسپ فائدہ اٹھائیں گے:
- درست کسٹمر ڈیٹا برقرار رکھنے - کسٹمر اکاؤنٹس کی درستگی کو یقینی بنانے کے لئے ماسٹر ڈیٹا پروسیسنگ کو سنبھالنے اور مؤثر اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کو قائم کرنے اور برقرار رکھنے کا ایک اہم حصہ ہے. مثال کے طور پر، غلط پتوں کو غلط جگہ پر انوائس بھیج دیا جا سکتا ہے، جو دیر سے ادائیگی کے نتیجے میں ہے. کسٹمر اکاؤنٹس کو غیر معمولی یا نامناسب ادائیگی کی شرائط، کریڈٹ کی حد، چھوٹ اور جیسے جیسے انضماموں کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے ایک مسلسل بنیاد پر آڈٹ کیا جانا چاہئے. کسٹمر کے اعداد و شمار میں تبدیلیوں کو مناسب طریقے سے دستاویزی کیا جانا چاہئے، اور غیر قانونی افراد کو ڈیٹا تک رسائی یا ترمیم کرنے سے بچنے سے بچنے کے لئے کنٹرول رکھنا چاہئے.
- ایک واضح، جامع کریڈٹ منظوری کے عمل کو قائم کریں - سب بھی اکثر، فروخت فروغ دینے کے لئے کاروباری اداروں کو نقصان دہ کریڈٹ عادات میں پھیلاتے ہیں. بلاشبہ، یہ ایک شیطانی سائیکل کی طرف جاتا ہے جو بالآخر ایک کمپنی کے لئے تباہ کن ہوسکتا ہے. کریڈٹ توسیع ایک بہت اچھی بات ہوسکتی ہے، لیکن ایسا کرنے کے لئے ایک واضح عمل قائم کیا جانا چاہئے. جب یہ کریڈٹ کی حدود کا اندازہ لگانا اور تجاوز کرنے کے بارے میں واضح احکامات میں شامل ہونا چاہئے، جب اکاؤنٹ پر دستخط کیے جائیں اور درخواست کی عمل کیسے کریں. کریڈٹ کی منظوری کے عمل کی باقاعدگی سے جائزے کی کارکردگی کا مظاہرہ کرنا چاہئے کیونکہ حالات میں تبدیلی.
- مؤثر بلنگ کے عمل کا قیام - گاہکوں کی بلنگ اور انوائسنگ کو درست ہونا چاہئے اور مؤثر ثابت کرنے کے قابل بنانا ضروری ہے. قیمتوں میں تعینات، پیمائش کی یونٹس اور جیسے جیسے سنگین تباہی پھیل سکتی ہے. اس کے علاوہ، انوائس تخلیق اور لازمی وقت میں بھیجا جاسکتے ہیں، اور جس طرح سے وہ پیدا کیے جاتے ہیں وہ لازمی اور واضح ہوسکیں. بلنگ اور انوائسنگ کو بہتر بنانے کا ایک طریقہ ممکن حد تک اس سے زیادہ خود کار طریقے سے خود کار طریقے سے ہو، لہذا یہاں ٹیکنالوجی پر متفق نہ ہونا. دشواری اکاؤنٹس کو پوائنٹ کرنے کے لئے استثنا کی رپورٹوں کا استعمال کریں. اگر ممکن ہو تو، گاہکوں کو خود مختاری کا احساس دیتے وقت کچھ کام منتقل کرنے کے لۓ ایک کسٹمر پورٹل قائم کریں.
- کیش ایپلی کیشن کی درخواست کی گئی ہے - آنے پر، ادائیگیوں کو درست طریقے سے لاگو کرنا ضروری ہے. انہیں درست کسٹمر اور مناسب انوائس پر لاگو کرنا چاہئے. دوسری صورت میں، اگر تنازعات یا مسائل بعد میں پیدا ہوتے ہیں تو، ابتدائی مسئلہ پر صفر کی کوشش کر کے بہت مشکل ہو جائے گا. ادائیگی کو فوری طور پر لاگو کرنا چاہئے کہ اس بات کو یقینی بنانے کیلئے کہ کسی بھی وقت، آپ جانتے ہیں کہ کون سا اکاؤنٹس موجودہ ہیں اور جو پچھلے ہی ہیں. عمل کو بہتر بنانے کا ایک ممکنہ طریقہ سادگی کے لئے محدود ادائیگی کے اختیارات کی پیشکش کی ہے. جسٹس اندراجز کو فوری طور پر اور طویل عرصے تک کٹائی کی تاریخوں سے پہلے پوسٹ کریں. جب بھی ممکن ہو، اس وقت تک آپ کو پتہ چلتا ہے کہ جب یہ اصل میں جانا جاتا ہے تو اس وقت تک جب تک آپ کو معطل حساب میں نقد ڈمپنگ سے بچنے کی ضرورت نہیں ہے.
- مجموعہ عمل کو بہتر بنانے کے - مناسب طریقے سے اکاؤنٹس وصول کرنے کے قابل بناتا ہے، بروقت اور موثر انداز میں ادائیگی جمع کرنا آسان ہے. جب ادائیگی مناسب طریقے پر لاگو ہوتے ہیں تو، مثال کے طور پر، یہ تعین کرنا آسان ہے کہ ڈیفالٹ میں جانے والے خطرات کا کون سا اکاؤنٹ ہے. مجموعہ کی کوششوں کو مسلسل اور طریقہ کار ہونا چاہئے. بات چیت کی منصوبہ بندی کے لئے ایک واضح طور پر وضاحت کی گئی عمل کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے قائم کیا جاسکتا ہے کہ یہ کمپنی کے مجموعی مقاصد کے ساتھ منحصر ہے. دستی اندراج سے غلطیوں کے خطرے کو کم کرنے کے لئے پروسیسنگ اتنی ممکنہ طور پر خودکار ہونا چاہئے.
اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کو بہتر بنانے کے لئے اپنانے کے لئے آٹھ بہترین پریکٹس
امریکی پیداواریت اور کوالٹی سینٹر، یا اے پی پی آر سی نے، کھلے معیاری ناموں کا ایک مقررہ معیار قائم کیا. وہ اکاؤنٹس وصول کرنے والے پروسیسنگ کے لئے بہترین طریقوں کا تعین کرتے ہیں، اور آپ کو اپنی آر کے عمل کو معالجہ کرنے کے لئے کام کرنے کے لۓ انمول ثابت ہونا چاہئے. آپ نے اپنی سہولت کے لئے APQC کھلے معیار سے آٹھ اہم باتیں خلاص کی ہیں:
- ادائیگی موصول ہونے کے لئے رکاوٹوں کو ختم کریں - مثال کے طور پر، آپ کے گاہکوں کو سروے کرنے کے لئے سروے کریں کہ کونسی ادائیگی کے طریقہ کار ان کے لئے بہترین کام کریں. وہاں سے، گاہکوں کے لئے وقت پر انوائس ادا کرنے کے لئے آسان بنانے کے لئے ادائیگی کے اختیارات کے مختلف انتخاب کی پیشکش کریں.
- کریڈٹ مینجمنٹ کی ترجیح دیں - فروخت کے ساتھ ساتھ پلاگنگ رکھنے کے لئے صرف کریڈٹ کے ساتھ ساتھ نہ کریں. یہ حکمت عملی طویل فاصلے پر دوبارہ بیکار ہے اور بہت سے ممکنہ مسائل کا ایک مثال ہے جو غریب کریڈٹ مینجمنٹ کے عمل کی وجہ سے پیدا ہوسکتا ہے.
- اکاؤنٹس وصول کرنے کے قابل طور پر باقاعدگی سے اندازہ کریں - آپ کے اکاؤنٹس وصول کرنے کی نگرانی اور نگرانی کے لئے ایک مخصوص شیڈول قائم. مثالی طور پر، ہفتے میں کم سے کم ایک بار کیا جانا چاہئے. جلد ہی آپ کو غلطی ملتی ہے، جلد ہی آپ ان کو درست کرسکتے ہیں - اور کم امکان ہے کہ آپ اپنے کاروبار کے لئے بڑے مسائل کا باعث بنیں.
- ادائیگی کے شرائط کو کم کرنے پر غور کریں - کوئی قانون نہیں ہے جس کا کہنا ہے کہ تمام گاہکوں کو خالص-30 ادائیگی کی شرائط لازمی ہیں. اکثر اوقات، چھوٹی ادائیگی کے شرائط کا استعمال کرتے ہوئے سست ادائیگی کرنے والے گاہکوں کو کم سے کم تھوڑا سا ادائیگی کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کرتا ہے، لہذا یہ غور کرنے کا ایک قابل قدر اختیار ہے.
- بلنگ کے تنازعات کے حل کا حل بنائیں - بلنگ کے تنازعات کو حل کرنے کے لئے مخصوص عمل قائم کریں. یہ صرف عمل کو نگاہ نہیں کرے گا، لیکن یہ مجموعی طور پر گاہکوں کی اطمینان کو بہتر بنا دے گا کیونکہ آپ کی ٹیم کو پتہ چل جائے گا کہ جب تنازعہ پیدا ہوتا ہے تو کیا کرنا ہوگا.
- خود کار طریقے سے خود کار طریقے سے مختلف قسم کے سافٹ ویئر اور ٹیکنالوجی کے دیگر اقسام کی جانچ پڑتال کریں کیونکہ بہت سے اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل ممکن ہو سکے. آپ سے زیادہ انسانی عنصر، زیادہ درست اور قابل اعتماد ہٹانے کے لۓ پوری کارروائی پوری ہوگی. بہت سے پروگرام مہنگا ہیں، لیکن ROI کافی کم ہے کیونکہ وہاں کم غلطیاں ہیں اور بہت سے معاملات میں، ملازم کی پیداوار میں اضافہ بھی بڑھتا ہے.
- ایک فعال مجموعی پروسیسنگ قائم کریں - جمع سب سے اوپر ترجیحات بنائیں اور واضح، جامع مجموعہ کی حکمت عملی قائم کرکے اسے نافذ کریں. مثالی طور پر، ابتدائی مداخلت کا مقصد. جب اکاؤنٹ ماضی سے متعلق کالمز میں پھیلتا ہے تو، آپ کی ٹیم پوری طرح ہی ہوسکتی ہے اور جاننا چاہئے کہ کیا کرنا ہے.
- بلقی طور پر بل - اگر آپ کے پاس ایسا کرنے کا ذریعہ ہے تو الیکٹرانک طور پر صارفین کو بلنگ شروع کریں. حالانکہ وہاں ایسے لوگ ہوسکتے ہیں جو الیکٹرانک انوائس اور ادائیگیوں کی حمایت نہیں کر سکتے ہیں، ان کمپنیوں کے ساتھ ان دنوں زیادہ تر بورڈ ہیں. کم کاغذ کی جانچ پڑتال کرتی ہے کہ آپ کو بھیجنے اور بھیجنے کے لئے آپ کو میل بھیجنا ہوگا، پورے عمل کو آسان اور زیادہ درست ہو جائے گا.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، آپ کو اپنے اکاؤنٹس وصول کرنے میں بہتری اور بہتر بنانے کیلئے آپ کو خرگوش سے شروع کرنے کی ضرورت نہیں ہے. آپ ایک وقت میں ایک علاقے پر لے جانے کا انتخاب کرسکتے ہیں، یا آپ مکمل بھاپ آگے بڑھا سکتے ہیں اور اسے ایک ہی بار پھر بحال کرسکتے ہیں. کسی بھی طرح، کسی بھی مرحلے سے جو آپ اپنے اکاؤنٹس وصول کرنے کے لۓ اصلاح کرنے کے لۓ لے جاتے ہیں وہ طویل عرصے تک ہاتھوں سے باہر نکلیں گے.